工程檔案收集移交中的問題及對策

文/ 李篤臣 海陽市城市規劃管理處 山東海陽 265100

住建部與各省市建設部門對工程資料管理工作都非常重視，多次強調要做好工程資料的收集和移交管理工作，明確指出：任何一項工程如果工程資料不符合標準規定，則判定該項工程不合格，對工程質量具有否決權，因此，一定要做好工程檔案的收集、移交管理工作，保障工程檔案真實完整。

1、工程檔案的概況

1.1 工程檔案的含義

工程檔案主要是指在工程建設活動中，從前期的準備、設計、施工管理到后期的竣工驗收，這段時間內所產生的有價值的圖文及聲像資料，并對這些資料加以收集和整理，作為檔案予以保存。

1.2 工程檔案具有的作用

首先，工程檔案就是對于該項工程技術和經驗的總結。由于在工程建設的過程中，不斷有新的方案和技術投入使用，所以工程檔案也是在不斷更新變化中，但是因為有了這些檔案，使得工程項目的發展過程具有非常清晰的脈絡，尤其到了后期工程的保養和改建，都需要利用工程檔案，來進行設計施工。其次，工程檔案是重建的主要依據。由于工程項目在建設完成以后，可能在投入使用的過程中出現一些災害、損毀，需要重新修復才能繼續使用，這個時候就需要該項工程前期的檔案作為依據，來進行施工。

2、解決工程項目檔案收集的要點

2.1 加強檔案收集工作重要性的意識

眾所周知，在一個單位中，是否對一個工作重視，與領導有很大的關系，領導重視的部門就會增加人力和財力的支持，進而提升這一部門的工作質量。只要領導重視檔案收集和整理工作，那么就會將更多的人力、物力和財力分到檔案管理部門，配合檔案部門的工作，才能將工程項目檔案工作完成的更快更好。而如何加強對檔案收集工作的關心和重視又是發展好檔案收集工作的關鍵性所在，要增強一個單位中領導對檔案工作的關注程度，讓領導意識到這一工作的重要性，要了解檔案工作人員工作的重要地位，肯定他們的工作能力和成果，向其他崗位的人宣傳檔案資料的重要性，讓大家一起積極配合檔案收集工作。

2.2 完善相關的檔案管理制度

一般的工程建設單位，在項目的工程準備、監理、施工、竣工及竣工驗收等環節，大都沒有設立獨立的內部檔案管理機構，因此，并沒有單獨的工作人員來負責這一方面的任務，人員流動性很大，這樣以來，對工程項目的檔案收集完整度和整理帶來很大的弊端。因此，各單位為解決這一問題，均應設立專門的檔案管理機構，分配專門的工作人員貫穿工程建設的全過程來完成這一任務。其次，還應該依照國家建設工程檔案管理和建設工程質量管理相關法規，結合當地城建檔案管理機構歸檔和整理要求，制定本單位相關的規章制度來規定檔案收集資料的標準，制定出相關的標準來去檢驗資料收集的質量問題，一旦發現與標準有出入的地方就要及時的改正。

3、工程檔案移交工作中的問題及對策

3.1 工程檔案移交問題。主要由以下幾點：

（1）檔案資料移交不及時。住建部《城市建設檔案管理規定》和《建設工程文件歸檔規范GB/T50328-2014》規定“工程竣工驗收后3個月內，應向當地城建檔案管理機構移交一套符合規定的工程檔案”，在實際的檔案管理工作中，工程檔案的移交工作受到多方面的影響，造成了檔案資料移交不及時的問題。主要是因為工程檔案資料缺失和不齊全、移交整理不規范，無法按時進行組卷移交，造成檔案管理機構不能及時接收建設工程檔案。（2）各級檔案管理機構從業人員配置不足。不同地域的城市建設和管理以及發展差異，尤其在工程檔案管理一線崗位，受人員編制影響，工程資料驗收人員少，配置不符合《地方各級檔案人員編制標準》，導致檔案資料驗收各個環節人員工作強度增大、驗收質量下降、辦理時限延長。（3）檔案管理人員專業能力不強，檔案管理法規意識淡薄，對檔案移交工作不重視。某些檔案管理從業人員初學專業與檔案管理不符，檔案法規意識不強的人員，對檔案的移交工作不重視，工程檔案觀念不強，導致了工程檔案移交工作不能順利開展。很多單位只注重工程建設進度以及檔案資料的收集整理，而對工程檔案資料的移交和審核流程卻沒有給予足夠的重視，工程檔案的管理人員也就很難進行良好的工程檔案移交工作，導致檔案資料移交時缺項、整改內容偏多，造成移交時限延長。

3.2 工程檔案移交對策

在實際工作中，我們認為有如下幾點：（1）加大檔案法規宣傳，強化檔案移交的時間概念。首先，要利用城建檔案信息網站或平臺、媒體和工程開工前期進行立項以及規劃選址階段，進行檔案法規、歸檔范圍、移交流程等信息宣傳，檔案管理機構就檔案移交事項進行業務指導，實行檔案移交或整改事項一次性告知制度。二是加大執法監督，在檔案管理人員中強化檔案移交的時間概念，促使檔案管理人員有一種時間上的緊迫感，從而能夠保障檔案管理人員的工作具有較高的效率。其次，要求檔案管理人員檔案資料的收集、整理過程中更加認真，確保資料一次性收集齊全，從而避免由于資料缺失，影響檔案資料的按時移交。（2）檔案管理機構要積極與編制部門溝通，根據當地城建檔案管理需要，按照《地方各級檔案人員編制標準》編制人員配備到位，人員規模、結構滿足工作開展需求，提高檔案移交審核及接收時效。（3）強化業務交流和培訓。一是檔案管理機構應定期組織建設單位和相關業務人員進行業務交流和專業培訓，采取檔案專業人員繼續教育、外出培訓、網絡授課等形式，強化檔案管理人員的法規意識，提高檔案移交業務技能。二是按照《建設工程文件歸檔規范GB/T50328-2014》規定的建設工程文件歸檔范圍和歸檔質量要求，制定完善的移交和接收流程，通過對檔案管理人員進行系統全面的檔案管理培訓學習，不斷提升城建檔案隊伍素質，培養檔案管理人員充分認識建設工程檔案收集移交的重要意義。

結語：

綜上所述，在實際的檔案管理工作中，工程檔案的收集、移交是一項復雜程度高、工作量大、非常繁瑣的系統工作，這就對從事工程檔案管理的工作人員提出了較高的要求。本文對工程檔案收集、移交中存在的問題進行了詳盡的分析研究，根據存在的問題提出了具有針對性的改進對策，希望對從事工程檔案管理的相關人員有一定的啟發，進而促進工程檔案管理水平的不斷提高。

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