淺議中學(xué)檔案管理的新思維

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(山東省煙臺第二中學(xué)辦公室)

檔案管理是歸類知識、整合知識的過程，倘若沒有檔案整理、檔案歸類、檔案收集，人們便無法在需要的時候，從大量的檔案中快速找出自己需要的那一部分資料。且加強(qiáng)對中學(xué)檔案的管理，能給學(xué)校提供一個較為清晰的發(fā)展歷程，以此幫助學(xué)校的管理人員在日后的管理工作中避免重復(fù)出現(xiàn)曾經(jīng)的問題，也能幫助教師對自己的教學(xué)水平有一個清醒的認(rèn)知，并在此基礎(chǔ)上，不斷地反思自己的教學(xué)，進(jìn)而提高自己的業(yè)務(wù)能力。因此，中學(xué)檔案管理者應(yīng)更新自己的管理理念，以保證自己進(jìn)行更好地管理。

一、提高思想認(rèn)識與自信心

檔案管理是學(xué)校發(fā)展中的重要部分。目前，很多中小學(xué)校對檔案管理工作仍不夠重視，然而，中學(xué)檔案在維護(hù)學(xué)校正常教學(xué)、融會教師教學(xué)成果方面卻有著極為重要的作用。因此，管理者要提高自己的思想認(rèn)識，對做好工作充滿信心。

當(dāng)今中學(xué)管理檔案方式主要為以下流程：首先由校內(nèi)建立檔案室，將各部門總體檔案交由專人負(fù)責(zé)管理；其次根據(jù)工作需要將各部門整理的文件及資料經(jīng)過認(rèn)真挑選后，立卷或計件整理成冊；最后由檔案室的管理者對各檔案分類、編號，再根據(jù)立案單位、類別、內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)計及存放。這一系列方法能保證文件的規(guī)范管理，隨時收集并分類、編號各種檔案，可以保證在需要查閱時能及時找到。

但僅僅做到以上步驟仍不夠完美。在實際檔案管理過程中，還應(yīng)注重不斷完善檔案管理的措施及方法。中學(xué)檔案管理相關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)管理意識、完善管理工作體系，對處理、使用完畢的檔案應(yīng)做到及時收納，除校內(nèi)檔案外，還應(yīng)注重校外資料的整合，將涉及到中華傳統(tǒng)文化的資料收集到中學(xué)檔案之中，再把文化傳承與檔案管理的實際工作結(jié)合在一起，將傳統(tǒng)文化的收納及保存視為檔案管理工作的主體，使中學(xué)檔案管理不僅注重校內(nèi)小事，更能順應(yīng)時代潮流，達(dá)成多學(xué)科、多門類、多渠道、多層次上的和諧統(tǒng)一，進(jìn)而更好地管理檔案貢獻(xiàn)綿薄之力。

二、應(yīng)跟上時代潮流，學(xué)習(xí)基本的信息技術(shù)

任何工作都應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，檔案管理也不例外，因此，管理者需增強(qiáng)自身的管理能力，同時也要增強(qiáng)管理工作的有效性，迅速掌握與計算機(jī)相關(guān)的管理技術(shù)，并將其熟練運用起來，才能真正做到順應(yīng)時代的發(fā)展變化。

首先，管理者應(yīng)提升自己使用計算機(jī)的能力與水平。這就要求管理者在日常生活中，多學(xué)習(xí)，多鉆研，最重要的是多使用計算機(jī)，這樣他們在面對這樣較為智能的管理時，不至于出現(xiàn)手忙腳亂的狀況。

其次，管理者應(yīng)學(xué)會熟練操作打印機(jī)、傳真機(jī)等具有現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，對于辦公室常使用到的錄像設(shè)備、刻盤、攝影等的使用方法，都要有基本的了解，對自動索引、自動借閱等操作要熟練掌握。如此一來，面對不斷更新的新科技，管理者不至于出現(xiàn)手忙腳亂的情況。

管理者只有不斷提升自身的素養(yǎng)，才能更好地投入到工作中去，因此，在新的時代潮流下，管理者應(yīng)不斷充實自己、不斷學(xué)習(xí)，樹立起“活到老，學(xué)到老”的學(xué)習(xí)意識，將現(xiàn)代管理理念與前人總結(jié)下來的經(jīng)驗結(jié)合在一起，這樣才能更好地進(jìn)行管理。

三、心細(xì)手勤，檔案內(nèi)容要充實

檔案的內(nèi)容與數(shù)量在不斷增加，且檔案的保存形式多以“活頁盒”的形式存在，以確保可以隨時增加、借閱。鑒于此，管理者應(yīng)做到手勤心細(xì)。

手勤心細(xì)，即管理者要將自己管轄范圍內(nèi)的檔案數(shù)量理清楚，對要增添的內(nèi)容及時放入活頁盒。對借閱出去的檔案要隨手記載，對還回來的文件要及時放回，這樣便能避免檔案遺失的情況出現(xiàn)。

除此之外，中學(xué)檔案中，相當(dāng)多的數(shù)量是歷次的考試試卷，管理者對其進(jìn)行細(xì)致地管理、保存，不僅能夠給教師調(diào)整教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)方式提供極大的幫助，即教師通過對歷次試卷的分析，能發(fā)現(xiàn)自己在教學(xué)中可能出現(xiàn)的知識漏洞或者錯誤，還能幫助教師保存珍貴的試卷資源。由此可見，檔案不僅對教師反思自身教學(xué)很重要，它對整頓教學(xué)秩序、改進(jìn)教學(xué)進(jìn)度，促進(jìn)教師求知的深度和廣度都起著舉足輕重的作用，因此，管理者在平時的管理中，應(yīng)做到細(xì)致有序，這樣才能為提高教學(xué)效率提供幫助。

總而言之，在檔案管理工作中，管理者也應(yīng)秉持以上觀念，在日常工作中不急躁、不冒進(jìn)、踏實做事、熱愛工作，在樹立工作自覺的同時將檔案管理精神不斷地匯集在檔案上，更要將其真正融入到日常工作與生活中，從而提升中學(xué)檔案管理的工作效率。

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