基于數(shù)據(jù)透視表學(xué)習(xí)的實(shí)例工作任務(wù)設(shè)計(jì)

易 陽

（湖南省商業(yè)技師學(xué)院 湖南 株洲 412000）

基于數(shù)據(jù)透視表學(xué)習(xí)的實(shí)例工作任務(wù)設(shè)計(jì)

易 陽

（湖南省商業(yè)技師學(xué)院 湖南 株洲 412000）

數(shù)據(jù)透視表作為交互式報表，可快速合并和比較大量數(shù)據(jù)，是提升工作效率的最好神器。基于實(shí)例工作任務(wù)模式的數(shù)據(jù)透視表學(xué)習(xí)可以直觀地認(rèn)識數(shù)據(jù)交互狀況，很好地解決了透視表學(xué)習(xí)過程只識簡單操作，難以實(shí)際運(yùn)用的問題，從而讓統(tǒng)計(jì)人員不僅可運(yùn)用函數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)運(yùn)算，還可運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表把你需要統(tǒng)計(jì)的明細(xì)表進(jìn)行分類匯總，并迅速能隨意改變展現(xiàn)和匯總模式。

數(shù)據(jù)透視表；數(shù)據(jù)；任務(wù)；交互式報表

1 引言

數(shù)據(jù)管理是EXCEL學(xué)習(xí)中的重點(diǎn)也是難點(diǎn)，絕大部分學(xué)習(xí)者通過學(xué)習(xí)能理解數(shù)據(jù)管理中排序、篩選、分類匯總及簡單函數(shù)等內(nèi)容，但對于使用數(shù)據(jù)透視表（圖）對數(shù)據(jù)進(jìn)行快速分類匯總統(tǒng)計(jì)的操作并不熟悉。學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)透視表的操作過程中基本方法為：

（1）選中待透視數(shù)據(jù)；

（2）點(diǎn)工具欄插入數(shù)據(jù)透視表即可。

這樣簡單明了的向?qū)Р襟E讓學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)透視表基本無難度，但在實(shí)際運(yùn)用中，為什么許多初學(xué)者并不知道使用數(shù)據(jù)透視表去分析管理數(shù)據(jù)呢。究其原因還是因在學(xué)習(xí)上以書本理論為主，未結(jié)合實(shí)際，對透視表中的數(shù)據(jù)交互統(tǒng)計(jì)不理解，向?qū)е凶詈笠徊降臄?shù)據(jù)交互布局不能熟練掌握，對行列數(shù)據(jù)的歸類不清晰導(dǎo)致。

故而，在教學(xué)過程采取結(jié)合工作實(shí)際的任務(wù)式設(shè)計(jì)則顯得尤為必要。通過設(shè)計(jì)結(jié)合工作實(shí)際的實(shí)例數(shù)據(jù)分析任務(wù)，直觀體現(xiàn)任務(wù)，從而達(dá)到熟練操作數(shù)據(jù)透視表的目標(biāo)。

2 設(shè)計(jì)任務(wù)項(xiàng)目，整合數(shù)據(jù)，了解數(shù)據(jù)透視表實(shí)質(zhì)

以學(xué)校就業(yè)管理數(shù)據(jù)為例，設(shè)計(jì)任務(wù)，根據(jù)實(shí)例提高學(xué)生學(xué)習(xí)興趣。首先整合數(shù)據(jù)，整理所需數(shù)據(jù)表格。數(shù)據(jù)是操作EXCEL數(shù)據(jù)透視表的基礎(chǔ)，在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)運(yùn)用時首先需要整合數(shù)據(jù)，制作基本信息表。在任務(wù)設(shè)計(jì)備課環(huán)節(jié)應(yīng)注意基本信息表數(shù)據(jù)量應(yīng)選擇大批量數(shù)據(jù)，以便在操作過程體現(xiàn)透視表的高速分析統(tǒng)計(jì)效能。

2.1 任務(wù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)

假設(shè)你是學(xué)校就業(yè)管理處員工，當(dāng)年學(xué)校有623名學(xué)生實(shí)習(xí)就業(yè)，根據(jù)不同專業(yè)分配在不同企業(yè)，現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)要求你在半小時內(nèi)根據(jù)基本信息表分別統(tǒng)計(jì)各班分到不同企業(yè)的不同崗位人數(shù)，并統(tǒng)計(jì)不同生源地分布企業(yè)人數(shù)。

2.2 整合數(shù)據(jù)，了解數(shù)據(jù)透視表實(shí)質(zhì)

據(jù)任務(wù)，此任務(wù)提出的基本信息表應(yīng)有以下數(shù)據(jù)：學(xué)生基本信息、專業(yè)、班級、生源來源地、就業(yè)分配企業(yè)等做為數(shù)據(jù)源表。任務(wù)統(tǒng)計(jì)要求完成時間緊，任務(wù)急，使用篩選及排序等方法不足以立即統(tǒng)計(jì)出結(jié)果，需使用數(shù)據(jù)透視表。

3 明確任務(wù)目的，了解數(shù)據(jù)，剖析數(shù)據(jù)透視表使用技巧

3.1 任務(wù)目的

統(tǒng)計(jì)各班分到不同企業(yè)的不同崗位人數(shù)，并統(tǒng)計(jì)不同生源地分布企業(yè)人數(shù)。

3.2 了解數(shù)據(jù)

基本信息表內(nèi)有制作數(shù)據(jù)透視表所需字段，在操作過程中應(yīng)注意保持?jǐn)?shù)據(jù)清單的完整性，并在制作透視表時以單擊形式選定數(shù)據(jù)清單。

3.3 剖析數(shù)據(jù)透視表使用技巧

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)透視表是交互式報表，如果要分析相關(guān)的匯總值，尤其是在要統(tǒng)計(jì)較大的數(shù)字清單并對每個數(shù)字進(jìn)行多種比較時，可以使用數(shù)據(jù)透視表。

數(shù)據(jù)透視表的行列布局是最后一步驟，此步驟是重點(diǎn)亦是難點(diǎn)，相當(dāng)一部分學(xué)生在這一步不知道如何設(shè)置行字段與列字段。

此時我們可根據(jù)任務(wù)設(shè)計(jì)，結(jié)合任務(wù)實(shí)際分析。此任務(wù)需統(tǒng)計(jì)的是“實(shí)習(xí)企業(yè)”和“實(shí)習(xí)崗位”，需歸類計(jì)算的是“班級”的人數(shù)。即行字段為需統(tǒng)計(jì)并顯示的項(xiàng)目，列字段為歸類計(jì)算的字段，數(shù)據(jù)項(xiàng)為計(jì)數(shù)。操作步驟：

（1）拖動“實(shí)習(xí)單位”字段名到行字段；（2）將“實(shí)習(xí)崗位”字段名拖動到“實(shí)習(xí)單位”旁的行字段位置。拖拽過程中鼠標(biāo)指向會形成一個大寫的虛線“I”字；

（3）將需歸類計(jì)算的字段“班級”拖到“列字段”位置；

（4）需統(tǒng)計(jì)計(jì)數(shù)的字段名“姓名”或“專業(yè)”拖動到“數(shù)據(jù)項(xiàng)”。

4 提升任務(wù)難度，活用數(shù)據(jù)，結(jié)合實(shí)際工作靈活運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表

任務(wù)完成到這一步，已達(dá)到基本任務(wù)目的。學(xué)生對數(shù)據(jù)透視表已有了了解及操作可能。這時應(yīng)設(shè)計(jì)提升任務(wù)難度，旋轉(zhuǎn)透視表內(nèi)行和列以看到源數(shù)據(jù)的不同匯總，顯示感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)。

4.1 提升任務(wù)難度

提出課堂思考任務(wù)：請同學(xué)們想想利用該基本信息表我們還可以統(tǒng)計(jì)計(jì)算哪些內(nèi)容？引導(dǎo)學(xué)生思索，設(shè)計(jì)任務(wù)，根據(jù)任務(wù)指向調(diào)整行列字段名，充分理解數(shù)據(jù)透視表通過轉(zhuǎn)換行列以查看數(shù)據(jù)的不同匯總明細(xì)結(jié)果。

4.2 活用數(shù)據(jù)，結(jié)合實(shí)際靈活運(yùn)用

數(shù)據(jù)透視表的活用性在于它是個交叉列表的交互性報表，也就意味行列之間可以實(shí)現(xiàn)互換，同時當(dāng)增加頁字段時會形成類似于三維報表的統(tǒng)計(jì)表，實(shí)現(xiàn)多字段篩選的功能。用戶可以更改數(shù)據(jù)查看不同級別的明細(xì)數(shù)據(jù)，還可以活用數(shù)據(jù)重新組織圖表的布局。例：拖動“班級”字段到行字段，拖動“實(shí)習(xí)單位”字段到列字段，拖動“專業(yè)”字段到頁字段，原計(jì)數(shù)數(shù)據(jù)不變。通過任務(wù)模擬展示，我們可以看到當(dāng)完成以上任務(wù)統(tǒng)計(jì)時，數(shù)據(jù)表所統(tǒng)計(jì)的報表結(jié)果為：統(tǒng)計(jì)出了各班級分配到不同實(shí)習(xí)單位的數(shù)量，當(dāng)單擊“專業(yè)”字段旁邊的篩選器時可分頁顯示不同專業(yè)所分配到不同實(shí)習(xí)單位的情況

由此可見，EXCEL獨(dú)具特色的數(shù)據(jù)透視表功能專用于數(shù)據(jù)的分析和多維統(tǒng)計(jì)，它將排序、篩選、分類匯總結(jié)合起來，對數(shù)據(jù)源進(jìn)行研究重新組織和計(jì)算，以不同統(tǒng)計(jì)方式展示出來，按不同需要完成各類報表的統(tǒng)計(jì)。以學(xué)校管理為例可在學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)、班級考勤、教師評比考核、學(xué)籍統(tǒng)計(jì)、寢室安排等多方面提供便捷的數(shù)據(jù)提取、查詢和計(jì)算。

5 結(jié)語

數(shù)據(jù)透視表實(shí)際上是一個動態(tài)總結(jié)報告。它不需要復(fù)雜公式就可以把無限的行和列的數(shù)字轉(zhuǎn)變成有意義的數(shù)據(jù)表示，這樣用戶就便于查看不同源數(shù)據(jù)的匯總結(jié)果，迅速快捷地為用戶提供數(shù)據(jù)依據(jù)以便決策。本文僅以實(shí)例任務(wù)闡述數(shù)據(jù)透視表的操作使用及改變數(shù)據(jù)透視表的布局，交叉交互數(shù)據(jù)使用技巧。對數(shù)據(jù)透視表的項(xiàng)目組合，執(zhí)行計(jì)算，數(shù)據(jù)透視表函數(shù)的綜合應(yīng)用，創(chuàng)建復(fù)合范圍的數(shù)據(jù)透視表等其他技巧仍需進(jìn)一步研究。

[1]智云科技.學(xué)以致用系列從書《EXCEL數(shù)據(jù)透視表入門與實(shí)戰(zhàn)》.清華大學(xué)出版社，2016-08-01.

TP391.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1009-5624（2018）01-0150-02