淺談大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理

顧鳳來(lái)

（中建海峽建設(shè)發(fā)展有限公司 福建 福州 350014）

1 引言

隨著云計(jì)算技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的誕生，大數(shù)據(jù)又帶來(lái)了一次技術(shù)革命，并行較短時(shí)間內(nèi)席卷各行各業(yè)。麥肯錫研究所認(rèn)為大數(shù)據(jù)即一種規(guī)模龐大的數(shù)據(jù)集合，其特征為數(shù)據(jù)規(guī)模十分龐大、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)十分迅速、數(shù)據(jù)類型十分多樣以及價(jià)值密度比較低。其中，人事檔案主要是記錄各種人才相關(guān)信息，通過(guò)大數(shù)據(jù)來(lái)管理人事檔案，能夠有效節(jié)約檔案信息查找的時(shí)間，提供更加便捷的服務(wù)。

2 大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理優(yōu)勢(shì)分析

2.1 利于提升效率

采取電子信息形式檔案有助于提升相關(guān)工作者的工作效率。利用計(jì)算機(jī)相關(guān)管理系統(tǒng)能夠減輕從事檔案管理方面工作人員的工作負(fù)擔(dān)，有效提升其工作效率，是現(xiàn)階段檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.2 利于保密存檔

采取電子信息形式檔案有助于保密存檔，當(dāng)需要對(duì)檔案文件進(jìn)行查閱的時(shí)候，無(wú)需提供整卷形式的檔案，只需利用智能檢索工具查找自己所需文件即可，如此不僅使查閱更加快速便捷，還有效避免了其他檔案資料在查閱過(guò)程中被泄露出去，增強(qiáng)了檔案管理的保密性。

2.3 利于查漏補(bǔ)缺

采取電子信息形式檔案有助于對(duì)檔案文件進(jìn)行補(bǔ)漏增缺。對(duì)檔案文件進(jìn)行查漏補(bǔ)缺時(shí)，傳統(tǒng)形式檔案管理必須以手工形式進(jìn)行拆卷、裝卷，而電子信息形式檔案管理只需在相關(guān)管理系統(tǒng)中對(duì)其內(nèi)容直接修改即可，十分便捷，有效提升了工作效率。

2.4 利于標(biāo)準(zhǔn)化管理

采取電子信息形式檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案實(shí)施智能化管理，使其工作環(huán)節(jié)更加規(guī)范、更加標(biāo)準(zhǔn)，不僅有效提升了工作質(zhì)量，還減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

3 當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

3.1 檔案管理設(shè)施與技術(shù)相對(duì)落后

對(duì)企業(yè)單位而言，其在對(duì)人事檔案相關(guān)管理隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，缺乏不但精通檔案管理相關(guān)技術(shù)，而且精通計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的綜合性人才。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理過(guò)程中需要計(jì)算機(jī)方面的技術(shù)支持[1]，盡管目前大部分企業(yè)都具備檔案管理的信息系統(tǒng)，但因?yàn)閷?duì)人事管理方面基礎(chǔ)設(shè)備的相關(guān)投入不夠，導(dǎo)致現(xiàn)行的技術(shù)手段仍相對(duì)落后，部分企業(yè)甚至還采用傳統(tǒng)的管理模式，檔案優(yōu)勢(shì)無(wú)法得到最大化的發(fā)揮，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成了一定的影響。

3.2 檔案管理制度欠缺

目前大部分企業(yè)在其人事檔案相關(guān)管理方面缺乏完善的管理制度，檔案收集及檔案管理缺乏規(guī)范性，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象或者信息缺失現(xiàn)象。此外，企業(yè)在其檔案利用及相關(guān)評(píng)估方面也缺乏合理性，無(wú)法體現(xiàn)檔案真正的利用價(jià)值。

3.3 檔案管理人員素質(zhì)相對(duì)低

現(xiàn)階段我國(guó)大部分企業(yè)中從事檔案管理方面工作的人員通常都身兼數(shù)職，其檔案缺乏專人管理，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下；從事檔案管理方面工作的人員其學(xué)歷普遍較低，且年齡也普遍偏大，因此對(duì)新事物方面及新知識(shí)方面的接受能力不強(qiáng)；大部分檔案管理者缺乏相關(guān)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)匱乏，專業(yè)技能較差[2]。目前大部分企業(yè)仍采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化管理的程度普遍較低。

4 大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理完善措施

4.1 加強(qiáng)檔案設(shè)備與技術(shù)投入

基于大數(shù)據(jù)社會(huì)背景，企業(yè)要想有效解決其目前的困境，一方面需加大檔案管理所需硬件的投入；另一方面需加強(qiáng)軟件方面的建設(shè)及相關(guān)投入力度。在建設(shè)相關(guān)管理隊(duì)伍的過(guò)程中，不僅要配備檔案管理相關(guān)專業(yè)的人才，還需配備計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)的人才。如此才能有效提高其工作效率及工作質(zhì)量。

4.2 完善檔案管理制度

企業(yè)單位在收集檔案相關(guān)信息、整理信息以及提取信息的過(guò)程中需采取一體化形式的控制，而且還應(yīng)在檔案管理相關(guān)工作中實(shí)施相應(yīng)的考核機(jī)制，特別是基于大數(shù)據(jù)社會(huì)環(huán)境下，其相關(guān)工作者必須不斷豐富自身的專業(yè)知識(shí)、不斷提升自身的專業(yè)技能，做到與時(shí)俱進(jìn)，此外還能對(duì)其相關(guān)工作者進(jìn)行督促，激勵(lì)其工作積極性。

4.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

伴隨大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)于檔案管理而言，傳統(tǒng)的管理模式已無(wú)法與社會(huì)發(fā)展需求相適應(yīng)，必須對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，提升相關(guān)工作者的綜合素質(zhì)[3]。主要可從兩方面改進(jìn)：其一，從事檔案管理的工作者必須具有較強(qiáng)的時(shí)代意識(shí)，確保其知識(shí)水平和技術(shù)能力做到與時(shí)俱進(jìn)，以符合大數(shù)據(jù)社會(huì)背景的發(fā)展要求；其二，從事檔案管理的工作者必須熟練掌握大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，可以利用這些技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)、利用，增加其利用范圍。

4.4 增強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)的安全性

基于大數(shù)據(jù)社會(huì)背景下的檔案管理，需充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的巨大優(yōu)勢(shì)，建立便于檔案管理相關(guān)工作人員操作的管理軟件平臺(tái)。主要可從三方面入手∶其一，健全檔案管理信息化方面的水平，建立大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；其二，需將大數(shù)據(jù)這個(gè)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行最大化發(fā)揮，整合其相關(guān)業(yè)務(wù)，改進(jìn)其工作流程；其三，基于大數(shù)據(jù)社會(huì)環(huán)境，嚴(yán)格把控檔案管理相關(guān)部門(mén)的制度要求，確保檔案信息的安全性。

5 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)的社會(huì)背景之下，檔案管理相關(guān)工作也必將面臨新的挑戰(zhàn)，但是有挑戰(zhàn)便會(huì)有機(jī)遇，所以其相關(guān)工作人員需積極學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識(shí)及技術(shù)知識(shí)，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，牢牢抓住機(jī)遇，那么其檔案管理工作便會(huì)獲得新的發(fā)展空間，實(shí)現(xiàn)其更大的價(jià)值。

[1]鮑春宇.信息背景下企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新[J].化工管理，2015(35)：66.

[2]寧慧敏.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)科研單位人事檔案管理的創(chuàng)新探討[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2016(02)：180-181.

[3]魏偉.大數(shù)據(jù)背景下民政檔案管理工作創(chuàng)新路徑探析[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2015(12)：163.