從大數據角度淺析高校檔案管理信息化建設

肖亞春

【摘要】互聯網信息技術在高校檔案管理工作的廣泛應用在一定程度上加快了高校檔案管理信息化建設的進程，順應了大數據時代高校檔案管理工作模式的發展趨勢。本文總結了和大數據有關的高校檔案管理工作模式存在的不足，為提高高校檔案管理工作的信息化和高效化提出一些切實可行的建議。

【關鍵詞】大數據;高校檔案管理工作;信息化建設;措施

互聯網信息技術的深入研究以及在社會各領域中的廣泛應用，不僅加快了大數據時代的誕生，也推動了高校檔案管理工作模式改革創新的進程。大數據技術從產生到現在逐步形成量級、高速、價值密度低以及多樣化的基本特征，如何才能實現數據信息價值的最大化是大數據技術研究與發展的目標，利用大數據技術可以最大限度提高高校檔案管理工作的效率以及效果。

一、高校檔案信息化建設中的主要問題

（一）檔案管理信息化建設工作在高校包括領導在內的大多數人重視不夠。認為檔案管理信息化工作是一項可有可無，看不到個人業績的工作。所以，才使得檔案管理信息化建設的資金和人員投入難上加難。還有另外一個問題，有些高校雖然也邀請有關領域的專家學者一起搭建高校檔案信息化管理平臺，成立建設小組，但因缺少檔案管理信息化建設的基本經驗和技術，造成檔案管理信息化建設效果大打折扣。

（二）有關高校檔案管理信息的安全防護措施未到位。部分高校檔案管理人員將檔案管理工作簡單化，錯誤地認為檔案管理信息化工作就是將各種紙質檔案進行掃描整理和存儲，沒有明確這項工作的主要內容與職責，缺少必要的檔案信息管理的安全意識，造成檔案信息安全管理制度形同虛設，各種檔案信息安全保護措施更是沒有落實到位。一些高校讓學校原有的網絡管理中心來具體維護和管理檔案信息發布以及查詢網站后臺，降低了檔案信息發布、查詢網站搭建以及維護工作的專業化。

（三）高校檔案信息管理系統還存在一些漏洞。傳統高校檔案管理工作以人力為主，由檔案管理人員將各種紙質檔案進行分類整理，按照一定的規律和要求對不同的檔案進行編號，以此來提高檔案查找使用的效率，因而，原有高校檔案管理工作對工作人員人力需求量較大，并且工作人員稍微一分神就會出現整理上的遺漏和錯誤。大數據環境下，利用現代化的信息技術、掃描技術等手段將大量的檔案資料進行電子化和信息化管理，雖然提高了高校檔案管理工作水平以及工作效率，但是也增加了高校檔案管理系統被攻擊、檔案信息被竊取或者丟失的可能性。高校領導對這方面存在的潛在風險還缺乏必要的認識，更沒有什么防護預案。

二、大數據時代高校檔案管理信息化建設的建議

（一）要加強從業人員培訓力度，強化人們的信息化和數字化意識。首先，高校應進一步完善檔案管理人員的培訓機制，對檔案管理人員進行檔案管理、互聯網技術、視覺媒體傳達等領域的培訓，轉變檔案管理業務人員錯誤的工作理念以及落后的工作方法。其次，高校還應在招聘檔案管理人員中轉變“是人就能干”的觀念，盡量招聘那些檔案管理專業或信息管理專業的人員，創造一支專門的檔案管理信息化隊伍，為檔案管理信息化建設提供專業人才保障。其三，要通過各種形式多宣傳、廣宣傳，讓每個人都參與到檔案管理信息化工作中來。

（二）加強高校檔案管理信息化硬件設備投入力度。高校檔案管理信息化建設是一項既復雜又龐大的工程，所以，高校應購買功能更加強大的現代化數據信息管理系統，并由專門人員進行系統管理與維護。此外高校還應完善檔案信息安全保障制度以及安全防護措施，提高對各種突發狀況的應對能力。

（三）注重高校檔案管理系統的安全問題。高校檔案管理信息化建設并不是降低了紙質檔案的價值，而是更好地保護紙質檔案的安全、完整，并且還可以充分發揮電子檔案靈活快捷的優勢，因此，高校檔案管理人員應一如既往地做好檔案館的防火、防盜及防潮等措施，盡可能消除損毀檔案的隱患。此外，還應定期檢查檔案管理系統，及時發現檔案管理系統的漏洞并采取根本性的措施來保證檔案管理系統的正常使用，做好應急預案，提高檔案管理系統對黑客、病毒等應對能力，充分發揮密鑰技術、防火墻技術在提高電子檔案管理方面的積極作用。

（四）完善高校檔案數據信息采集制度。高校檔案管理人員應提高檔案數據信息的分辨能力和管理能力，以確保信息資料收集的準確性和完整性。此外，檔案管理人員還應對檔案數據信息進行及時有效的整理和篩選，刪除那些已經證實是錯誤的數據信息，使檔案數據信息準確無誤，提高檔案價值。

三、總結

大數據時代對高校檔案管理信息化建設既是機遇，更是挑戰，各級黨委政府及高校領導要高度重視，完善高校檔案信息管理各項規章制度，加強檔案管理信息化硬件設備建設，提高高校檔案管理工作的高效化、科學化以及現代化，同時要加強對檔案從業人員的業務培訓和改變用人選擇途徑，通過以上途徑，為充分發揮檔案管理信息化建設對促使高校持續發展的推動作用提供保障。

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