檔案工作與文書工作的有效結(jié)合性分析

姜 雪

（輝南縣信訪信息中心 吉林 通化 135100）

1 檔案管理工作結(jié)合文書工作勢在必行

檔案管理工作與文書工作之間通常具備極為緊密的聯(lián)系，隨著當前單位人員精簡力度的增強，在很大程度上對檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了新的要求，當前的檔案工作人員只有在提高檔案工作效率及服務(wù)質(zhì)量的同時抓好文書管理工作才能更好的適應(yīng)時代的需要。這是一個提升工作效率的機遇也是一場新的挑戰(zhàn)，也是當前檔案工作人員亟待解決的一道重要問題。

2 檔案管理工作和文書工作的結(jié)合點

2.1 檔案工作者要對文件和檔案進行綜合管理

檔案管理工作和文書工作最為主要的結(jié)合形式通常表現(xiàn)在檔案與文書工作存在千絲萬縷的聯(lián)系，檔案人員通常需要對文書資料開展立卷以及收集和整理，不僅如此還需要兼顧文書的后期檢索、統(tǒng)計以及保護等工作。在上述工作的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會導(dǎo)致整個工作質(zhì)量出現(xiàn)問題，因此檔案工作者要對文件和檔案進行綜合管理，這是檔案工作與檔案管理工作的重要結(jié)合點，做好結(jié)合工作有助于最大限度減少工作中存在的失誤并提升工作效率。

2.2 檔案工作者應(yīng)使用新技術(shù)來提升檔案管理工作質(zhì)量

檔案工作者在開展文件的檔案化管理工作中，需要充分意識到文件資料的實際應(yīng)用價值，并自覺通過目前流行的辦公自動化技術(shù)和電子檔案管理技術(shù)進行文件的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，從而盡可能優(yōu)質(zhì)有效的實現(xiàn)檔案的保存和共享，這一目標的實現(xiàn)，是檔案人員在做好文書工作和檔案管理工作進程中一條必經(jīng)途徑。

2.3 檔案工作者應(yīng)提升檔案信息的精確度和全面性

通常而言，檔案信息是否足夠詳實，檔案所記載內(nèi)容是否精準都會關(guān)系到文書工作開展的科學(xué)性與準確性。也會對文書的工作思路以及參謀建議起到或好或壞的指導(dǎo)作用。檔案工作者在日常工作中如果可以提升檔案信息的精確度和全面性，必然能夠?qū)ψ约嚎茖W(xué)有效開展工作提供前提與保證。也正是因為這個原因，文書工作與檔案管理工作出現(xiàn)了另外一個結(jié)合點，對于新時期的秘書來說，開展文書工作的同時把握好與檔案管理工作的結(jié)合是一項必須去做的迫切性工作，這也是不斷提升文書工作綜合水平的一個重要途徑，能否做好兩者的結(jié)合是當前文書工作是否合格出色的重要衡量標桿。

3 檔案管理人員提升文書工作專業(yè)素質(zhì)的建議

3.1 檔案工作人員要不斷提高自身的綜合素養(yǎng)

作為檔案工作的重要組成部分，文書工作要求檔案工作人員不但具備相關(guān)知識技能，同時還應(yīng)掌握必要的綜合素養(yǎng)。例如，當前的檔案工作應(yīng)該對計算機技術(shù)有著充分的學(xué)習(xí)和認知，這不僅有利于文書工作的發(fā)揮，而且還能確保檔案管理的電子信息化，便于對檔案的整體把握和管理，進而為整個檔案工作提供更便捷的服務(wù)。此外，一些文件和檔案管理工作如果由一人操作，在后續(xù)的檔案管理工作中能夠最大限度的降低繁瑣的工作流程，減少文件登記上存在的各類問題，避免重復(fù)登記，對于提高文書和檔案工作效率具有積極意義。

3.2 培養(yǎng)自身的綜合分析以及應(yīng)用的能力

在開展檔案資料整理及完善等工作中，檔案工作人員不但要對文件本身的內(nèi)容和精神有著清晰的細節(jié)和把握，還需要對文件未來的歸檔和查閱工作負責，實現(xiàn)檔案的精細化管理。這就要求檔案工作者必須審時度勢，在日常工作中把握好文書工作和檔案管理工作的有效結(jié)核性，不斷提升綜合素質(zhì)，不斷適應(yīng)變化著的辦公形勢。此外在對年度文件和科室文件進行歸檔整理中進行高效的檔案檢索設(shè)置，可以實現(xiàn)通過檢索打印檔案目錄，進而節(jié)省大量的時間，使得工作效率再上新臺階。

3.3 檔案工作者應(yīng)自覺在工作中突出文書重要性意識

檔案是對具備保存研究價值的各類文檔、數(shù)據(jù)、音像等信息所進行的記錄保存。重視檔案管理工作，確保檔案工作質(zhì)量和水平，能夠為檔案人員的工作思路提供參考信息。因此，對于檔案人員而言，必須在工作中重視檔案的收集和整理工作，通過各個文書工作環(huán)節(jié)，不斷提升綜合工作素養(yǎng)。不僅如此，檔案人員還應(yīng)加強信息資源共享領(lǐng)域的認知程度，伴隨時代和社會的發(fā)展步伐，當前對檔案管理工作的要求也越來越高，檔案管理工作的規(guī)范性和效率性都在不斷提升，檔案人員唯有不斷學(xué)習(xí)總結(jié)，結(jié)合自身單位的實際情形，方能創(chuàng)造性的開創(chuàng)文書工作與檔案管理工作相結(jié)合的全新局面。

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