談單位工程組卷誤區之驗評文件與施工記錄及試驗報告一一對應放置

羅達興

(浙江省二建建設集團有限公司，浙江 嘉興 314201)

一在建火電廠，進入了竣工資料的組卷階段，在其《項目文件管理實施細則》中有這樣的規定：“施工記錄及試驗報告(作為驗評文件的支撐性文件，放置于相應的驗評表后)”，那么他所提到的支撐性文件有哪些呢，其細則中羅列了34種之多，比如，中間交付驗收交接表及重要工序交接記錄，定位測量放線記錄，建筑物垂直度，標高測量記錄，混凝土配合比通知單，砂漿配合比通知單，砼澆筑通知單，混凝土攪拌記錄，高強度螺栓緊固情況匯總，直埋螺栓偏差記錄，混凝土試塊強度報告(含統計表)，混凝土強度評定記錄，土方回填試驗報告(含土壤擊實試驗報告)，其它材料試驗報告等等。如此多的支撐性文件都放置于驗收文件之后，且不說做到一一對應的難度，僅是在驗收文件中找到這些支撐性文件，對查閱檔案的人，都會是難題。基于此，下面探討這種一一對應放置文件的諸多不合常理之處。

1 從支撐性文件的定義談文件放置

支撐性文件：是對驗收文件構成起到至關重要的作用的文件。作用既然有輕重之分，當然就不能把所有起作用的文件都作為支撐性文件來使用，因而，把所有施工記錄及試驗報告都作為支撐性文件來使用，勢必造成支撐性文件意義的盲目放大與濫用了。譬如一個重大施工方案，我們組織一場專家論證，形成一個指導性的文件作為方案的支撐，是必要的，有意義的，但如果把一個普普通通的會議紀要，或者一次施工單位內部的討論記錄，亦做為方案通過的支撐，則有螳臂擋車，說服力不足之嫌。再比如，一棟高樓，其內在結構的荷載計算，已經足以支撐其自身的重量和抵御外在因素的影響，則沒必要再加注外部支撐來強化大樓的穩定性和干擾大樓的簡潔布局。

2 從驗收文件產生的時間與特性談施工類文件的放置

驗收是建筑工程在施工單位自行質量檢查評定的基礎上，參予建設活動的有關單位根據相關標準以書面形式對工程質量達到合格與否做出確認[1]，由此可見,驗評是施工接近尾聲的階段性文件，而施工記錄是施工技術類文件中獨立成型的施工進行時的過程文件，先施工后驗收正是這兩類資料形成的形像表述。這種工序先后的特質也應當在組卷中先后得到呈現，有施工卷的鋪墊再到驗收文件的總結，就水到而渠成地展現了整個單位工程的整體狀態。然而如前所述的，如果把眾多的施工記錄放到驗收文件之后，會打亂了項目文件先后產生的順序。

同時，驗收文件的排列也不應被非屬性的文件打亂格局。火力發電廠土建工程質量驗收劃分為單位(子單位)工程、分部(子分部)工程、分項工程和檢驗批[3]，也就是我們平常所說的驗評文件。這種明確的劃分，使驗評文件成為了相對獨立的文件構成體系。而施工記錄及試驗報告是在施工過程中對工序自身的記錄，也兼具明顯的時間性與獨立性，也就是我們平常所說的施工技術類文件。兩種具有明顯不同特征的文種，不分青紅皂白，一味地揉捏到一個相對獨立的驗收體系文件中，必然會使質量驗收體系劃分的清晰脈絡和規整條理受到影響，從而讓驗評文件顯得臃腫和雜亂。

按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷[2]。組卷的目的是達到檔案的完整，條理，易查找。歷經時間積淀的眾多類型的施工記錄文件，放置到工程進行到一定時段或者尾聲才一蹴而就的驗收文件之后，不僅顛倒了順序，而且還有著螞蟻吃大象的嫌疑。事實上，指向單一的驗收文件，要吞噬為數龐大的施工記錄與試驗報告類文件，以小搏大，著實捉襟見肘。像本文開篇所提到的中間交付驗收交接表及重要工序交接記錄，建筑物垂直度，標高測量記錄，混凝土強度評定記錄等等，要在驗收文件中找到一一對應的位置，恐怕并不容易。也就是說驗收文件的局限性并不能包容眾多的“支撐性文件”，更難做到與之一一對應。如果免強放置在一起，讀者要在這種不對應的搭配中找到某個施工記錄類的文件，其結果可想而知。

3 一 一對應放置是個別驗收資料的需要，不可放大到全局

那么，是不是施工技術類文件與驗收類文件完全不能對應放置呢？當然不是。一一對應是部分驗收資料與支撐性文件的組卷排列形式，比如隱蔽類資料，在驗收中起到明確的指向作用，而且在驗收中這類施工記錄也起到了關鍵的畫龍點睛的作用，這類文件是可以一一對應放置的。實踐中，這類文件往往在驗評資料報審中作為了附件出現，有較明顯的支撐作用，可以說這類施工類文件已與驗收文件密不可分，像這樣的對應組合，合情合理，當然不用進行拆分歸類。由此可見，組卷是嚴謹必要的歸組行為，而不是搞一刀切。

事實上，檔案管理者的知識局限性以及檔案管理人員的流動性，必然會加劇無緒文件查找的難度，所以現實中迫切需要檔案的規范化構成，從而形成檔案的規范化標準化管理。順應這種迫切的需要，我們國家針對檔案管理進行了及時的規范與界定。下面我們分析相關的檔案規范中對組卷的要求。

4 從火電建設項目文件收集及檔案整理規范談組卷的文件分置

《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》DL/T 241-2012中對組卷文件排列就做了具體分類，其規定中寫道：“8.4.3 單位工程文件,應按單位工程綜合管理文件、施工記錄及相關試驗報告、質量驗收文件順序排列[3]”。可見單位工程文件已被檔案規范明確劃分為了管理類文件，施工技術類文件，驗收類文件三類，特別值得指出的是施工記錄及相關試驗報告是這三類文件的構成之一，在這里檔案規范對此類文件獨立性作了鮮明的肯定，而不是驗收文件的附屬品。把所有施工技術類文件作為支撐性文件放到驗收文件中的做法，明顯違背了這一劃分規定。這就形同我們的檔案規范本為將單位工程資料塑造成一個完整的體形，有完美的上中下三個部分，卻被運用者給腰斬為兩截，不僅使其失去了機能與比例的美，抑或是要把整個的軀干都給掏空了去。

本文開篇提到的實施細則，在這份細則中對支撐性文件羅列了34項之多，而我們的驗評文件從檢驗批到分項分部也有十幾種不同的類型，根據排列組合的數學原理，如果要做到一一對應放置，那么排列組合的可能將會是一個龐大的數字，沒有統一的標準，整個火力發電項目建設現場諸多施工單位各有各的看法各有各的理解，豈不是要爭議不斷，混淆不清。正因為確定為支撐性文件的數量眾多，驗收文件也數目巨大，不同類型的文件相互穿插不易于標準化管理，所以，應該認真去遵守和執行。

5 造成這一誤區的原因

經過筆者多次參予竣工資料編纂的了解，誤區其本質是我們的檔案管理人員為了在檔案檢索中意圖方便，拿一份驗收文件出來就想把所有的施工記錄與試驗報告都一下就找到，拔出蘿卜帶出泥，希望一目了然，希望通過一份驗收文件包羅所有過程文件。窺豹一斑，欲知全部森林，結果，犧牲了兩大類文件的完整性與獨立性，不僅組卷雜亂無章，而且增加了組卷的多余的工作負擔，甚至于造成有的文件成為了燈下黑，查找無影。

6 結 語

綜上所述，我們的檔案管理者應當提高自身的專業知識素養，早日走出單位工程組卷中眉毛胡子一把抓的誤區。重視檔案的規范化集成，尤其是要理清檔案構造的條理，分門別類，井井有條地讓我們的檔案展現出微觀的細膩和宏觀的大氣；既體現科技的嚴謹，又體現文件的陣列性與豐富性；便于組織，便于查找，便于檔案保存期滿的篩選、注銷與繼續留存；決不能因一時圖省事，縱容了只為應付檢查的短視行為。