醫院數字檔案室構建及思考

寧莉燕，施建紅

（南通市第一人民醫院院辦，江蘇 南通 226001）

檔案是醫院信息資源的重要組成部分，為醫院經營管理、醫療服務評價、疾病預防控制、社會醫療保障、保險理賠、醫療糾紛和法律案件等醫院的醫、教、研、管理各方面及患者權益維護提供基礎信息及重要依據［1］。建設數字檔案室可運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，形成文件全生命周期一體化管理新體系，并通過不同類型網絡提供共享利用，使醫院檔案服務受眾從醫院檔案管理者擴展為全院員工再擴展為大眾，實現醫院檔案室從封閉保管型的傳統管理模式向開放服務型的信息化管理模式轉變。

1 醫院數字檔案室構建背景與作用

我院有著110年的發展歷史，留下了豐富且寶貴的“老檔案”。隨著醫院業務、規模的擴大，信息化建設的深入，醫院每天都產生大量“新檔案”，生成形式、范圍與種類多元化趨勢不斷加快，亟需形成新機制來確保“新檔案”的管理；隨著醫院各部門對檔案信息所隱藏的規律與趨勢的日趨關注，檔案利用需求不斷增長。然而醫院專、兼職檔案員人數有限，日常事務日益繁重，專業知識亟待提升，醫院檔案信息化建設相對滯后，為中心工作提供主動服務顯得捉襟見肘［2］。

據調查顯示，我省2014年已有41.4%的單位完成或部分完成檔案數字化建設，12.6%的單位基本建成數字檔案室。據文獻搜索顯示，醫院數字檔案室建設呈持續增長趨勢，是醫院信息化建設的必然選擇［3］。規范建設醫院數字檔案室，可確保各類檔案收集齊全完整，有效保護檔案原件，實現檔案信息資源安全共享，便于利用包括編研工作及各類臺賬的收集、整理及管理，減少檔案傳統調閱、復印等相關人力、物力支出，節省檔案存儲空間，大大提高檔案管理人員工作效率以及檔案主動服務醫院及社會大眾能力與效益，逐步實現“互聯網+檔案資源”的目標，成為醫院“智慧醫院”及“互聯網+醫療”建設的重要推力。

2 醫院數字檔案室構建過程

數字檔案室建設是一項工作量大、要求高的工作，需要有扎實、規范的傳統整理業務基礎做保障。作為市檔案館接收檔案單位，我院必須在市檔案局、市衛計委監督指導下，緊緊圍繞省、市檔案局制定的數字檔案室建設標準、紙質檔案全文數字化工作要求、電子文件歸檔與管理規定等規范性文件，結合《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作規范》及市檔案館檔案接收標準，全面組織開展，統籌做好檔案工作省星級標準測評、檔案進館及數字檔案室建設各項工作。

2.1 組織管理

建立醫院數字檔案室建設領導小組及工作組，明確分工及職責，將檔案信息化納入醫院信息化總體規劃，健全醫院檔案信息化管理制度，確保電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作規范，落實有效。

2.2 基礎設施建設

首先，選擇符合國家檔案局規定的檔案管理軟件，確保電子數據符合進館要求。同時該系統軟件必須功能齊全、適用性強、兼容性好，能與醫院辦公自動化管理系統（OA系統）、業務系統等現有的信息管理系統兼容互通，以利于電子檔案材料的在線歸檔、共享和使用。

隨后按照系統所需軟硬件、網絡環境及安全保障系統進行配備，共建檔案管理網絡平臺，實現全院檔案信息安全共享的同時，聯通電子政務網，并能與市數字檔案館實現在線數據移交和查閱共享［4］。

2.3 數字檔案資源建設

數字檔案室的檔案資源包含文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業等各門類電子檔案、傳統載體檔案數字副本和數字資料等。條件成熟后，公務電子郵件、網頁等門類的電子檔案也將作為數字檔案資源建設內容。

2.3.1 檔案目錄數據庫建設。檔案目錄數據庫建設是指建立室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數據庫。需要按照相關標準，對醫院原室藏檔案案卷級、文件級目錄數據庫進一步完善，保證目錄與檔案的統一性，從根本上保證數字檔案信息資源的有效檢索。

2.3.2 室藏傳統檔案數字化。傳統檔案數字化主要是將保管期限為永久、長期（30年）的傳統的文書檔案、科技檔案、會計檔案、業務檔案、特種載體檔案數字化，并實現電子檔案數據與目錄數據有效掛接，所以檔案數字化工作面廣量大，我院擬以室藏傳統檔案整體外包給專業檔案數字化制作公司完成的形式，履行檔案數字化備案職責，并落實符合醫院實際情況的檔案數字化規劃和方案，做好檔案鑒選、規范化整理、數字化（檔案掃描，圖像處理、質檢、存儲，數據掛接、驗收、備份）及安全保密工作［5］。

2.3.3 及時收集現有電子文件。逐步使數字檔案室與醫院OA系統、業務系統及其他系統環境兼容匯通，實現在線歸檔等功能。制訂并不斷完善電子文件歸檔范圍和保管期限，確保及時全面收集OA系統中產生的文書電子文件，業務系統及其他環境產生的應歸檔的電子文件，加強對電子文件歸檔的監督與指導，保障檔案收集齊全完整。

2.4 電子檔案保管與利用

配備專人負責電子檔案數據的維護與管理，電子檔案核心數據庫需物理隔離，實現數字檔案室系統安全運行及電子檔案數據的實時恢復使用，建立電子檔案安全保管和備份制度，定期檢測電子檔案，并采取相應措施保證其有效性。根據要求進行電子檔案備份，實行異質三套保存。

按權限采用數字檔案室系統為本院各部門和個人提供檔案目錄和相關全文查詢，有效提高檔案查全率、查準率。采用PDF等電子文檔格式，編制供本單位參考應用或宣傳的文件匯編等電子檔案編研成果，同時建立電子檔案借閱及利用效果登記臺賬。

2.5 檔案規范及業務技能培訓

按照醫院數字檔案室分步驟實施各階段的需要，對參與醫院數字檔案室建設人員、專兼職檔案人員及醫院所有工作人員開展各級各類檔案規范及業務技能培訓。

3 可能遇到的問題及解決方法

3.1 進程控制問題

醫院數字檔案室建設涉及面廣，工作量大，需要充足的人力與經費及規范的制度作為保障，才能確保數字檔案室建設的順利開展。如何確保人力與經費的投入，領導重視至關重要。要大力宣傳數字檔案室建設，使醫院領導、中層干部、職工都能充分認識數字檔案室建設的重要性，更好地支持檔案信息化工作，把數字檔案室建設納入重要議事日程，與醫院信息化建設同步規劃、同步發展。同時根據相關規定與醫院實際，制定全新完善、符合實際需要的管理規章制度及實施方案，通過建章立制保障數字檔案室建設工作安全、有序地開展。

3.2 系統兼容問題

醫院現有檔案管理系統與OA系統、業務系統未能有效兼容，也未能聯通電子政務網，實現與市數字檔案館在線數據移交和查閱共享。我院將把握市檔案局升級使用市電子文件綜合管理系統及醫院重建OA系統的時機，選擇符合國家、省、市檔案局相關規范的數字檔案室系統全面統籌兼顧，實現醫院數字檔案室系統、OA系統及其他生成電子檔案的信息系統和市電子文件綜合管理系統兼容聯通、共享利用。

3.3 范圍控制問題

我院室藏檔案豐富，量多面廣。為了使投入的人力物力得以充分、合理有效的配置，在保證檔案信息安全的基礎上，最大限度發揮數字化成果的經濟和社會效益，需要對數字化檔案的范圍進行鑒選。我院將從檔案價值鑒選和開放鑒選兩方面，遵循“利用優先、開放共享、搶救保護、系統完整”原則，制定科學實施方案，妥善實施。

3.4 前端控制問題

為了從整體上控制文件和數字化檔案的信息質量，必須制訂完善并嚴格落實電子文件歸檔范圍與保管期限表，重構檔案資源生命周期管理操作新流程，對于正在形成的電子文件，檔案工作要提前介入到文件管理階段，關注文件的形成及其運動過程的有機聯系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性。把文件管理體系與檔案管理體系融為一個統一的系統工程，形成文件生命周期一體化管理新體系。

3.5 質量控制問題

數字檔案資源的質量決定了數字檔案室建設的成效，而其重點即在對檔案數字化工作的質量控制。要與檔案數字化業務外包單位簽訂合同，制定制度，明確檔案數字化時，先對檔案規范化整理，檔案原文按文件順序逐頁掃描，防止漏掃和跳掃，分辨率不少于300DPI，進行圖像處理與質檢，保證掃描質量。數字化文件以單頁JPG或多頁TIFF格式和雙層PDF格式各一套，以供保存與利用的需要。在市檔案局指導下，開展數據驗收工作，確保目錄數據、圖像數據及數據掛接總體質量抽檢率不低于5%。

3.6 安全控制問題

我院數字檔案室建設需要注意檔案數字化外包安全及電子檔案管理與使用安全。要充分考慮檔案數字化場所的環境安全，用合同和制度明確外包業務工作職責和任務，簽訂保密協議。針對電子檔案信息的可變性和易丟失性，對電子檔案實行異質三套備份保存，配備防病毒、防入侵等軟件，使所有檔案在光盤、移動硬盤、OA服務器等載體上實現高質量的安全存儲和管理，并且科學、嚴格設置系統使用權限并授權，對系統進行防復制、防盜竊處理，確保檔案信息化管理體系的安全可靠。

［1］ 張 琦，劉 軍.醫院數字檔案室建設［J］.中國檔案，2012，51（3）：88.

［2］ 寧莉燕.利用信息技術創新醫院檔案管理的做法和思考［J］.江蘇衛生事業管理，2016，27（3）：118-119.

［3］ 王俊寰.醫院檔案數字化建設的實踐與思考［J］.山東檔案，2016，31（2）：74、76.

［4］ 徐葉黎.醫院紙質檔案數字化鑒選工作實踐［J］.浙江檔案，2015，32（4）：63.

［5］ 張 莉.醫院綜合檔案室的數字化建設［J］.中國衛生產業，2012，9（4）：169、171.