大數據背景下企業檔案工作的轉型與創新

黃梅玲

國網福建省電力有限公司尤溪縣供電公司 福建三明 365100

檔案管理作為信息管理的一部分，隨著計算機技術的普遍應用，接受、整合和處理的信息越來越多，管理的方式和方法同樣也需要與時俱進，并不僅僅局限于以前的記錄，整理、擺放的方面，還需要在企業需要的時候迅速出現，為企業的決策和方向提供借鑒和依據。

1 大數據時代企業檔案管理工作的重要作用

1.1 有助于管理效率的提升

以往在進行企業檔案管理工作的過程中主要是采用紙質檔案的方式進行管理，但是紙質檔案存在著一定的弊端，導致工作人員在進行管理的過程中效率比較低下，紙質檔案在保存的過程中，如果時間比較長，那么就會出現紙張老化、筆墨不清晰的問題，這樣就會影響到人們的閱讀效果。將大數據技術應用在檔案管理中就能夠有效的促進檔案管理工作的轉變，以各種先進的技術取代人工，能夠降低檔案數據信息在收集、處理、整理等方面的質量，避免由于人工因素導致檔案數據信息受到影響，并且通過應用各種信息化設備也能夠有效解放部門人員的勞動力，從而更好地開展管理工作。在進行檔案查閱的過程中，可以通過相關的電腦設備來進行檢索查閱[1]。

1.2 對于檔案數據資料質量提升有著重要的作用

紙質檔案在存放的過程中容易受到外界因素的影響，進而導致檔案數據信息受損害，如：火災、水災等都會破壞檔案資料，影響檔案數據信息的完整性以及全面性。在大數據背景下的企業檔案管理工作則是可以通過各種技術將紙質檔案轉化為電子信息，將各種檔案信息保存在電腦設備中，或者是一些U盤、云盤中，大大提高檔案數據資料的安全性，并且對于檔案數據保存空間的要求也轉為對于設備的需求上，從而降低房間空間使用程度。

2 大數據背景下企業檔案工作的轉型與創新

2.1 前端延伸，加快信息數據整合

檔案資源建設要向前端延伸，當前各級檔案部門還習慣于檔案資源建設的后置工作模式，即等各部門的文件流轉完畢后或某一固定時間才進行檔案催繳，這容易導致收集的檔案資源雜亂無章，信息重復，材料殘缺不全。解決這一問題的出路是將檔案工作向前延伸，將檔案資源建設立足在文件材料的產生之初甚至之前，檔案部門應該在信息系統的建設初期就要及時介入，加快信息化發展步伐，將內部各分子系統進行整合，集中存儲，進行檔案數字資源整合與共享[2]。

2.2 強化服務，提升人員創新意識

服務是檔案利用的本質屬性，檔案工作的全過程都貫穿服務，在信息技術高速發展的時代，檔案人員要提升服務創新意識，與時俱進，積極采用現代化技術去創新服務模式，從服務內容、服務理念、服務方式等方面進行提升與改進。樹立“以人為本，以需求為本”的服務理念，進一步拓寬服務方式，將檔案的社會與經濟效益充分發揮出來，加強檔案資源的開發，為利用者主動提供服務，以進一步提高檔案工作的質量。

2.3 建立電子檔案管理評價體系

目前，企業的管理評價體系多是基于傳統的檔案管理模式建立的，完善的工作評價體系能夠較好地規范工作流程，通過橫向對比準確查找工作中存在的問題與不足，并通過工作流程的優化和突出問題的查擺，進一步提高檔案管理水平和工作效率。隨著檔案管理模式的不斷更新與完善，應使檔案管理評價體系也隨之完善，不但應包含傳統檔案管理模式中，諸如檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案利用等評價標準，在電子檔案管理、檔案集約化管理及電子文件一體化等方面也應有比較科學合理的評價細則。

2.4 優化檔案管理結構

大數據背景下的檔案管理工作不同于以往的管理，所以管理人員應該要結合各種信息化技術進行工作模式的調整創新，優化檔案管理結構，簡化檔案管理步驟，使用信息化設備替代一部分具有復雜性以及重復性的工作人員，從而可以提高相應的工作的效率，還能夠提升工作質量。同時相關的管理人員還應該要做好各個崗位的責任劃分工作，明確各個管理人員的工作任務，確保每一份工作都能夠順利開展。最后就是要重視數據信息的安全性[3]。由于網絡自身具有一定的開放性，所以容易受到各種黑客的攻擊，并且各種信息技術也在不斷地升級，所以相關的管理人員應該重視這方面的管理工作，要與時俱進，做好相應的網路安全防護工作，采用比較先進的殺毒軟件，從而提高網絡安全性。

2.5 瞭望5G，助力騰飛

5G的建設已經進入發展的快車道，相信在不久的將來，5G必定能普遍化、平民化。那么企業的檔案管理理念如果能夠搭載5G的順風車，無疑會在未來占盡先機，創造不可估量的價值。5G的到來將有實現物聯網的可能，事實上各大行業、各個領域、各個企業在運營和發展的過程中，所保留的都是獨一無二的資料，也可以說是公司的商業機密。那么在大數據的時代，5G的風暴卷集就會有可能造成資料的共享。要知道，企業的檔案資料是隨時錄入進去的，不會憑空的增加，而大數據更加注重資料的時效性和完整性。那么為了提升檔案管理的效率。資料的儲存和收集后的分類是一個繁重的任務。這種情況下，我們可以利用5G的高輸出、高下載、高運行的網絡特性，運用計算機來處理這些龐大而繁瑣的數據。

3 結語

大數據背景下，檔案管理工作在進行調整的過程中，需要做好自身檔案管理人員的優化以及檔案管理模式的創新工作，提高檔案管理人員中技術人員的占比，提高檔案管理人員對于一些先進技術的操作能力，加強對于各種先進技術的了解程度，同時做好檔案管理工作結構的調整，結合大數據技術的優點進行優化，重視電子檔案數據信息的安全防護工作，從而更好地開展檔案管理工作。