試論醫院檔案管理工作中存在的問題與對策

張 楠 許志穎

（山東省濱州市人民醫院 山東濱州 256600）

前言

檔案是企業單位發展的經驗積累，檔案管理能夠體現出醫院的管理水平以及工作質量，由此可見檔案管理在現代醫院管理中的重要性。對此，醫院應當采取有效的方法，健全檔案管理制度，并提高管理人員的綜合素質水平，為我國醫療衛生事業未來的發展奠定有力基礎。

1 醫院加強檔案管理的重要意義

1.1 醫院發展歷程的記錄

檔案管理是一項漫長的過程，是對醫院歷年發展情況的真實記錄，醫院的檔案管理涉及到設備、技術、人事、醫療等各方面的內容，這也使得醫院管理者與醫護人員可以了解到醫院近年來的發展情況，總結出自身存在的弊端，并通過整理規劃，最終指明醫院未來的發展方向。

1.2 不斷的提高醫院的醫療質量

病例也是檔案管理中的重要部分，它收錄了各種疑難雜癥以及病患信息，是醫院開展科研項目的重要材料，更是評價醫院總體醫療水平的重要指標。隨著信息化技術在醫療衛生領域的廣泛應用，病例的開具與保存更加的便利，病人也可以隨時隨地的了解到自己的身體狀況，這就使得病例檔案晉升為保障醫患合法權益的重要憑證，因此，醫院想要不斷的提升自身的檔案管理水平，就應當加大對病例的重視力度，進而不斷的提升自身的總體醫療質量。

1.3 利于醫院建設工作的進一步開展

隨著國民生活水平的不斷提高，對于身體健康的重視程度也越來越高，醫院想要不斷的順應時代發展潮流，就需要將檔案管理工作提到醫院日常管理日程上來，充分的了解醫院的日常運作情況。檔案中包含醫院人事系統的運作情況，通過對檔案進行合理的分析與利用，能夠幫助醫院建立起人事信息系統，實現對人力資源的科學管理。醫院屬于公共基礎設施，其內部的人員情況較為復雜，人事檔案的管理可以為醫院人力資源的管理提供有力依據，使人力資源得到合理的分配，從而進一步促進醫院管理工作的健康發展[1]。

1.4 利于醫院人才選拔

人力資源是現代企業的核心競爭力，醫院想好獲得更好的發展，就需要招納更多的賢人志士，為醫院輸送新的血液，提高醫護人員的總體水平。檔案在醫院與人才之間構建起溝通的橋梁，醫院通過檔案能夠了解到應聘者的實力水平以及薪資期望等，使人才選拔的內容不斷簡化。在此基礎上對人才進行適當的培訓，進而不斷的提高醫護人員的綜合素質水平，從而達到現代醫院的建設要求，促進我國醫院管理工作的正常開展。

2 現代醫院檔案管理中存在的問題分析

2.1 管理制度不夠完善

目前，我國大部分醫院對于檔案管理工作都不予重視，致使在實際檔案管理環節頻繁的出現問題。醫院并沒有建立起系統的檔案管理制度，檔案資料都被分散至各個科室中，并沒有實現集中管理，且現代檔案大都以電子數據的形式存在，在傳輸過程中很容易出現丟失或損壞等現象，影響到信息的傳遞，對醫院的正常運作也帶來了很大的影響。

2.2 檔案管理內容模糊

醫院中包含心腦血管、腎臟、呼吸道等大量科室，不同科室負責人體特定身體部位的疾病診斷與質量工作，因此所產生的檔案也存在巨大的差異，但一些醫院并不重視對檔案的科學分類，將所有的檔案都融合到一起，為醫護人員的查找與利用帶來極大的不便。

2.3 對檔案管理不予重視

大部分醫護人員認為檔案資料中記載的都是醫院過去的情況，與現在的管理工作沒有關系，因此也不注重對檔案的收集與保存。一些醫院將全部重心放在經營上，將檔案交由一些無關緊要的部門進行管理，最終也使得醫院的檔案陳舊、使用效率低下等，對于醫院未來的發展帶來了十分不利的影響。

2.4 管理人員的素質不高

目前，我國大部分醫院都沒有設置獨立的檔案管理部門，有關的管理工作由其他部門的人兼職代理，管理內容也相對簡單，這就使得檔案管理長期不受到醫護人員的重視，檔案丟失與損壞的現象嚴重，醫院也并沒有對此整理出相應的懲罰措施，最終導致檔案管理始終無法跟上醫院的發展步伐[2]。

3 加強對醫院檔案管理的重要對策

3.1 強化檔案資源利用效率

檔案管理是一項系統的過程，醫院的管理人員應當從材料收集、材料整理以及檔案保管等多個角度出發，構建起系統的檔案管理體系，完善檔案管理人員的服務內容。管理人員應當始終站在醫院發展的大方向上去看待問題，綜合不同年代的醫院管理制度，制定新的檔案服務計劃，改善傳統的檔案服務觀念，并不斷的拓寬服務領域，使醫院檔案管理工作能夠積極成長成長，并為醫院的人才管理、干部聘用、工資福利等方面的工作提供全面信息數據。

3.2 建立起網絡檔案管理系統

在信息化時代背景下，醫院應當將互聯網技術滲透到檔案管理工作當中，構建健全的網絡檔案管理系統，并在其中設置大量的模塊，實現對檔案的分類管理。注重對網絡分析軟件等的綜合利用，實現對檔案數據的分析與整理，使互聯網能夠得到充分的開發與利用。通過利用信息化技術，使檔案能夠得到集中管理，從而簡化檔案管理步驟。與此同時，醫護人員利用社交軟件進行數據資料的傳遞與共享，也有效的提升了檔案的使用效率。

傳統的檔案管理需要占取大量的空間，且對于空間的環境要求高，檔案查閱與傳遞需要通過人工方式進行，受到交通因素的影響，檔案無法準時的送至需要者的手中，這也在一定程度上影響到了醫院的正常運作。醫院利用信息化檔案檔案管理的方法，可以節約大量的空間，檔案以數據的形式被存至計算機中，不會受到氣候等外界因素的影響，極大的提升了檔案管理質量。醫院不必擔心檔案室的防水防火問題，只需要在計算機中安裝防火墻即可，提升了檔案存儲的安全性[3]。

3.3 提升檔案管理人員素質

負責檔案管理的人員需要具備一定的專業素養，對此，醫院應當加強對檔案管理人員的培訓，建立起獨立的考核與獎懲機制，使管理人員能夠擁有更強的責任感。工作人員與應當加強對自身技能的訓練，利用現代化先進的科學技術進行檔案管理，積極的借鑒先進單位的管理經驗，不斷的提升檔案管理質量。與此同時，醫院也應當加強對《檔案法》的宣傳，做好法制建設工作，使工作人員能夠樹立起依法管檔的意識，確保檔案內容的真實性與嚴肅性。

4 結語

綜上所述，檔案管理對于醫院的發展具有十分重要的作用，對此，醫院領導應當加大對檔案管理的重視力度，緊跟時代發展步伐，利用現代科學技術手段，構建創新的檔案管理制度，并不斷強化管理手段，使醫院檔案管理工作能夠向著更好的方向發展。

[1]侯紅梅，冀云濤，任小青，王美珍.淺談信息化在醫院檔案管理工作中的科技支撐效用[J].內蒙古科技與經濟，2017（02）：34～35.

[2]馬茂盛.新醫改背景下醫院檔案管理的改進方法探究[J].黑河學刊，2016（05）：20～21.

[3]嚴莊婷，周翠蘭.醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路探索[J].辦公室業務，2016（01）：94+96.