淺談基層社會保險業務檔案工作開展現狀及對策建議

王勤

我國的社會保險制度改革從局部試點到全面推開，已經走過了二十多年的歷程，各級經辦機構積累了大量的業務檔案材料，但由于沒有全國性的社會保險檔案業務管理規定，各地業務檔案管理不盡統一。2009年7月，由人社部和國家檔案局共同起草的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（第3號令）的頒布，標志著社會保險業務檔案管理從此走上規范化、標準化的軌道。

一、目前福工作開展狀況

2010年以來，全省各級社保經辦機構根據省社保局提出的“全面建設、整體推進分步實施”的思路，全面開展業務檔案管理工作。目前已基本實現業務檔案的規范化、信息化、專業化管理，社會保險經辦機構經辦管理水平得到了全面的提高。以順昌縣為例，目前已全面完成2007年至2014年社保業務檔案共1019卷的歸整組卷入庫工作，并實現所有已入庫檔案數據同期導入全省檔案管理信息系統。

二、經辦機構檔案管理中存在的問題

推進社保業務檔案標準化、數字化、信息化工作雖取得了一定的成效，但部分基層社保經辦機構依然還存在著檔案管理工作人員短缺、檔案管理基礎設施薄弱檔案收集整理及時性有待于提高、檔案利用率不高等問題。

（）基層社保經辦機構人少任務重，造成檔案管理工作人員短缺，導致檔案管理工作難以實現精細化。以順昌縣為例：目前社保中心內設的業務服務窗口面對的服務對象近7萬人，服務企業上千家，社保中心配備的工作人員僅有十余人，在任務如此繁重人手又少的情況下，根本無力安排專職檔案管理人員。目前絕大多數的基層社保經辦機構都存在只能設兼職檔案管理人員的現象，而檔案管理工作人員短缺勢必導致檔案管理工作難以實現精細化。

（二）基層社保經辦機構檔案管理基礎設施薄弱。2009年12月福建省社保局下發《福建省社會保險業務檔案管理規范化達標考評內容》，對業務檔案設施建設做出了具體規定，其中最重要的當屬檔案庫房建設項目。目前各級社保經辦機構均按規定設置檔案庫房、查閱室等業務檔案用房，但由于受各地辦公條件的限制，部分社保經辦機構的檔案庫房容量不足，與社保業務檔案量大且增速快形成了極大的反差，將難以滿足未來檔案管理的需要。

（三）檔案收集整理及時性有待于提高一以順昌縣為例：2007年的社保業務檔案僅88卷，到2014年已增加到162卷；業務經辦人員在辦理日常業務的同時還需抽空整理上年度業務檔案，往往顯得力不從心，且由于社會保險檔案管理工作起步晚，依然還存在歷年業務檔案無法歸檔整理的狀況，因此如何較好提高社會保險業務檔案歸檔及時性，是擺在我們面前一個急需解決的難題。

（四）因基層社保經辦機構檔案管理數字化程度較低，查詢利用社保業務檔案大多只能以手工為主，利用率不高。由于2013年開始啟用的全省檔案管理信息系統功能模塊較為簡單，且目前只有小部分有條件的社保經辦機構部分年度實現檔案管理數字化，因此當前查詢利用業務檔案依然只能以手工查詢為主，仍處于翻閱紙質檔案完成的狀態，檔案數字化進程的快慢將直接決定檔案利用率的高低。

三、做好檔案管理工作的對策建議

（一）各地社保經辦機構不僅應配備專職檔案管理人員，而且要加強對業務檔案管理相關知識及檔案管理信息系統操作使用的培訓。社會保險業務檔案與業務經辦管理是密不可分的，專職檔案管理人員需具備檔案管理專業及社會保險專業兩方面知識，要對整個社保業務流程了如指掌，只有不斷提升檔案管理人員的能力和水平，才能為實現檔案管理精細化提供人才保證。

（二）因地制宜創造條件，不斷完善社會保險業務檔案設施和條件。各地應根據實際情況，統籌規劃檔案管理基礎設施建設，具體可參照建設部和國家發改委關于《檔案館建設標準》努力創造條件建設專用檔案庫房，以確保檔案庫房能滿足中長期需要。

（三）業務檔案是參保人享受社保待遇的重要憑證，檔案及時歸檔是確保檔案安全和實時利用的重要前提。應盡量避免檔案長時間滯留在業務經辦人員手中，當年新增各業務部門檔案應于當月歸檔移交，做到“日清月結”。按照“誰經辦、誰立卷、誰歸檔的原則，由經辦人員在每項業務辦結時即時將形成的檔案原始資料進行收集整理并編號立卷，并于月底移交檔案室一檔案管理人員對移交來的業務檔案進行核對，在確保每份檔案入庫完整準確后掃描歸檔，同時實現次月提供查詢利用。

（四）通過不斷加強社會保險信息化建設和提升檔案數字化程度，有效提高檔案查詢利用率。社會保險業務檔案規范化管理不能只是局限于規范收集、整理、歸檔、保管等方面，而應充分發揮檔案管理對業務經辦起到促進和監督作用。社保業務檔案標準化建設應以信息化為依托，逐步實現社保電子檔案實時生成于業務經辦時，將業務信息系統與檔案管理信息系統有機結合，不斷提高業務檔案數字化程度，方便參保人員快速調閱所需檔案影像資料，提高檔案查詢利用率。