事業單位檔案管理中存在的問題與提升措施

李洋洋

（淄博市公路管理局高青分局 山東 淄博 255000）

1 引言

目前，事業單位正處在不斷的改革的過程中，在檔案管理中出現了大量的問題，為了保障事業單位健康有效可持續的發展，檔案管理有著舉足輕重的作用。因此，發現事業單位發展中的檔案管理的問題有著重要意義，先提出問題，在解決問題，這才是處理事情的好方法。

2 當前事業單位檔案管理中的問題及其原因

2.1 事業單位對檔案管理重視程度不足

對檔案管理不重視或者不夠重視的現象在部分事業單位比較明顯。之所以出現這種情況，究其原因還是因為這部分事業單位對于出臺的檔案管理制度貫認識嚴重不足，也對相關的法律法規模棱兩可，使得整個單位在檔案管理工作方面不重視，直接造成了事業單位的工作混亂。

2.2 檔案管理人員專業水平不足

造成這一結果其實有兩大原因，首先，管理人員職位不穩定，由于很多事業單位對于檔案疏于管理，出于對這方面的認識不足，使得檔案管理人員職位變動頻繁，一月一換，相關檔案人員一直處于新人階段，對情況不清楚，造成了工作效率低下。同時任命到檔案管理的人員本身素質不夠高，缺乏專業的辦公室技巧，這一點也是導致管理混亂的直接原因。

2.3 管理制度不完善

在管理制度方面，雖然相關的條例細則，如《干部檔案管理條例》、《干部檔案整理細則》等，其實已經要求實施多年，但是始終無法貫徹落實，尤其在程序規范方面，各單位始終沒能在系統內部形成一套流暢的運行體系，檔案管理建設工作長期以來過去的經驗，缺乏對新東西的貫徹落實，始終處在緩慢的發展狀態。

部分事業單位檔案管理制度不夠完善，直接導致了檔案管理方面監督力度不足、管理規范化程度不足、組卷分類混亂等問題，造成了工作混亂的情況。例如，有些單位為了節省流程，沒有按照法律程序就直接銷毀原本應該分類、歸檔的部分文件資料。這可以說是檔案管理工作上的重大損失。

2.4 設備現代化程度不足，信息化進程緩慢

之所以出現現代化程度不足的情況，更多地是因為缺乏資金。有許多單位的檔案管理部門電腦設備落后、辦公條件較差、檔案管理依然是老樣子。例如，個別單位的檔案室十分簡陋，辦公環境較差，還有很多單位極度缺乏保護檔案的設備配置等等問題。由于硬件措施的不到位，所以直接導致了檔案管理的信息化和網絡化方面的投入嚴重不足，沒有檔案管理軟件的輔助或者信息化管理軟件長期不更新。

3 解決措施

3.1 建立健全的檔案管理制度

首先，需要建立科學的檔案管理制度，使各種規章制度行之有效；其次，在建立檔案管理制度的過程中，盡量讓相關制度簡明扼要、簡單實用，不能走形式工程，這樣才能有效地發揮規章制度的方向指導作用；第三，要求制度中地位的平等性，在建立的相關規章下，要能做到既能管住職工又能監督領導的作用等。最后，規章制度，要獎罰分明，由于檔案部門是各種規章制度的直接管理者和重要執行者，所以在規章制度執行時，要保障制度執行時的公平性、合法性，務必要做到獎罰分明，功過明了。

3.2 提升管理水平

事業單位要提高對檔案管理的重視程度，定期組織事業單位人員學習檔案管理制度，加強檔案管理方面的宣傳。相關領導也應該加強這方面的檢查與指導，有意識地建立起一套規范化的可行的考核標準，推動事業單位檔案管理管理的制度化、規范化、科學化程度穩步提高。

3.3 加強管理隊伍建設和人才儲備

首先，部門要確保相應數量的有專業辦公經驗或者能力的專人負責檔案管理工作，并盡量保證檔案管理的人員穩定。管理人員要求政治素養較高、要精通檔案管理業務，又具備能操作電腦技術進行辦公和處理的高素質人才來進行檔案管理工作，同時為他們提供較好的發展平臺和較高的薪金待遇，促進檔案管理隊伍的凝聚力的促成，形成一個較為穩定的班子。

3.4 加強信息化建設提高工作質量

檔案管理信息化程度提高的首要目的是為了合理利用資源、提高工作效率、方便檔案保存。新時代下對檔案管理的要求也相應提高，為滿足這一需求，將先進的電腦信息化技術運用于檔案管理工作中就顯得勢在必行了。因此，首先需要相關事業單位建立互聯網標準信息化管理模式，及時準確地更新檔案信息，保證檔案本身的時效性；其次，需要相關管理部門利用新型的儲存工具，例如掃描儀、計算機等設備對檔案資料進行妥善保存，并且運用先進的相關技術處理，將相關資料轉變為數據資料，方便信息的保存與備份；最后，完善信息處理技術，將信息化與管理創新對接，開發新型的檔案辦公軟件，提高檔案管理的服務質量與服務效率，達到檔案信息資源的共享，極大地提高了檔案工作的效率，同時還方便了民眾的查閱檔案時的需求，一舉兩得。

4 結語

在事業單位檔案管理過程中，始終要做到規范與靈活相統一、權益與職責相兼容、制定與執行相并重三大原則，做好檔案管理工作，需要事業單位的領導重視，需要專業工作人員的高專業水準，需要組織的硬件措施，需要好的相關管理制度。只要做好了以上四點，事業單位就能做好檔案管理工作，也更加能做好事業單位的工作。