如何做好醫(yī)院行政檔案管理

李 迅

（南京鼓樓醫(yī)院集團(tuán)儀征醫(yī)院 江蘇 儀征 211900）

1 引言

檔案實(shí)際上就是醫(yī)院發(fā)展歷史的記載，通過檔案可以了解醫(yī)院的發(fā)展史，檔案也是醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀的寫照[1]。醫(yī)院要提高行政檔案的利用率，合理解決醫(yī)院行政檔案管理中存在的問題，并以檔案作為醫(yī)院進(jìn)行決策的依據(jù)，提高行政檔案管理水平。

2 醫(yī)院行政檔案管理的特征

2.1 社會(huì)性

檔案是在醫(yī)院發(fā)展過程中逐漸形成的，檔案可以表現(xiàn)為以下幾種形式：一是文字，二是圖表，三是聲像，四是其他形式。社會(huì)性是醫(yī)院行政檔案的關(guān)鍵特征，醫(yī)院行政檔案是對(duì)醫(yī)院實(shí)踐活動(dòng)過程和結(jié)果的記錄，并不是自然界發(fā)展的產(chǎn)物。

2.2 歷史性

檔案主要是記載過去醫(yī)院的發(fā)展形勢(shì)，而并非是對(duì)醫(yī)院未來發(fā)展形式的展望。當(dāng)然，醫(yī)院行政檔案可以把醫(yī)院的發(fā)展歷史，發(fā)展現(xiàn)狀以及未來關(guān)聯(lián)在一起，保證醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性。

2.3 記錄性

檔案本身就具備記錄性的特點(diǎn)，這也是檔案區(qū)別于其他事物的本質(zhì)，醫(yī)院行政檔案的特征也決定了檔案管理的目標(biāo)和方向[2]。無論醫(yī)院采用何種檔案管理方式都必須建立在檔案特征基礎(chǔ)之上，體現(xiàn)出醫(yī)院行政檔案的價(jià)值。

3 醫(yī)院行政檔案管理開展對(duì)策

3.1 增強(qiáng)醫(yī)院行政檔案管理意識(shí)

很多醫(yī)院雖然也在開展行政檔案管理工作，但是很多醫(yī)院的行政檔案管理都只注重形式，沒有落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)上，即便是有些醫(yī)院落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)上，也沒有達(dá)到預(yù)期的效果，導(dǎo)致這一問題出現(xiàn)的主要原因就是醫(yī)院相關(guān)部門沒有認(rèn)識(shí)到開展行政檔案管理的重要性，缺乏行政檔案管理意識(shí)。在新形勢(shì)下，要想實(shí)現(xiàn)行政檔案管理目標(biāo)，醫(yī)院必須加大行政檔案管理宣傳力度，把檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，豐富行政檔案管理形式和手段，從醫(yī)院的實(shí)際情況出發(fā)有針對(duì)性的開展檔案管理工作。醫(yī)院行政檔案管理必須建立在國家法律法規(guī)基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)法治建設(shè)，打破行政檔案管理原有的格局。醫(yī)院也可以不定期舉辦一些檔案知識(shí)比賽等等，讓醫(yī)院?jiǎn)T工都能參與其中，各個(gè)部門要增強(qiáng)溝通交流，積極配合檔案管理部門開展工作，最終實(shí)現(xiàn)行政檔案管理目標(biāo)[3]。事實(shí)上，醫(yī)院管理人員的管理意識(shí)對(duì)于行政檔案管理成效有較大影響，只有醫(yī)院管理人員增強(qiáng)行政檔案管理意識(shí)才能真正把行政檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處。在醫(yī)院行政檔案管理中，醫(yī)院管理人員需要起到監(jiān)督和引導(dǎo)的作用，輔助行政檔案管理人員開展共同，共同為醫(yī)院的發(fā)展而努力，貢獻(xiàn)出自己的一份力量。醫(yī)院管理人員必須給行政檔案管理人員一定的權(quán)限，允許醫(yī)院行政檔案管理人員參與到醫(yī)院重要決策討論中，提高行政檔案管理人員的工作熱情和積極性，增強(qiáng)凝聚力，能夠讓行政檔案管理人員把全部精力投入到檔案管理工作中。

3.2 加強(qiáng)醫(yī)院行政檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

事實(shí)上，影響國內(nèi)醫(yī)院行政檔案管理的因素非常多，其中國內(nèi)編制就是影響行政檔案管理質(zhì)量和效率的關(guān)鍵因素。國內(nèi)編制要求醫(yī)院內(nèi)部不允許設(shè)置過多的檔案管理人員，這在一定程度上限制了醫(yī)院行政檔案管理工作的開展。很多大型的醫(yī)院內(nèi)部也就僅有3～4位檔案管理人員，由于檔案管理人數(shù)比較少，檔案管理工作分工無法進(jìn)行細(xì)化，每位檔案管理人員都是身兼數(shù)職，檔案管理人員工作壓力比較大。除此之外，正是因?yàn)獒t(yī)院沒有認(rèn)識(shí)到開展行政檔案管理工作的重要性，醫(yī)院為了降低運(yùn)營成本，并未聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，很多檔案管理人員都缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致行政檔案管理水平比較低。在新形勢(shì)下，要想提高醫(yī)院行政檔案管理水平，醫(yī)院必須加大檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)人員培訓(xùn)意識(shí)，加大人員培訓(xùn)方面的資金投入[4]。作為醫(yī)院的行政檔案管理人員必須了解醫(yī)院不同時(shí)期的發(fā)展動(dòng)態(tài)，掌握一定量的信息和素材，編寫經(jīng)典題目。醫(yī)院還必須完善檔案管理人員獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，提高檔案管理人員的工作熱情和積極性，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心。檔案管理人員要在實(shí)際工作中互相幫助，取長(zhǎng)補(bǔ)短，及時(shí)糾正彼此身上出現(xiàn)的問題，提高檔案管理水平。

事實(shí)上，醫(yī)院行政檔案管理并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，需要行政檔案管理人員付出較多的精力和心血，檔案管理人員要自覺規(guī)范自己的行為，深度解析行政檔案管理工作的內(nèi)涵，不定期對(duì)醫(yī)院行政檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，并形成報(bào)告上傳給醫(yī)院管理人員，經(jīng)常與醫(yī)院管理人員探討分析行政檔案管理中存在的問題，共同來商討解決對(duì)策。只有不斷總結(jié)，不斷分析，才能真正提高行政檔案管理水平。

3.3 健全醫(yī)院行政檔案管理制度

醫(yī)院在設(shè)置獨(dú)立檔案管理部門的同時(shí)也需要加強(qiáng)對(duì)行政檔案管理工作的監(jiān)督和管理，醫(yī)院行政檔案管理目標(biāo)需要與醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)相一致，把醫(yī)院行政檔案管理納入到醫(yī)院日常管理事務(wù)中，并合理制定行政檔案管理方案。檔案管理人員必須增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提高自身的創(chuàng)新能力，豐富行政檔案管理形式和手段，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，檔案管理工作實(shí)際上就是為醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)的，但是這并不代表行政檔案管理人員的地位比其他部門工作人員的地位低，各個(gè)部門必須尊重檔案管理人員，認(rèn)可檔案管理人員的付出和努力，增強(qiáng)檔案管理人員工作的自信心，從工作中找到成就感，進(jìn)而提高行政檔案管理水平。醫(yī)院行政檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，了解當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)發(fā)展形勢(shì)，行政檔案管理部門并不是獨(dú)立的，而是與其他部門關(guān)聯(lián)在一起，開創(chuàng)行政檔案管理新局面。現(xiàn)代醫(yī)院行政檔案管理并不是一種形式，必須落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)中。事實(shí)上，醫(yī)院行政檔案管理的范圍非常寬泛，涉及的內(nèi)容也非常多，醫(yī)院必須為行政檔案管理工作的開展創(chuàng)設(shè)環(huán)境，并提供物質(zhì)保障和支持，保證醫(yī)院行政檔案管理工作的順利開展。

4 結(jié)語

相比于傳統(tǒng)的醫(yī)院行政檔案管理而言，新形勢(shì)下的醫(yī)院行政檔案管理模式和手段更加新穎。在傳統(tǒng)的行政檔案管理模式下，醫(yī)院檔案管理手段比較單一，而且觀念比較陳舊，很多醫(yī)院也沒認(rèn)識(shí)到開展行政檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理無法發(fā)揮出作用。在新形勢(shì)下，醫(yī)院行政檔案管理必須緊跟時(shí)代步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新行政檔案管理模式和手段，發(fā)揮出檔案管理在醫(yī)院發(fā)展過程中的作用，推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。當(dāng)然，新形勢(shì)下的醫(yī)院行政檔案管理工作對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求，檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作有正確的認(rèn)識(shí)和理解，認(rèn)識(shí)到開展行政檔案管理工作的重要性，明確自身的責(zé)任，從根本上解決傳統(tǒng)檔案管理模式下存在的問題，提高檔案管理質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。醫(yī)院需要為行政檔案管理工作的開展創(chuàng)設(shè)環(huán)境，并加大醫(yī)院行政檔案管理宣傳力度，避免檔案管理形式化問題的出現(xiàn)，體現(xiàn)出醫(yī)院行政檔案管理的價(jià)值和作用。

[1] 孟乾.論新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀——泰安市婦幼保健院[J].科技視界，2014，(27)：190.[2017-09-19].

[2] 李小蓮.做好醫(yī)院檔案管理之我見[J].黑龍江檔案，2014，(03)：150.[2017-09-19].

[3] 程珍.如何做好醫(yī)院行政檔案管理[J].黑龍江史志，2014，(07)：136.[2017-09-19].

[4] 汪麗云.淺談中醫(yī)醫(yī)院文書檔案的收集和利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，(01)：62+64.[2017-09-19].