簡(jiǎn)述項(xiàng)目管理中工程變更工作的重要性

付連忠

中國(guó)船舶重工集團(tuán)海裝風(fēng)電股份有限公司 重慶 401122

近年來(lái)，建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)常出現(xiàn)竣工驗(yàn)收階段時(shí)投資超概算的情況。造成這種建設(shè)投資失控，原因是多方面的，施工過程中產(chǎn)生的大量工程變更無(wú)疑對(duì)工程進(jìn)度、質(zhì)量、投資的項(xiàng)目管理工作具有很大影響。因此加強(qiáng)工程變更的管理，提高工程管理水平，提高投資效益，是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。

1 工程變更的現(xiàn)狀

FIDIC條款中的工程變更是指：設(shè)計(jì)文件或技術(shù)規(guī)范修改而引起的合同變更。工程變更包括設(shè)計(jì)變更、工作聯(lián)系單、現(xiàn)場(chǎng)簽證等。

目前，建設(shè)項(xiàng)目在施工過程中的工程變更的管理工作，普遍存在著如下的問題和不足：

工程變更的數(shù)量大。具體體現(xiàn)一是變更的工程量大，即發(fā)生變更的工程量占總量的比例較大；二是變更的頻率高，經(jīng)常出現(xiàn)同一位置、同一內(nèi)容的變更連續(xù)出現(xiàn)、反復(fù)出現(xiàn)。出現(xiàn)這些情況的原因是變更設(shè)計(jì)缺乏科學(xué)的嚴(yán)謹(jǐn)性，存在變更的隨意性。

工程變更審批權(quán)限不清。曾遇到過一張變更單的費(fèi)用上百萬(wàn)元，簽字人員僅建設(shè)單位的現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員，無(wú)項(xiàng)目經(jīng)理簽字，整體項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)詢問，答復(fù)是大概內(nèi)容是知道的，變更原因不清楚；經(jīng)過詳細(xì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)，該變更內(nèi)容與實(shí)際情況嚴(yán)重不符。工程變更尤其是現(xiàn)場(chǎng)簽證的管理沒有相關(guān)審批權(quán)限，是導(dǎo)致工程管理失控的原因之一。

工程變更審批程序有章不循。很多建設(shè)單位都有對(duì)工程變更的管理制度，但是執(zhí)行中經(jīng)常發(fā)生打折扣的情況，很多工程變更單沒有按照相關(guān)的管理制度及審批程序執(zhí)行，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)提供的簽證單審批簽字的人不全，會(huì)簽情況說(shuō)明不清楚。工程變更審批程序有章不循，也是導(dǎo)致工程管理失控的原因之一。

工程變更的格式經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的情況。①不確認(rèn)變更事件是否引起費(fèi)用、工期等調(diào)整說(shuō)明；②不確定變更事件的責(zé)任方；③各方簽字時(shí)間上矛盾；④變更為事件發(fā)生前進(jìn)行意見簽署，容易造成簽署內(nèi)容與實(shí)際情況不符，沒有具體變更數(shù)量，不能如實(shí)反映事件的全貌；⑤變更事件產(chǎn)生后不及時(shí)進(jìn)行各方意見簽署，由于提出要求的時(shí)間過久，事件經(jīng)過沒有全描述，容易產(chǎn)生各方爭(zhēng)議；⑥工程變更單的資料保管和留存不規(guī)范，資料的保管對(duì)施工單位保管有很大的依賴性，建設(shè)單位無(wú)存檔。

工程變更的簽署意見經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的情況。①不注明發(fā)生事件的提出人；②只有簽名，沒有意見；③有意見但不具體，（如僅有“情況屬實(shí)”幾個(gè)字）；④只注明事實(shí)的結(jié)果，沒有結(jié)果的支撐構(gòu)成；⑤只注明事件的結(jié)果，不說(shuō)明事實(shí)起因和過程；⑥不注明發(fā)生事件的責(zé)任承擔(dān)方；⑦沒有關(guān)于調(diào)價(jià)的意見；等等。

這些不規(guī)范的行為，極易產(chǎn)生建設(shè)項(xiàng)目各方對(duì)變更內(nèi)容的爭(zhēng)議，不利于建設(shè)項(xiàng)目的管理工作。

2 工程變更的原因

引起工程變更的原因有很多，主要有如下幾種表現(xiàn)形式：

2.1 主體行為引起的變更

建設(shè)項(xiàng)目主體行為是影響工程變更生成的重要因素。建設(shè)項(xiàng)目主體行為包括建設(shè)單位行為、施工單位行為、設(shè)計(jì)單位行為、監(jiān)理單位行為、分包商行為和材料設(shè)備供應(yīng)商行為等。其中，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位的主體行為對(duì)建設(shè)項(xiàng)目變更的生成具有決定性的作用。例如，①建設(shè)單位為了創(chuàng)造品牌，調(diào)整合同中約定的工程質(zhì)量等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，以達(dá)到評(píng)優(yōu)的目的，勢(shì)必會(huì)帶來(lái)一系列的設(shè)計(jì)變更和施工措施變更。②設(shè)計(jì)專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)偏低、設(shè)計(jì)文件編制粗糙、達(dá)不到規(guī)定的設(shè)計(jì)深度和質(zhì)量要求等因素，勢(shì)必引發(fā)工程開工后的設(shè)計(jì)變更。③施工單位利用設(shè)計(jì)變更、簽證這些費(fèi)用增加，以彌補(bǔ)投標(biāo)時(shí)讓利所造成的損失已成為施工企業(yè)的一種重要手段。另外，建設(shè)項(xiàng)目主體各方參建人員專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和職業(yè)道德水準(zhǔn)也會(huì)影響項(xiàng)目變更，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員職業(yè)道德水準(zhǔn)不高的情形下，極易誘發(fā)人為的不合理工程變更甚至惡意工程變更。

2.2 計(jì)劃不完善引起的變更

在工程項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過程中忽略了某些環(huán)節(jié)，而引起工程變更。一是政策法規(guī)方面，政府出文限制使用原設(shè)計(jì)方案中的部分產(chǎn)品、工藝和技術(shù)時(shí)，建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程必須以相應(yīng)的設(shè)計(jì)變更或施工措施變更的方式予以調(diào)整；二是成本方面，例如工程所在地部分材料供應(yīng)短缺，需進(jìn)行材料品種代換以保障工程順利實(shí)施，從而產(chǎn)生設(shè)計(jì)變更。三是工程質(zhì)量方面，如施工方案不滿足現(xiàn)場(chǎng)施工條件等因素引起施工技術(shù)變更。

2.3 不可預(yù)見事件引發(fā)的變更

在項(xiàng)目的實(shí)施過程中地質(zhì)條件的變化使得原先的設(shè)計(jì)方案不能滿足要求，需要進(jìn)行設(shè)計(jì)變更。例如罕見的暴風(fēng)雨延緩了項(xiàng)目實(shí)施過程，需要進(jìn)行進(jìn)度變更。

2.4 工程合同引發(fā)的變更

工程建設(shè)工程合同中有關(guān)工程變更條款的約定，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目主體各方工程變更行為具有重要的導(dǎo)向作用。當(dāng)合同中具有激勵(lì)和約束作用的工程變更條款時(shí)，合同參與者將最大限度地減少不必要的工程變更，增加合理的工程變更，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的工期、質(zhì)量和成本控制將產(chǎn)生積極的推進(jìn)作用。

3 項(xiàng)目管理中工程變更工作的重要性

雖然建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)已趨完善，但由于工程項(xiàng)目前期工作的條件限制，工程建設(shè)周期長(zhǎng)、投資大，部門協(xié)作、施工現(xiàn)場(chǎng)條件復(fù)雜多變、施工過程遇到的種種不可預(yù)知情況，而施工合同、設(shè)計(jì)文件不可能將施工過程中可能出現(xiàn)的變化全面地反映出來(lái)，因此建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)常出現(xiàn)大量工程變更。施工企業(yè)經(jīng)過激烈降價(jià)競(jìng)爭(zhēng)，將直接導(dǎo)致其應(yīng)得利潤(rùn)的減少，中標(biāo)后在施工過程中利用設(shè)計(jì)變更、簽證這些環(huán)節(jié)的漏洞，采取一些不正當(dāng)?shù)氖侄危ＷC其簽證資料的有效性，以彌補(bǔ)投標(biāo)時(shí)讓利所造成的損失已成為施工企業(yè)的一種重要手段。那么，如何通過加強(qiáng)工程變更工作，保持合同履行的嚴(yán)肅性及公平合理原則，對(duì)項(xiàng)目管理有著舉足輕重的作用。

一般來(lái)說(shuō)，工程變更的數(shù)量越多，對(duì)項(xiàng)目投資影響越大。工程變更發(fā)生越早，項(xiàng)目的已成價(jià)值越小，已消耗的資源越少，后續(xù)計(jì)劃靈活性越大，相應(yīng)的損失就會(huì)越小。變更發(fā)生越晚，變更的破壞性越大，對(duì)項(xiàng)目造價(jià)的影響會(huì)越來(lái)越大，若處理不好，投資控制就很難圓滿完成。

3.1 加強(qiáng)合同管理，從源頭上控制工程變更發(fā)生

工程勘察、設(shè)計(jì)費(fèi)用一般只占建設(shè)工程總造價(jià)的1%～3%左右，但正是這少于3%的費(fèi)用對(duì)工程造價(jià)的影響度占75%以上。必須摒棄重施工、輕設(shè)計(jì)的傳統(tǒng)觀念，抓住設(shè)計(jì)這個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)方能事半功倍，為控制工程造價(jià)把住龍頭。

一切工程變更都必須建立在施工合同的平臺(tái)之上，施工合同應(yīng)明確變更的原則、變更審批程序、估價(jià)原則、審批權(quán)限以及工程簽證的格式要求等內(nèi)容。

3.2 實(shí)行嚴(yán)格的圖紙會(huì)審制度

委托專業(yè)的審圖機(jī)構(gòu)對(duì)圖紙進(jìn)行審查，優(yōu)化設(shè)計(jì)方案，剔除錯(cuò)誤，同時(shí)組織建設(shè)、造價(jià)咨詢、監(jiān)理、預(yù)算審核等部門審閱圖紙，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和矛盾之處，督促設(shè)計(jì)單位修改完善圖紙，減少由于設(shè)計(jì)文件缺陷引起的設(shè)計(jì)變更。

3.3 嚴(yán)格執(zhí)行工程變更原則及簽署權(quán)限

工程變更必須符合合同條款的約定，只有確實(shí)屬于原設(shè)計(jì)不能保證質(zhì)量、無(wú)法施工非改不可的情況才能變更，嚴(yán)格執(zhí)行工程變更的原則。

在履行合同過程中，施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、建設(shè)等參建方均可根據(jù)工程的實(shí)際情況及自身的合理需求提出工程變更，但變更指示均通過監(jiān)理人發(fā)出，監(jiān)理人發(fā)出變更指示前應(yīng)征得發(fā)包人同意。承包人收到經(jīng)發(fā)包人簽認(rèn)的變更指示后，方可實(shí)施變更。未經(jīng)許可，承包人不得擅自對(duì)工程的任何部分進(jìn)行變更。

3.4 嚴(yán)格遵循工程變更程序

施工過程一旦出現(xiàn)工程變更，工程參建方應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款約定辦理變更審批程序：

①變更方提出變更意向書；②召開由建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工等多方會(huì)議，明確是否要實(shí)施變更及各方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，重大工程變更應(yīng)上報(bào)原預(yù)算批復(fù)單位批準(zhǔn)；③如果是設(shè)計(jì)變更，應(yīng)由設(shè)計(jì)單位提供變更設(shè)計(jì)通知單和修改的設(shè)計(jì)文件；④監(jiān)理方簽發(fā)工程變更單；⑤承包人在合同約定的時(shí)限內(nèi)，根據(jù)變更單提出修改的施工方案、工期變化以及費(fèi)用調(diào)整申請(qǐng)等；⑥變更工程實(shí)施及完工驗(yàn)收；⑦各方簽署變更工程簽證單，工程變更行為最終要用工程簽證的形式表現(xiàn)出來(lái)，它是對(duì)合同價(jià)款之外的責(zé)任事件所作的簽認(rèn)行為。

工程變更的簽署應(yīng)表達(dá)清晰具體，不能直接簽結(jié)果，而應(yīng)寫明簽證的事實(shí)依據(jù)，要真實(shí)、全面地反映事件。

簽證必須在變更工程驗(yàn)收后，工程覆蓋前或合同約定的時(shí)限前簽認(rèn)，事后補(bǔ)簽無(wú)效。杜絕施工過程中不及時(shí)辦理，卻在竣工驗(yàn)收時(shí)搞回憶錄式的集中簽證現(xiàn)象。

3.5 加強(qiáng)工程變更的簽證審核

事后控制即工程變更的事后審核，主要體現(xiàn)在結(jié)算時(shí)變更工程造價(jià)的審核。要求審核人員具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、很高的專業(yè)技術(shù)水平和敏銳的洞察能力，并做到大膽懷疑、小心求證。

首先要詳細(xì)分析變更工程資料，吃透圖紙；通過實(shí)地踏勘測(cè)量來(lái)確定變更項(xiàng)目的真實(shí)性和數(shù)量的準(zhǔn)確性；審核人員還應(yīng)深入市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查研究，掌握變更工程材料、設(shè)備的實(shí)際市場(chǎng)價(jià)格，合理確定變更工程價(jià)款。

3.6 建立完善的工程變更檔案管理制度

無(wú)論對(duì)單個(gè)的工程變更單的管理工作做到如何認(rèn)真負(fù)責(zé)、仔細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)，沒有一套完整的工程變更檔案管理制度，工程變更管理工作都將付諸東流。因此，必須將工程變更管理工作視為一套完整的體系操作，建立完善的工程變更檔案管理制度，才能鞏固工程變更管理工作的成果，確保工程造價(jià)的良好控制。

設(shè)計(jì)變更單、聯(lián)系單和簽證單要進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、分類、排序、歸檔等，嚴(yán)禁出現(xiàn)斷號(hào)、重號(hào)和錯(cuò)號(hào)。為了確保資料完整齊全，必須分別建立聯(lián)系單和簽證單的《登記臺(tái)賬》。聯(lián)系單和簽證單的臺(tái)賬內(nèi)容包括序號(hào)、編號(hào)、名稱、內(nèi)容概要、費(fèi)用金額、簽發(fā)時(shí)間、主要責(zé)任人等。登記臺(tái)賬必須保證及時(shí)性。聯(lián)系單和簽證單的臺(tái)賬要有專門的檔案員負(fù)責(zé)建立和登記。在竣工結(jié)算審核、財(cái)務(wù)決算審計(jì)和竣工驗(yàn)收時(shí)，需要提供聯(lián)系單和簽證單資料，必須同時(shí)提供聯(lián)系單和簽證單的臺(tái)賬，以證明所提供的聯(lián)系單和簽證單資料的完整性和齊全性。變更設(shè)計(jì)或現(xiàn)場(chǎng)洽商實(shí)施后，必須如實(shí)全部在繪制竣工圖中。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，工程變更的復(fù)雜性以及表現(xiàn)形式的多樣化，工程變更在項(xiàng)目管理工作中是極其重要的，工程一旦發(fā)生變更，勢(shì)必影響到項(xiàng)目建設(shè)單位和施工單位的切身利益，因此，需要項(xiàng)目參與各方做好工程變更的管理工作，建立專業(yè)管理組織以及完善的管理系統(tǒng)，提高項(xiàng)目各方管理水平，實(shí)現(xiàn)工程順利推進(jìn)，真正體現(xiàn)出項(xiàng)目管理的高水平，提高建設(shè)項(xiàng)目的投資效益。