新時(shí)期人事檔案管理工作探析

常曉蕾

（新疆和田地區(qū)人民醫(yī)院 新疆 和田 848000）

新時(shí)期人事檔案管理工作探析

常曉蕾

（新疆和田地區(qū)人民醫(yī)院 新疆 和田 848000）

事業(yè)單位在日常運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中需要大量的從業(yè)人員，為了加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的管理，需要建立人事檔案資料。人事檔案資料不僅提高了單位的管理效率，而且能夠讓人才找到合適的崗位，進(jìn)而創(chuàng)造更大的價(jià)值。在技術(shù)化、信息化發(fā)展日益快速的今天，事業(yè)單位的人事檔案管理工作不僅日益重要，亟待采取積極有效的措施來(lái)提高管理水平和管理效果。本文介紹了新時(shí)期人事檔案管理中存在的動(dòng)態(tài)性不足、管理模式較為滯后的問(wèn)題，并從加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理和提高人事檔案的管理水平來(lái)提出具體的解決措施。

新時(shí)期；人事檔案；檔案管理

1 引言

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式難以適應(yīng)不斷流動(dòng)的從業(yè)人員，因此在新時(shí)期內(nèi)，事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新人事檔案的管理方式，不斷調(diào)整人事檔案的管理方式，并且逐漸應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)管理人事檔案，不僅提高人事檔案的管理水平和管理效率，而且能夠滿足社會(huì)發(fā)展的要求，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

2 加強(qiáng)新時(shí)期人事檔案管理的重要意義

人才是企業(yè)發(fā)展的重要力量，所以要對(duì)人才進(jìn)行管理。由于新時(shí)期內(nèi)人才的流動(dòng)速度和流動(dòng)頻率在不斷加大，所以人力資源要加強(qiáng)對(duì)人才的管理。在新時(shí)期內(nèi)，企業(yè)加強(qiáng)人事檔案管理的重要意義主要表現(xiàn)在如下兩個(gè)方面：一是人事檔案可以作為企業(yè)挑選優(yōu)秀從業(yè)人員的重要依據(jù)。人事檔案是從業(yè)人員的信息記錄表，記錄從業(yè)人員的受教育程度、專業(yè)水平、主要業(yè)績(jī)等，通過(guò)檔案中的相關(guān)資料可以掌握從業(yè)人員的信息，并且出于工作內(nèi)容、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展等方面的考慮來(lái)選擇合適且優(yōu)秀的人才，進(jìn)而做到人盡其才，為單位創(chuàng)造更到的價(jià)值；二是合理配置人力資源。事業(yè)單位中經(jīng)常存在人員在不合適的工作崗位上工作，雖然任勞任怨、兢兢業(yè)業(yè)，但是并沒(méi)有創(chuàng)造更大的價(jià)值，如果根據(jù)人事檔案中的資料內(nèi)容對(duì)其工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，在合適的崗位上將很快能上手，并且有條不紊，提高工作效率和業(yè)績(jī)水平。為了讓人才找到自身的發(fā)展方向，并且為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益，在新時(shí)期范圍內(nèi)加強(qiáng)人事檔案管理具有重要意義[1]。

3 新時(shí)期人事檔案管理工作中存在的不足

首先是從業(yè)人員在入職初期建立人事檔案，介紹從業(yè)人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷等，然后將其歸類編碼，放入檔案庫(kù)中，進(jìn)而完成從業(yè)人員的檔案管理工作。檔案內(nèi)容缺少變動(dòng)，沒(méi)有增加從業(yè)人員職務(wù)變遷、學(xué)歷變動(dòng)、家庭關(guān)系等方面的變化。再次是收集的資料內(nèi)容比較單一，并且比較被動(dòng)，主要是依靠從業(yè)人員個(gè)人填寫(xiě)的資料為主，即使是在工作期間取得的重大工作成果也沒(méi)有記錄到人事檔案信息中。人事檔案中的基礎(chǔ)資料不全，只有部分內(nèi)容，所以無(wú)法真實(shí)地全面地反應(yīng)從業(yè)人員的個(gè)人信息資料。

其次，信息化管理檔案的方式尚未普及，大量的用人單位依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，從業(yè)人員在入職前填寫(xiě)個(gè)人的信息資料，然后簽訂就業(yè)合同，將從業(yè)人員的單位資料進(jìn)行編號(hào)、歸檔，工作量巨大。

最后，部分單位和部門(mén)逐漸嘗試將從業(yè)人員的信息和檔案目錄輸入到計(jì)算機(jī)中，通過(guò)系統(tǒng)來(lái)檢索和調(diào)閱資料，但是應(yīng)用范圍較窄、應(yīng)用層級(jí)較低，尤其是一些中小單位，片面地認(rèn)為從業(yè)人員較少，無(wú)需對(duì)其進(jìn)行信息化管理。

4 完善新時(shí)期人事檔案管理工作的主要措施

人事檔案記錄從業(yè)人員的工作經(jīng)歷、工作能力和工作業(yè)績(jī)等方面的內(nèi)容，是了解和管理從業(yè)人員的重要信息載體。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和個(gè)人追求的變化，傳統(tǒng)的一份工作干一輩子的現(xiàn)象將越來(lái)越少，從業(yè)人員的流動(dòng)性逐漸加大，這就相應(yīng)地加大了人事檔案管理工作的難度，所以，注重動(dòng)態(tài)管理及管理制度的完善，是人事檔案管理效果相對(duì)提升的必然需求。

4.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理

人力資源部門(mén)是人事檔案的主要管理部門(mén)，但由于單位的人力資源部門(mén)的從業(yè)人員較少，并且要負(fù)責(zé)人員招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核等方面的內(nèi)容，工作量較大，所以，注重人事檔案的動(dòng)態(tài)管理體系構(gòu)建及完善，需要從信息變動(dòng)及信息存儲(chǔ)應(yīng)用等角度進(jìn)行專項(xiàng)設(shè)計(jì)，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效果的相對(duì)提升。事業(yè)單位的從業(yè)人員流動(dòng)性較大，所以對(duì)人事檔案也要隨著人員的流動(dòng)而進(jìn)行調(diào)整，對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。首先是人事檔案是從業(yè)人員在各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段真實(shí)狀態(tài)的反應(yīng)，所以要體現(xiàn)從業(yè)人員的受教育水平、專業(yè)技術(shù)水平等。其次是單位要隨著從業(yè)人員個(gè)人的發(fā)展變化而補(bǔ)充相關(guān)資料，例如從業(yè)人員的工作水平、同事評(píng)價(jià)、工作考核、工作態(tài)度等方面的資料，讓從業(yè)人員的資料更加豐富具體。再次是增加從業(yè)人員在單位所作出的貢獻(xiàn)，例如在人事檔案上記錄從業(yè)人員的個(gè)人專業(yè)技術(shù)水平，以及其發(fā)明和應(yīng)用的新技術(shù)，讓檔案資料來(lái)增添從業(yè)人員的個(gè)人成就感，并且將讓該項(xiàng)榮譽(yù)伴隨從業(yè)人員一生。最后是歸納整理從業(yè)人員的學(xué)歷資料、工資獎(jiǎng)金的變化等。這些檔案信息是基礎(chǔ)資料，同時(shí)也是隨著個(gè)人的發(fā)展而不斷變化的，進(jìn)而見(jiàn)證從業(yè)人員不斷成長(zhǎng)的過(guò)程。通過(guò)不斷增添和調(diào)整人事檔案資料中的內(nèi)容，可以看到一個(gè)準(zhǔn)確的、立體的從業(yè)人員的信息資料，進(jìn)而為人才的綜合評(píng)定提供大量的理論資料。同時(shí)只有不斷增添個(gè)人信息資料，才能夠做到人事檔案的動(dòng)態(tài)管理[2]。

4.2 提高人事檔案的管理水平

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)下，人事檔案管理要進(jìn)入信息化管理系統(tǒng)內(nèi)。首先是企業(yè)必須建立起完善的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，逐漸建立從業(yè)人員的個(gè)人電子檔案，以數(shù)字化的方式記錄從業(yè)人員的檔案信息。電子化的檔案資料不僅利于查找和調(diào)閱，而且提高了檔案資料的安全系數(shù)。其次是對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，并且建立內(nèi)部人事檔案網(wǎng)絡(luò)，在企業(yè)的總公司和分公司進(jìn)行人事檔案資料的交換，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息資料的資源共享，而且保證個(gè)人信息檔案的完整性。再次是注重人事檔案的安全性。一是制定嚴(yán)格的檔案管理制度，規(guī)定從業(yè)人員人事檔案的調(diào)取方式，記錄方式，以便后期進(jìn)行追蹤；二是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，設(shè)置防火墻，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出現(xiàn)從業(yè)人員信息檔案泄露的現(xiàn)象[3]。最后是企業(yè)要加強(qiáng)信息化設(shè)備的投入數(shù)量，并且監(jiān)管其使用效率，保證授權(quán)部門(mén)能夠擴(kuò)充和檢索人事信息，保證人事信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而為企業(yè)推選更多優(yōu)秀的、合理的內(nèi)部人才。

4.3 注重檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建與維護(hù)

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，人員也出現(xiàn)較大幅度的變化，進(jìn)而提高了人事檔案管理的難度，所以為了協(xié)調(diào)人才與單位發(fā)展的關(guān)系，推動(dòng)事業(yè)單位的有序運(yùn)行，人事檔案管理的工作越來(lái)越重要。部分單位雖然購(gòu)置了信息化設(shè)備，但是利用效率較低，并未發(fā)揮信息設(shè)備應(yīng)有的作用。所以，需要以完善信息數(shù)據(jù)安全管理制度的方式，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息收錄、信息安全、存儲(chǔ)及應(yīng)用等方面進(jìn)行專項(xiàng)處理與調(diào)整，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的相對(duì)處理與調(diào)整，這對(duì)優(yōu)化人事資源檔案的完備性、可靠性等方面有積極作用。注重?cái)?shù)據(jù)檔案庫(kù)的安全系數(shù)提升，需要對(duì)其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，在調(diào)整檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)保密性的前提下，實(shí)現(xiàn)信息檔案的處理與調(diào)整。

5 結(jié)論

人力資源部門(mén)在日常工作的過(guò)程中，必須更新檔案資料的管理理念，提高對(duì)人事檔案的重視程度，并且為了降低工作量、提高工作效率要建立電子化的人事檔案資料，并且根據(jù)從業(yè)人員信息資料的變化而進(jìn)行增加或者調(diào)整，進(jìn)而建立一個(gè)動(dòng)態(tài)化、實(shí)時(shí)的全面的個(gè)人檔案資料庫(kù)，滿足企業(yè)對(duì)人才資料的多方位、全面的需求。

[1]張春子.新時(shí)期人事檔案管理工作探析[J].人力資源管理，2017，(06)：340-341.

[2]姜起.探析新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作重點(diǎn)[J].人力資源管理，2013，(06)：255.

[3]金麗雙.新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作創(chuàng)新問(wèn)題淺析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015，12(19)：189.

R197 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1009-5624（2018）01-0201-02