加強獨立院校教學秘書隊伍建設的思考

路 璐

（中國礦業大學徐海學院，江蘇 徐州 221008）

我國高等教育正由外延發展向內涵轉變。提高教育教學質量、滿足師生日益多元化的訴求，對于包括獨立院校在內的高等學校一線教學管理人員提出了新的工作要求和挑戰。重視并加強獨立院校教學秘書隊伍專業化建設，對于獨立院校深化教學改革、提高教學教學質量，全面推進獨立院校的發展具有重要意義和作用。

一、獨立院校教學秘書的職能與作用

教學秘書是高校最基層的教學管理人員，主要職責是做好學院的教學管理工作。其工作主要內容包括（1）負責本系（專業）課程編排、選課、教材征訂、考試組織、學評教等日常教學管理；（2）督責學生學籍管理、教師工作量統計、時間教學等工作；（3）負責學院的教學檢查、教學基本書籍資料收集、教學相關檔案管理等工作；（4）協助學院的培養方案制定、教學計劃落實、教學管理相關制度的修訂、專業建設、課程建設、教學改革、教學研究等組織管理工作；（5）及時準確傳達學院各項政策，收集上報和溝通反饋各方的意見建議；（6）完成領導交辦的與教學管理相關的工作任務。其服務對象包括學生、教師、教學管理部門即教務處管理人員、學院領導和其他教學管理人員等四大群體。

從教學秘書的工作內容和服務對象來看，教學秘書的工作幾乎涵蓋了教學事務的方方面面，是高校教學管理得以順利運轉的中樞神經。其主要職能作用體現為以下方面：

1、紐帶和橋梁作用。教學秘書既要負責把上級的各項政策和制度及時準確地傳達給相關系部和師生，還要及時地發現教學管理過程中的問題，各方面的意見建議向上級反饋。且由于大部分獨立學院很少有自己的專任教師，外聘教師數量多且來源復雜，保持與外聘教師暢通的聯系與溝通是教學秘書重要工作之一。因此，教學秘書是學院和系部、師生間聯系的橋梁，也是學院與外聘教師之間相互溝通的紐帶。

2、組織和協調作用。一項教學計劃和任務實施是否到位有效，需要教與學的各個主體的相關配合。教學秘書不僅要對教學計劃和任務負責做出具體安排，還要負責把具體環節和工作組織落實到位。此外，教學秘書還要有效地發揮溝通上下、協調左右的職能，組織協調好各項教學事務，保證部門、師生等每一個主體在每一個教學環節有機地配合運行，進而保證各項教學工作的順利進行。因此，教學秘書是整個教學管理過程中重要的實施者和輔助者。

3、監督和檢查的作用。教學秘書參與教學活動的全過程，是了解教學活動實施和完成情況最直接和最全面的關鍵角色。教學秘書不僅要按教學大綱要求進行檢查和監督教學實施情況，組織開展教學評價活動，還要及時向教學管理部門和院領導反饋教學管理中的問題，為有針對性地推進教學改革提供重要參考，因此，教學秘書是高等院校教學質量的檢查員和監督員。

4、信息管理和服務的作用。教學活動中產生的各類信息是上級制定決策、做出工作指導的依據。信息的及時性、客觀性、全面性和準確性影響著教學管理工作的效率和質量。教學秘書通過對教學資料和信息的收集整理和匯總分析，對總結教學方法和經驗、發現和解決問題、推進教學改革、改進和提高教學質量能夠提供重要決策參考依據。因此，教學秘書是高等院校教學管理的信息員和參謀員。

二、獨立院校教學秘書隊伍建設中存在的問題

雖然教學秘書的重要作用眾所周知，且大部分獨立院校均設置了“教學秘書”這一工作崗位，但受各種因素的影響，許多獨立院校的教學秘書隊伍建設還存在著一些亟待解決的突出問題。主要體現在：

1、院校層面：對教學秘書隊伍建設的重視程度不夠。領導重視是進行教學秘書隊伍建設的前提。大部分獨立院校更重視專任教師隊伍建設。有的領導甚至認為教學秘書的工作只是簡單的業務勞動，不需要專業技能，什么人都可以干，對教學秘書工作的重要性普遍缺乏足夠重視。主要體現為對人員數量配備不足、選聘隨意性較大、缺乏技能培訓、為其職業發展給予的晉級和深造機會少。這一方面導致教學秘書隊伍穩定性不夠，另一方面也嚴重挫傷了教學秘書主動開展工作、創造性開展工作的動力，從而嚴重影響到教學管理工作效率和質量。

2、個人層面：教學秘書自身綜合素質仍需提高。目前，教學秘書隊伍的來源多樣，學歷層次普遍偏低，很大部分人員沒有教育學和管理學相關專業的學習培訓，主要靠其他教學秘書或教務處工作人員的傳幫帶來熟悉和學習業務，此外，由于教學秘書工作量較大、內容繁雜、責任重權力輕，導致有些教學秘書工作狀態為“工作等計劃、事事等通知”，僅僅滿足于完成學院或教務處的規定任務和重復性任務，缺乏對工作的思考與創新，也導致有些教學秘書因忙于繁雜的日常工作而沒有精力去進行業務能力提高或管理研究。這些因素都嚴重影響了教學秘書綜合素質的提高。

3、制度層面：專業化規范化管理程度不夠。獨立學院成立之初多是由普通本科高校與社會力量合作舉辦，相比較一二本院校來講，在辦學管理的制度建設和運行機制方面還沒有達到規范化專業化的程度，還需要不斷地健全和完善。對教學秘書隊伍制度建設而言，還存在以下問題：一是在選聘制度方面，缺少對教學秘書崗位分析和定位，沒有規范的聘用機制；二是在崗位職責界定方面，由于獨立學院受辦學成本約束，普遍的做法是實行管理崗位人員“一崗多責”制，對教學秘書崗位而言工作職責范圍界定模糊不清；三是在薪酬待遇制度方面，教學秘書崗位待遇普遍不高，學習培訓機會較少、職級職稱晉升渠道偏窄，隊伍缺乏穩定性；四是缺乏科學的考核評價機制，教學秘書職業倦怠、服務意識不強、缺乏創新的現象容易發生。這些制度層面的問題一定程度影響了教學秘書的主體作用和能動作用的發揮。

三、加強獨立院校教學秘書隊伍專業化建設的建議

隨著獨立院校辦學管理體制機制改革，獨立學院辦學自主權進一步擴大，管理重心逐步下移，建設一支結構合理、素質能力高、服務意識強的專業化教學秘書隊伍尤為重要。

1、要充分認識并高度重視教學秘書專業化建設的重要性。要推進獨立院校內涵建設，首先，獨立學院要克服“重教學輕管理”的錯誤觀念，充分認識到教學秘書在管理中的重要作用，把教學秘書隊伍專業化建設擺在提高教育教學質量工作的重要位置加以重視；其次要充分認識到教學秘書工作是一項科學性、知識性和實踐性很強的工作，要理順學院、教務處和系部之間的管理職責與權限，充分調動教學秘書工作積極性和能動性。

2、要重視并加強教學秘書隊伍專業化素質建設。要實現教學秘書由經驗型、事務型向專業型、研究型轉變，需要進一步提高教學秘書的專業化職業化素質。既要注重培養教學秘書自身的“職業意識”，如責任意識、服務意識、參謀意識、計劃意識、管理意識、創新意識、評估意識、信息意識、檔案意識、法制意識等，還要加強“職業能力”培養，如學習能力、研究與設計的能力、溝通與協作的能力、執行能力、表達能力等。為此，獨立院校要不斷拓寬教學秘書學習新技能、專業化培訓的渠道，教學秘書個人也要樹立終身學習意識、創新意識、服務意識，將自己打造成綜合業務能力過硬的復合型管理人員。

3、要重視并加強教學秘書專業化管理制度建設。一是要建立規范化的選聘制度。要按照按需設崗、人崗相適的原則，對教學秘書崗位進行科學分析和定位，合理設置教學秘書崗位和數量，規范設定選聘標準和流程、科學界定工作職責與內容。二是要建立常態化的學習培訓制度。要把加強教學秘書培訓工作作為提高人才培養質量的重要抓手，把對他們的業務培訓、學習進修和學歷提高納入師資隊伍建設規劃，明確培訓目標、培訓內容、培訓要求和培訓經費，建立常態化、規范化的學習培訓制度。三是要建立實效化的激勵約束制度。要以調動和發揮教學秘書工作主動性和能動性為目標，科學設定教學秘書崗位薪酬體系，建立有效的績效考評制度、打通職級職稱晉升通道、通過目標考核、正向激勵、負向約束等方式，提高管理水平和效率，提高教學秘書工作的工作質量和效率，進而提高整體教育教學質量。