試論如何做好醫院檔案利用工作

周 紅

（山東省泰安市寧陽縣第一人民醫院 山東 泰安 271400）

1 引言

在醫院管理工作開展過程中，醫院檔案可以在活動中直接形成公文、電報、圖表等各種形式的歷史記錄，更是醫院的寶貴財富。與此同時，檔案工作也是醫院管理規范化、科學化發展的重要基礎，隨著醫院業務的不斷創新，檔案工作的工作重點也出現了轉變，重點對檔案價值進行開發，努力在醫院醫療、教學、科研等方面提供優質服務。

2 對醫院檔案開發利用工作中存在的問題

2.1 基礎工作做的不充分

在醫院檔案管理工作之中，基礎工作是保證檔案信息開發和利用的根本前提，我國相關檔案規范法律已經基本成型，并為檔案管理工作的開展提供了基礎條件。但在檔案信息開發利用過程中，相關法律標準建設依然十分落后，如檔案立法對數字化檔案的法律地位問題、檔案數據庫建設的標準化問題以及檔案信息開發和利用過程中的信息保護問題等。檔案本身具有很強的存儲性，如果檔案硬件設備簡陋，便很難與現代醫院發展需求相適應，例如庫房不足、調溫設備差等，引發重要檔案出現受潮、受損。另外，在很多條件較差的庫房設施之中，檔案未形成之前便會失去價值，對后續工作的開展造成嚴重影響。

2.2 缺乏對檔案價值的認識

對檔案的重要性認識度不夠，是目前很多醫院檔案管理工作中存在的普遍性問題。檔案是對歷史進行深刻記錄的手段，這也突出了檔案的基本價值之一：憑證價值。在這一價值的認識過程中，需要從領導層面抓起。在很多醫院中，部分領導存在“重經營、輕管理”的思想意識，認為檔案管理工作是工作人員的事情，檔案在醫院工作中也是可有可無的東西。由于對檔案管理工作的重視程度不夠，人們無法對檔案信息資源實現有效開發，從而在一定程度山降低了檔案利用率。

2.3 服務觀念落后

在現代檔案部門服務工作開展過程中，僅僅依靠坐等人們對檔案信息進行查閱，已經無法滿足人民群眾對信息的需求，從而降低了檔案材料的完整性，更無法實現規范性發展。長期以來，由于檔案部門與檔案材料收集部門之間的協調性不足，導致在材料收集過程中出現了內容不完整、不規范等現象。另外，檔案人員對檔案材料的收集工作始終處于被動狀態，以其他人員送為主，并不采取收的措施，在他們眼中，只要做好立卷、鑒定、保管等環節，便可以對工作任務進行有效完成。當遇到一些新的問題時，也無法及時采取針對性措施，對醫院檔案管理的內容也無法界定，最終導致管理范圍的不明確，讓很多優秀的檔案資源流失。很多醫院其他工作人員對檔案的利用領域也是很少了解，主要是相關部門缺乏對檔案信息的宣傳，只注重提供必要的檔案資料。例如，在廣醫三院譚兆樓建設過程中，整個工程從未對土地使用證明進行辦理，在工程建設中出現了很多問題，為了避免相同情況的再次出現，檔案室拿出了市鎮府對該醫院的“接收令”和征地證明，進而實現了土地使用證的補辦，避免了醫院在經濟建設過程中出現巨大損失。但后期該醫院的檔案部門并沒有對此事進行宣傳，更未引起相關管理人員的注意[1]。

2.4 檔案編研成果缺乏時效性

醫院現有的編研材料主要來源于內部信息，以一些原始材料為主，并對實施進行羅列和推理，不僅沒有將外部信息融入在其中，由于主動服務意識的缺乏，導致信息編研成果十分落后。另外，由于編制檔案參考資料并沒有將宣傳教育作用最大限度的發揮出來，對檔案信息的利用率產生了較大的影響。由于上述這些問題的存在，讓很多醫院檔案的開發利用性無法得到增強，導致很多檔案的價值無法進一步發揮出來。

3 如何做好醫院檔案的利用工作

3.1 對醫院的檔案室藏進行豐富

在醫院檔案利用過程中，想要將檔案室的社會功能充分發揮出來，就必須保證檔案室藏的豐富性。就目前檔案管理現狀來看，由于人們缺乏對醫院檔案的重視程度和缺乏完整性的信息資源，相關醫院管理人員應做到以下幾點：第一，對檔案室藏的含義進行理解和認識。但檔案室藏的豐富，并不是毫無目的的增加室藏量，更不是單一的提升檔案數量。這里提到的豐富主要是對檔案的種類進行增加，以此來實現檔案質量的有效提升。第二，結合多種方式做好檔案搜集和整理工作。檔案室藏的豐富，主要通過檔案征集來實現。檔案征集工作在時間上具有較強的靈活性，站在范圍角度來說，也具有良好的廣闊性。檔案征集人員需要進行主動出擊，對各種線索和特征進行深入挖掘，同時將征集范圍定格在全社會。檔案征集工作復雜而繁瑣，具有連續性和長期性等特點，要求工作人員必須具備較強的責任心和耐心，更要具備對檔案的判斷能力。

3.2 提升醫院檔案編研水平

在檔案編研過程中，主要以檔案室的所藏材料為研究對象，從而滿足社會檔案的利用需求，還可以在研究基礎上進行檔案文件編繪、專著撰寫等工作。檔案編研是室藏檔案資源有效開發和利用的有效方式之一，水平和質量直接決定著檔案部門的社會影響力。從實際狀況來看，醫院檔案室編研水平需要從以下兩方面入手：第一，增強編研力量。截止到目前，醫院檔案室在編研工作中還存在很多問題，如醫院管理層對檔案室管理缺乏重視程度、檔案工作人員配備不得力等。因此，醫院管理人員需要從檔案室的機構設置入手，加強人員和職能配備，并提升對人才隊伍建設的投入，從而為編研工作的順利開展創造有利條件。第二，提高編研質量。編研工作主要是向社會提供檔案服務，屬于檔案利用過程中的基礎工作。編研人員在工作中需要遵循實用性原則，在原有基礎上提高產品質量。例如，工作人員可以將現代化信息技術投入到編研工作之中，可幫助工作人員撰寫出價值更高的編研作品，將檔案室的社會功能全面激發出來[2]。

3.3 提升管理人員的自身素質

在管理人員自身素質提高過程中，首先要進行的便是思想政治修養的提升，對檔案人員的職業道德進行牢牢遵守。在工作過程中，醫院檔案管理人員需要具備較高的政治品德，對檔案事業具備較高的熱愛。還要做到忠于職守，愛崗敬業，對全心全意為人民服務的思想進行樹立。另外，還要做到遵紀守法，堅持原則，加強責任意識和觀念，對各項規章制度進行執行和遵守，從而實現民眾秘密的有效保護。其次，對業務素養進行提升，利用相關工作的合理開展，為檔案利用價值提供保障，努力將自己鍛煉成一個合格的檔案管理人員。例如，作為一名檔案管理人員，無論是檔案相關專業畢業的，還是其他專業畢業的，都需要對醫院的基本管理知識進行掌握，對醫療、護理方面等內容進行了解這對于檔案管理工作的開展具有重要意義。又如，在醫院的某項新課題和新研究之中，檔案管理人員需要對其進行初步了解，只有這樣，才能確保檔案管理工作的全面開展。

3.4 提升檔案室現代化設備管理水平

在醫院檔案利用過程中，計算機技術對檔案室的功能提升具有較大作用。首先，工作人員需要對計算機實施嚴格管理，從而進一步提升檔案管理工作的工作效率。截止到目前，很多醫院的檔案室已經引入了電子計算機，并對檔案信息進行錄入，但整體上并未實現檔案計算機化管理，導致整體工作效率偏低。其次，對醫院檔案信息網進行全面完善，促使各類信息資源實施共享。在這其中，檔案信息顯得十分重要，為了將檔案管理的作用充分發揮出來，應加強對信息網絡的全面建設，將檔案的社會功能全面激發出來。另外，醫院還應該對內部信息網絡進行全面完善，設立檔案信息在線專項服務，進一步提升資源的應用效率，避免信息浪費等情況的發生[3]。

3.5 做好檔案利用和保密工作

在檔案利用和保密工作中，應該將“保、放”思想充分結合在一起。還要對保密和利用之間的關系進行有效處理，既要做到積極防范，還要為相關工作的開展提供便利條件。例如，在日常工作中，檔案管理人員需要對檔案保密工作提高重視程度，做到盡職盡責。受到傳統保密工作的影響，導致現階段的檔案工作存在明顯的重保輕用現象，降低了檔案信息的利用率。這樣一來檔案利用工作將會出現很多弊端，如檔案價值降低、檔案資源浪費等。很多管理人員也不能在工作中及時的對情況進行了解，導致檔案管理價值無法在實際應用中突顯出來。另外，各個醫院還要根據實際情況，對檔案利用制度進行建立，確保在檔案利用的同時，檔案內容不會被泄露出去，以此來保證檔案信息的完整性。

4 結語

綜上所述，如果檔案無法實現開發和利用，具體的價值將無法體現出來。在實際工作中，任何機構和個人都可能成為檔案的利用者，這也提升了檔案信息完整性的重要程度。檔案與企業和社會的發展息息相關，更是一個民族、一個國家的財富象征。因此，醫院應該對檔案價值進行充分利用，從中汲取到更多養分，為醫院健康發展提供有效支持。