信息技術在檔案管理中的應用

谷艷梅

（長白山管委會池北區社會事務管理局 吉林 延邊朝鮮族自治州 133613）

1 檔案管理的特點及現狀分析

在信息技術高速發展的今天，辦公室自動化和辦公室無紙化的發展過程中，要不斷促進檔案管理模式變化問題處理，通過針對大量的運作流程分析，要不斷完善處理好檔案管理工作中存在問題，檔案管理工作前身就是機讀文件，是檔案存在形勢，和紙質相比較檔案管理具有更高精確性，運用現代化計算機和信息技術對于各種檔案數據分析，具有非常高度額優勢。在檔案管理模式中也存在很多問題，相關檔案管理工作如果遇到問題要切實處理好機讀模式中檔案資料，對于如今信息技術和計算機網絡模式要進行不斷完善處理，根據檔案管理方式進行完善，減少檔案管理環節中存在各種不良問題，有效提高檔案管理效益，加強信息技術在檔案管理過程中應用水平，根據相關檔案管理工作進行積極推動信息技術發展，有效促進檔案管理效率的完整性水平。

2 信息技術在檔案管理中的重要性

如今社會信息系統發展過程中要不斷促進資源管理利用水平，在作用和地位上要不斷優化處理好檔案管理工作順利進行，運用計算機提高檔案管理工作中優勢互補，保障檔案管理信息合理處理。積極運用計算機信息技術促進檔案管理積極意義，計算機技術本身就是可以容量大量的內容，同時存在很多優勢特點，比如成本比較低、搜索比較方便、穩定性比較強和保存時間比較長，保密性比較好，和傳統檔案管理相比較存在很多優勢，需要不斷推動國家檔案管理水平，促進檔案管理人員檔案管理積極性，充分積極運用信息技術和檔案管理技術，完整做好檔案管理工作。

3 信息技術在檔案管理中的運用

3.1 通過信息網絡進行宣傳，提高檔案利用效果

檔案管理工作不僅僅是各項信息工作參考作用，同時也是可以很好引導檔案管理工作主要內容，需要不斷開拓檔案管理思路，通過信息網絡技術對于靜態資料進行靈活和積極宣傳管理，比如可以誒建立良好校園網絡信息平臺，教師還可以不斷優化檔案管理信息和

資料通過校園網絡平臺這都非常利于提高工作效率，并且在學校的期初以及期末時，各班的班主任可以參考班級工作計劃總結，不但對學生有著積極地意義，對拓展班級教學工作的思路也有著極大的提升，如果教師可以積極地運用校園網絡平臺來查詢相關的檔案資料信息，這對信息技術在檔案管理中有著極大的影響，也是提高教學工作效率的關鍵處所在，只有相關的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運用信息技術，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

3.2 利用多媒體保證檔案質量

通過檔案管理可以看出一個單位管理水平的高低，要根據檔案管理模式是一個單位的代表性向，相關的質量以及完整性極其重要，檔案能否展現出真正的作用，主要是看它的質量是否良好，通過信息技術可以極大地改進傳統檔案管理模式，并且可以快速的統一字體，如果繼續運用傳統的檔案管理模式，不論是格式還是字體，都無法做到真正的統一化，計算機保存的檔案資料通過打印，極大地保證了文字的清晰及整齊，更加便于閱讀，只有相關的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運用信息技術，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

3.3 做好檔案管理工作

在信息技術高速發展的時代，如果我們仍然運用傳統的檔案管理模式的話，不光對我們相關的工作人員綜合素質無法提高，而且對檔案管理的效率以及質量有著極大的限制，所以我們在提升本身專業技能及職能素養情況下，一定要做好檔案管理工作，相關的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運用信息技術，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性，要能夠充分認識到信息技術在檔案管理中重要性意義，充分意識到信息技術對于檔案管理工作意義，利用信息技術模式特點要充分合理規劃好檔案管理工作，在目前信息技術發展多樣性中，要充分加強檔案管理數字化管理水平。只有相關的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運用信息技術，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

4 如何推動電子檔案管理

在信息時代高速發展前提下，要進行合理調查和研究，在當今市場條件下要充分保障大規模的圖文轉變和數字系統開發工作順利進行，優化信息系統各個環節的紙質文件處理，做好掃描管理工作，經過合理壓縮處理，提高對于光盤形勢儲存工作，還要根據各種關鍵詞、關鍵字以及邏輯思維進行探索，對文件歸檔可以通過保護電子檔案來實現，電子檔案的儲存環境一定會影響到電子檔案，所以，每年都應該積極地對電子檔案進行定期檢測與維護，其中的管理措施一定要嚴格執行下去，完善相關的管理維護方案，并且可以用來詳盡并且全面的記錄電子檔案的相關內容，盡量避免勞動重復以及工作人員操作上的失誤，只有相關的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運用信息技術，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

5 結語

隨著社會發展推動了信息技術高速發展，信息技術在目前檔案管理過程中要能充分運用各種檔案數據管理幫助人們進行整體的資源有效利用，極大減少人力、物理和財力合理化投入，保障檔案管理新模式有效進行，減少檔案管理弊端性問題。檔案管理在運用信息化技術之后極大的減少相關的經濟成本，檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運用信息技術，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性，在檔案管理過程中要充分做好信息技術管理工作，研究信息技術過程中要充分做好檔案管理水平，游離推動檔案管理工作順利進行，合理利用好信息技術水平做好檔案管理工作，就可以在信息技術條件下極大的提升檔案管理的效率與準確性，只有相關的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運用信息技術，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。