信息化背景下高校檔案管理建設工作研究

何玉蘭

（黃岡廣播電視大學 湖北 黃岡 438000）

1 引言

在高校檔案管理工作開展過程中，要結合高校教學機制和科研項目，對具體信息進行及時登記，為人事調動以及后勤管理工作提供最直觀的數據和信息，因此，學校要結合實際情況和具體要求建立健全完整的整合機制，不僅要引進先進的技術流程，也要對管理工作的信息化整合程度予以關注，從根本上維護管理項目的整體質量。

2 信息化背景下高校檔案管理建設工作存在的問題

2.1 管理意識缺失

部分高校管理人員依舊受到傳統思想的影響，沒有對信息化監督機制和手段給予足夠的重視，就使得檔案信息化管理水平不能滿足時代發展需求，無論是信息化建設步伐還是相關管理框架，都無法有效發揮信息化優勢[1]。另外，高校檔案管理部門沒有認知到信息化建設的功能和實際作用，利用傳統的管理機制和管理策略約束具體執行操作，就會導致管理信息化建設項目運行完整性受到嚴重制約。

2.2 技術滯后

在信息化背景下，高校檔案管理建設工作還不能建立有效的技術框架，就會導致信息化運行計劃不能有效落實。尤其是高校檔案管理人員對硬件設備和軟件系統的時效性缺乏認知，就導致信息化建設過程受到制約，加之高校項目經費較為有限，將重心都落在了教學項目、科研項目等，就使得高校檔案信息化管理工作的實際效率和運行水平并不能滿足實際需求，整體項目管理結構和效果不能盡如人意[2]。

2.3 安全管理缺失

在信息化發展環境中，網絡安全十分關鍵，若是不能對安全運行結構和運維措施有明確的認知，就會留存嚴重的安全隱患。在高校發展進程中，忽視了網絡開放性帶來的弊端，沒有對信息資源的安全使用和管理進行約束，加之黑客攻擊和電腦病毒問題，就會造成嚴重的安全隱患問題。需要注意的是，高校部分檔案信息涉及文化、經濟以及政治等機密，若是不能建立有效的安全監督防控措施，就會導致嚴重的后果[3]。

3 信息化背景下高校檔案管理建設工作優化措施分析

在信息化背景下，高校檔案管理建設工作要想從根本上提高整體質量，就要積極落實系統化的監督管控機制，維護管理措施的完整性，針對存在的問題建立具有實效性價值的管控結構，提升實際工作水平，也能為后續檔案項目深化整合奠定堅實基礎。

3.1 提高認知水平

為了有效提高高校檔案管理建設工作的實際水平，就要從思想認知層面進行集中整合。高校領導層以及檔案管理工作人員要對具體工作給予更多的重視，積極建構完整的管控工作流程，并且按照標準化運行機制有序推進相關工作。避免由于不重視工作流程導致的問題，也能從根本上提升項目運維管理機制的完整性。也就是說，要樹立正確的檔案信息管理理念，高度重視工作的基本流程和實際收效，強化檔案管理項目信息化建設的宣傳流，整合具體管控措施，確保信息化建設工作能在全校內得到有效落實。另外，要針對不同階段內出現的相關問題進行集中處理和管控，落實信息化監督機制和維護措施，確保認知水平和管理技術結構都能順應時代發展的需求，促進管理信息化項目的有序升級[4]。

3.2 完善資金鏈

在運行高校檔案管理信息化運維機制的過程中，資金鏈的完整性十分關鍵，因此，相關部門管理人員要對計算機硬件和軟件設施給予關注，整合設備管理流程的同時，優化基礎物質保障，提高資金關注力度的同時，建立有效的資金鏈條，強化檔案管理信息化的資金管理水平。另外，相關管理人員要對信息化技術條件和資金結構予以監督，確保管理人員能利用更加有效的管理機制維護高校檔案管理建設工作和信息化技術之間的協同作用。

除此之外，也要對高校檔案管理建設工作人員進行定期培訓，不僅要提升其專業化知識水平，也要集中提高工作人員的責任意識，整合管理標準和管控效率，維護高校檔案管理工作的實際水平。將培訓項目、考核體系和獎懲機制結合在一起，提高管理人員的工作積極性，創設良好的競爭氛圍，共同促進高校檔案管理信息化建設工作的發展。需要注意的是，在隊伍建設工作中，也要從信息意識、信息知識能力、信息資源開發、信息道德等多方面進行統籌性分析，全面加強管理水平和管控實效性，維護高校檔案管理信息化建設工作的發展水平。

3.3 優化安全措施

要想順應信息化發展需求，提高高校檔案管理建設工作的實效性，就要對網絡安全問題給予重視，有效整合相關資源和運維技術，提升安全監督管理水平，整合安全監督機制。需要注意的是，高校檔案管理本身具有特殊性和機密性，因此，要建立健全更加貼合高校實際發展需求的檔案管理措施[5]。

第一，要結合高校檔案的機密性程度，對其進行差異化等級劃分，分為機密資料、內部資料、絕密資料等，從而設置相應的訪問權限，利用最新的計算機技術對其進行集中加密，保證相關人員能在查詢資料的過程中，按照標準化操作完成相關工作。也就是說，只有在指定身份后，用戶才能在驗證后搜索相關信息，一定程度上提高了高校檔案管理建設工作的安全性。

第二，要制定有效的管理流程，在高校檔案管理建設工作和信息化技術結合的過程中，集中整合管理流程能為后續工作的完整性升級奠定堅實基礎，整合標準化運維機制和規范化檔案管理模型，從而建構必要的信息隔離手段、信息監控手段，利用更加有效的管理措施避免信息受到外界侵擾。并且，在整合信息運維機制的同時，也要對紙質檔案進行備份和保存處理，從根本上減少安全隱患問題，也能有效避免重要的檔案出現丟失問題。

3.4 建構數字化檔案信息資源庫

近幾年，大數據技術和信息整理操作工序成為了檔案管理項目中的重點，高校也要順應時代發展趨勢的具體要求，整合信息資源管理水平，按照高校自身的特色和實際需求建立健全完整性較好的項目管理結構，整合資源共享機制和信息處理體系，尤其要著重開發數字化檔案，確保資料科學化整理工作的完整性，提高查找的實效性，開發相關資源的同時，為服務水平的優化奠定堅實基礎[6]。在實際工作體系建立的過程中，也要對信息信息共享機制和資源共用給予一定的重視，維護檔案數字化建設的綜合水平，為高校檔案管理建設工作的全面優化提供保障，更好地服務高校師生。

4 結語

總而言之，在信息化背景下，高校檔案管理建設工作要充分融合信息化技術的優勢，整合現代化管理理念，順應時代發展變革的趨勢，充分認知信息化檔案建設工作的價值和時代優勢，推進建設進程，保證高校檔案信息管理工作的可持續發展。

[1] 王亞菲.信息化視角下高校審計檔案管理績效的提升策略研究[J].人才資源開發，2015(18)：240-241.

[2] 馬林剛，門佳寶.新形勢下高校研究生學位檔案的利用和開發[J].蘭臺世界，2016(13)：40-41.

[3] 楊舒丹，楊韋潔，楊潁川等.信息化視閾下高校民生檔案服務利用探究[J].蘭臺世界，2017(08)：38-41.

[4] 付玲.信息化背景下高校兼職檔案員培訓工作探析[J].亞太教育，2015(09)：298-298.

[5] 馬英.信息化背景下的高校財務檔案管理工作探析[J].統計與管理，2014(10)：129-129，130.

[6] 周毅敏.關于加強高校廉政檔案建檔工作的思考--以大理學院為例[J].科技視界，2015(14)：174-174.