提高辦公室檔案管理工作效率的思考

（秦皇島日報社，河北 秦皇島 066001）

隨著社會的發展，互聯網技術的進步，信息化時代悄悄來臨。互聯網信息化技術作為時代進步的象征，在社會各領域得到廣泛地應用。充分發揮電子信息化管理的優勢，把網絡信息化應用在檔案管理中，是順應經濟社會迅速發展的需要。要想做好檔案管理，為業務工作的開展鋪路，就必須積極調整策略，優化創新服務體系，完善各項工作的運行。

辦公室檔案管理工作主要是保持檔案的完整性，便于檢索，從而實現檔案的最大利用價值。努力做好檔案保密的管理工作，更好地保證檔案的使用過程，是對辦公室檔案管理工作人員的基本要求。隨著信息化時代的到來，電子信息化逐漸普及，計算機管理軟件被逐漸應用到檔案管理。電子檔案的出現為社會生活帶來了前所未有的便捷，因此，檔案的電子化管理成為現階段辦公室檔案管理關注的一個新課題。以電子信息技術為主要管理方式的電子化檔案管理，以其傳播方式的便捷、管理模式的系統化等優點，逐漸被社會各界廣泛運用。因此，充分利用現代電子信息技術，實行辦公室檔案的電子化管理，在現代檔案管理技術的發展中具有十分重要的意義。

報社檔案管理中存在的問題

1986年,中共中央宣傳部與國家檔案局聯合頒布《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》。盡管報社檔案管理工作發展至今已三十多年,但從目前報社檔案的管理工作來看，其價值的發揮不容樂觀,主要存在以下幾點問題。

一是對檔案管理工作重要性的認識不足。報社雖屬事業單位，但一直實行企業化管理,因此，能夠帶來經濟效益的業務部門是報社的核心部門，也是報社投入最多、最重視的部門。目前，報社檔案管理部門普遍被忽視，這也間接影響了檔案工作人員的積極性，使得檔案部門時常表現為清閑無事、可有可無的樣子。這種認識上的不足直接制約了檔案管理工作的進行與發展,報社內部檔案管理的規章制度往往并不健全,有的報社甚至沒有制定相關管理辦法和制度，這意味著檔案管理工作無章可循。

二是報社內部缺乏相應行政監管機制,沒有具體的監督機關。檔案管理工作好壞與否并不重要，既不會影響相關工作人員升職加薪，也不會對報社盈利產生消極影響。這一現象的直接后果就是，檔案管理工作的隨意和松散，檔案管理人員專業素質不高。《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》頒布之后，才標志著新聞單位檔案管理工作開始逐步走向正式化、科學化與規范化。然而，實踐中，很多報社的檔案管理人員并非專業人士，而是由行政人員兼職。但是，檔案管理工作不僅僅是對報刊和內部材料進行“原始打包”,其實質上是一項專業性和技術性較強的工作。無論是檔案資料的分類、編號，還是編研工作，都需要一定的專業技能和經驗，由辦公室人員兼任檔案管理員是很難達到要求的。因此，對專業檔案管理人員的培養十分必要。

三是對檔案材料的開發利用不夠。宣傳報道檔案的內容十分廣泛 ,有對黨的路線、方針和政策的傳播,有對文化藝術的宣揚，有對國內外特別是本地區重大事件的報道,也會穿插各地的奇聞趣事。可以說，一份報紙就是一個社會的縮影。然而，目前對這些新聞檔案的整理和利用十分缺乏。由于檔案管理人員的素質不高、硬件設施不足等原因,檔案資料的立卷存檔基本上還是原始狀態,多為簡單地整理打包,這就使查閱檔案資料的難度如同海底撈針，不但浪費人力，甚至找不到所需的目標資料。這種實地查找的傳統使用方式，使得報社檔案資料的利用價值有限。

加強辦公室檔案管理的責任意識

筆者認為，在檔案保密管理工作中，應該將所有的保密工作落實到人。單位主要領導要及時關注檔案管理工作，每一個員工都有自己負責的一部分工作內容，加強保密工作人員的責任感。在日常的檔案保密工作中，實行嚴格的獎懲制度，對于因為工作失誤造成嚴重影響的工作人員及其直接領導，應該負起責任；對于在工作中表現優異的工作人員應給予其一定的精神獎勵和物質獎勵。通過一系列的措施提高檔案保密管理人員的工作積極性，全力發揮每一個工作人員的潛能，進而確保檔案管理工作的順利進行。

隨著我國經濟的不斷發展，單位內部的運行管理體系也不斷完備，辦公室檔案管理作為內部管理的一個重要環節，提高其工作效率越來越重要。因此，加強檔案管理的責任意識，運用新型管理模式進行辦公室檔案管理，對提高報社工作效率、促進各項工作的正常運行起著至關重要的推動作用。

辦公室檔案管理作為報社內部管理的重要組成部分，在報社的管理工作中地位越來越重要。因此，建立完善的辦公室檔案管理制度，提高檔案管理意識，加強辦公室檔案管理隊伍建設，成為報社提高辦公室檔案管理工作效率的必然選擇。