數字化時代推動高校檔案管理信息化建設的路徑

何慶

摘要 數字化信息化技術的發展，也推動了檔案管理信息化建設的進程，高校檔案管理信息化建設，順應了時代發展的需求，優化高校檔案管理的模式，提高檔案管理的工作效率。本文探討了數字化時代推動高校檔案管理信息化建設應遵循的原則及路徑，以推動高校檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】數字化 高校檔案管理 信息化建設路徑

傳統的檔案管理方式，為高校檔案管理工作帶來了很大壓力，也不能滿足高校檔案管理的需求。在數字化時代下，高校檔案信息化建設，能夠滿足高校多樣化的檔案管理需求，提高檔案管理工作的效率，推動高校檔案管理進一步完善和發展，實現高校檔案信息化、網絡化、數字化。

1 數字化時代推動高校檔案管理信息化建設的原則

1.1 可行性原則

高校檔案管理信息化的建設，應該遵循可行性的原則，充分地考慮高校具體的人力、物力、財力方面的實際情況，以及高校數字化檔案管理建設的需求。對高校內部檔案資源進行全面的分析，制定可行性的方案，優化傳統的檔案管理方式，建立信息化、數字化的檔案管理方法。結合高校檔案數字化技術，與人才隊伍的能力、相應的硬件設備、數字化投入的經費，遵循可行性的原則，推動高校檔案管理信息化建設。

1.2 安全性原則

高校檔案管理信息化建設要遵循安全性的原則，保障高校檔案資源的安全，對各項信息化技術、數字化技術的應用，應該首先考慮到安全性的原則，是否具有相應的技術來保障檔案管理的安全性，防止高校檔案資源被竊取、泄露、遭到破壞。加強高校重要檔案資源的保密工作，采用數字加密技術，保證檔案資源的安全性，建立檔案資源備份，限制檔案資源的使用范圍。

1.3 科學性原則

高校檔案信息化建設還應該遵循科學性的原則，采用先進的信息化技術，保護高校已有的珍貴的檔案資源，建立先進的檔案管理設施，并不能遺忘高校珍貴的文化財富，對于之前傳統的檔案資源，應該進行充分的保護和管理，將寶貴的檔案資源用信息化設備轉化成電子資源。高校檔案管理信息化建設，遵循科學性的原則，明確高校信息化范圍，全面的篩選高校原有館藏檔案，針對館藏特色檔案，進行相對應的信息化建設。

2 高校檔案管理信息化建設的路徑

2.1 利用數字化技術更新高校檔案信息化建設的主要內容

在數字化時代的推動下，高校檔案管理的信息化建設的主要內容包括，利用數字化信息技術將傳統的紙質答案進行掃描、錄入，轉化成電子檔案，并納入高校的答案管理系統之中。利用掃描儀、計算機等先進的數字化設備，實現高校檔案的數字化、網絡化管理。可以將各種紙質檔案、語音圖像資料轉換成電子檔案，進行統一的管理、存儲。對于這些電子檔案還要進行一體化的管理，利用先進的管理軟件，對各種電子文件進行歸檔、整理。對高校檔案資源在錄入、存儲、搜索、傳遞等每個環節加強管理，提高高校檔案資源管理的效率。此外還應該利用數字化的設備和技術，實現高校檔案資源的共享，利用互聯網技術，對高校檔案的資源進行共享，同時還應該利用網絡安全保護技術，保護高校檔案資源的安全性，實現高校檔案資源在互聯網中快速傳遞、安全共享。

2.2 利用數字化技術發展電子文件資源、網絡資源

在數字化時代的推動下，高校檔案信息化建設應該以紙質檔案為基礎，以電子文件資源作為檔案資源的補充，利用信息化技術，大力的發展電子文件資源。傳統的紙質檔案會占據比較大的空間，增加庫房的壓力，不易存儲、管理和保管。但是由于紙質檔案的法律效力、安全保密等因素，紙質檔案仍是高校檔案信息資源中的主要途徑。但是在數字化時代的推動下，高校檔案管理也應該大力的發展電子文件資源作為紙質檔案資源的補充。電子文件是利用數字化的技術、利用代碼在電子設備中進行存儲、利用，非常方便、快捷，便于錄入、歸檔、管理、搜索，能夠提高高校檔案管理的工作效率。同時還能夠利用網絡技術，在互聯網中進行傳播和共享。此外，還應該利用數字化技術，加快發展網絡資源。信息資源除了傳統的紙質資源和新興的電子資源之外，還包括網絡資源。網絡中蘊含著巨大的信息量和豐富的資源，高校可以利用互聯網中大量豐富的資源，優化檔案資源，實現館藏檔案資源的社會化和特色化，實現高校檔案資源的現代化與電子化。

2.3 制定規范的管理標準

為了使高校檔案工作正常高效的運轉，必須要制定規范化、標準化、科學化的管理標準，高校檔案管理工作的每一個環節，都需要有規范的管理制度來保障。因此高校應該建立規范化的管理制度和標準，并且應該根據時代的變化和學校具體情況的變化，及時的更新優化檔案信息管理的標準和制度。保證檔案管理工作的每一個環節和部門，都能夠協調合作、有序進行，確保檔案工作的各個環節都能夠有標準可依。同時高校檔案管理機構還應該加強信息化校務建設體系，滿足使用者多樣化的需求，保證檔案資源的全面性、豐富性。

2.4 加強高校檔案安全管理

高校檔案管理信息化建設的同時，應該注重加強高校檔案的安全管理，高校的檔案對于學校來說具有重要的作用，因此，一定要加強高校檔案的安全管理工作。雖然網絡技術信息化技術非常發達，但是網絡中存在著許多病毒，時刻威脅著高校檔案信息的安全。高校應該建立健全的檔案信息安全管理體系，保障高校檔案信息和網絡的安全性，檔案資源在錄入、存儲、管理、傳遞的過程中，容易受到網絡病毒的攻擊。在這些環節應該加強高校檔案信息的安全管理，定期的修復網絡系統的漏洞，避免出現高校檔案信息被竊取的現象。做好檔案人員安全管理的培訓工作，使檔案人員具備相應的安全操作知識和技能，避免出現高校檔案資源由于人為操作而被破壞的情況，增強高校檔案信息管理的安全性。

3 結束語

高校檔案信息化建設，首先應該利用數字化技術明確高校檔案信息化建設的主要內容，利用數字化技術發展電子文件資源和網絡資源，制定規范的管理標準，保障高校檔案管理工作有序進行，同時還應該加強高校檔案的安全管理，增強高校檔案信息管理的安全性。

參考文獻

[1]關艦.論高校檔案信息化的現狀和對策[J].玉林師范學院學報，2012 （11）：419- 424.

[2]王亞敏，信息化下的高校檔案管理對策研究[J].中國檔案，2013 （05）：103-106.

[3]夏燕玲，檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2012 （03）： 53-56.

[4]張曉婷，西北地區高校檔案信息化建設的困境與對策[J].青海師范大學民族師范學院學報，2015 （02）.