新時(shí)代背景下高中學(xué)校檔案管理工作的完善策略

（天臺(tái)平橋二中 浙江臺(tái)州 317000）

一、高中檔案管理工作存在的問(wèn)題

1．難以收集資料

高中檔案是學(xué)校日常活動(dòng)的文字性記錄，也是校園文化建設(shè)的充分性證據(jù)。然而，目前來(lái)說(shuō)，很多高中學(xué)校并未對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視。在檔案管理工作中，學(xué)校管理層過(guò)于注重教學(xué)管理，以教學(xué)管理作為主要管理內(nèi)容，投入了大量的人力物力，而忽視檔案管理對(duì)教學(xué)管理的輔助運(yùn)用，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作就是純屬于保管事務(wù)，不需要投入過(guò)多的人力物力，不是學(xué)校的主要工作，只要保證方案不丟失、不損壞、不泄密，能夠用于外調(diào)、查檔、分配等工作便可。[1]

2．管理人才缺乏

由于很多高中學(xué)校不重視檔案管理工作，所以他們的檔案管理工作人員多為兼職，專(zhuān)業(yè)人才缺乏，兼職人員要么來(lái)自校內(nèi)的任課教師要么來(lái)自于校外大學(xué)生，多數(shù)學(xué)校的檔案管理人員，都是學(xué)校的在職教師。教師在不具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的前提下，要負(fù)責(zé)檔案的管理與整合工作，導(dǎo)致教師本身沒(méi)有過(guò)多的精力投入到檔案管理工作中，只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案挑揀工作，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致分類(lèi)，從而影響了高中學(xué)校檔案管理工作的具體落實(shí)與實(shí)施。校外的大學(xué)生自身經(jīng)驗(yàn)不多，對(duì)該學(xué)校也不熟悉，所以才會(huì)導(dǎo)致高中檔案管理工作進(jìn)展不順。

3．各部門(mén)配合度較低

部分高中學(xué)校過(guò)分注重升學(xué)率，對(duì)于學(xué)校其他工作事宜漠不關(guān)心的態(tài)度，導(dǎo)致高中學(xué)校檔案管理工作長(zhǎng)期得不到重視。很多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作全權(quán)交由檔案室進(jìn)行，所以很多應(yīng)當(dāng)配合的部門(mén)認(rèn)為事不關(guān)己，對(duì)檔案管理工作不上心。事實(shí)上，檔案管理工作的系統(tǒng)性很強(qiáng)，需要學(xué)校各部門(mén)間通力合作、密切溝通，學(xué)校的檔案管理工作才能長(zhǎng)久穩(wěn)定。同樣，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)高中學(xué)校檔案認(rèn)識(shí)存在偏差。在學(xué)生各項(xiàng)評(píng)優(yōu)考核中，沒(méi)有根據(jù)檔案對(duì)學(xué)生進(jìn)行全面了解，就草率做出決定，不利于學(xué)生身心健康發(fā)展的同時(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作形同虛設(shè)，一定程度上抹殺了檔案管理工作的重要性。

4．信息化管理系統(tǒng)、制度不完善

由于缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的加入，檔案管理方法一直沿襲前人，方法太過(guò)陳舊，以至于不能將現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中。在日常的檔案收錄過(guò)程中，多數(shù)工作人員存在僥幸心理，對(duì)工作敷衍了事，使檔案管理工作效率有所降低，還會(huì)存在檔案信息資料丟失的現(xiàn)象。其主要原因在于管理人員信息化系統(tǒng)不完善、缺乏現(xiàn)代計(jì)算機(jī)知識(shí)以及缺少管理制度的約束，可見(jiàn)，管理工作的效率及安全性需要從多方面提高。

二、有效解決高中檔案管理問(wèn)題的方法

1．提高師生保存檔案的意識(shí)

為了更全面地收集檔案資料，學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性，讓教職人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性并自主地完善教學(xué)檔案。將檔案管理工作落實(shí)到各自負(fù)責(zé)的班級(jí)中，讓學(xué)生明白檔案是三年高中生活的寫(xiě)照，對(duì)于未來(lái)自身的發(fā)展具有促進(jìn)的作用。給學(xué)生貫徹檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)學(xué)生對(duì)學(xué)校老師及領(lǐng)導(dǎo)的配合，提升整個(gè)校園所有人員的存檔意識(shí)。

2．提高管理人員的素質(zhì)

改進(jìn)檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急就是提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，包含專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任意識(shí)兩個(gè)方面。高中學(xué)校的檔案管理工作內(nèi)容繁雜，容不得一丁點(diǎn)的錯(cuò)誤，尤其在學(xué)籍檔案管理方面，學(xué)籍檔案的出錯(cuò)，不僅會(huì)影響到學(xué)生未來(lái)大學(xué)、研究生以及更高階段的學(xué)習(xí)，還會(huì)影響學(xué)生將來(lái)就業(yè)。

學(xué)校要挑選具備綜合素質(zhì)的人員進(jìn)行檔案管理，通過(guò)講座培訓(xùn)等方式，一方面努力培養(yǎng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，讓管理人員對(duì)自身工作的重要性有充分的了解，促使其工作時(shí)謹(jǐn)慎、細(xì)致，另一方面努力培養(yǎng)管理人員的操作能力，讓管理者掌握收集、錄入、編碼、歸檔資料各項(xiàng)基本技能，避免因人為操作失誤造成管理工作不到位。在檔案管理實(shí)踐中，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，組織檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、出外進(jìn)修、專(zhuān)業(yè)教訓(xùn)的等活動(dòng)，從而提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，保障檔案管理工作的高效率和高質(zhì)量。

3．穩(wěn)定的管理程序

檔案管理制度的穩(wěn)定，有利發(fā)展學(xué)校檔案是學(xué)校各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，客觀全面地反映了學(xué)校發(fā)展的歷史全貌。強(qiáng)化學(xué)校管理，首要任務(wù)之一是須先強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化建設(shè)。要制定規(guī)范的檔案管理制度，建立周密的檔案管理體系，制定切合本校實(shí)際的檔案立卷制度、查閱制度、移交制度、保密制度、鑒定銷(xiāo)毀制度等。實(shí)行檔案工作責(zé)任制，將檔案工作納入相關(guān)處室、部門(mén)的年度工作目標(biāo)，并作為對(duì)其負(fù)責(zé)人進(jìn)行實(shí)績(jī)考核的內(nèi)容，使學(xué)校檔案工作有章可循，有據(jù)可依。增強(qiáng)檔案部門(mén)工作的縝密性，防止隨意性，只有上下各部門(mén)之間通力合作，才會(huì)使檔案工作走上正軌。

4．完善檔案的管理

提高學(xué)校檔案質(zhì)量，真正發(fā)揮檔案作用。學(xué)校檔案分類(lèi)不同于其它單位，具有特殊性，是各項(xiàng)活動(dòng)的綜合反映。學(xué)校各項(xiàng)管理活動(dòng)形成的材料繁多，為了確保各項(xiàng)工作中形成的文件材料完整、齊全，應(yīng)該明確檔案的分類(lèi)，以提高檔案的利用效率。結(jié)合科學(xué)分類(lèi)原則，整理檔案可按照文書(shū)、教學(xué)、科技、實(shí)物、聲像、會(huì)計(jì)、教師業(yè)務(wù)進(jìn)行分檔。

利用計(jì)算機(jī)手段，以高度有序的高 中學(xué)校檔案信息資源為處理中心，將書(shū)面資料加工成電子文本，形成網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)高中學(xué)校檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、 自動(dòng)化，已解決當(dāng)前高中學(xué)校檔案管理的難題。利用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時(shí)效。

總之，領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)校檔案管理工作的根本保證。只有建起具有高效的檔案管理系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。為高中學(xué)校提供準(zhǔn)確無(wú)誤具有較高參考價(jià)值檔案信息資料，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享。檔案工作人員要把檔案管理與校園文化建設(shè)有機(jī)的結(jié)合，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享。