提升報(bào)社辦公室檔案文書管理水平

（秦皇島日?qǐng)?bào)社，河北 秦皇島 066000）

作為新聞單位的檔案管理員，發(fā)揮著處理日常業(yè)務(wù)和傳達(dá)消息、協(xié)調(diào)溝通的作用，因而辦公室檔案文書管理工作是企事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，檔案文書管理工作是否到位，與這個(gè)單位管理水平的高低有著緊密的聯(lián)系。因而只有積極創(chuàng)新檔案文書管理方法，才能不斷提升辦公室檔案文書管理工作成效，為一個(gè)機(jī)構(gòu)、一個(gè)單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

辦公室檔案文書管理的特點(diǎn)

根據(jù)新聞單位辦公室檔案文書管理工作的特點(diǎn)，辦公室檔案文書工作有三方面鮮明的特點(diǎn)：一是檔案文書工作重在收集資料和保管資料；二是辦公室檔案文書形成于辦公室文書工作，也應(yīng)用于辦公室檔案文書工作；三是辦公室檔案文書的種類豐富、內(nèi)容復(fù)雜。

（一）辦公室檔案文書管理工作重在收集、保存資料

檔案真實(shí)地記載了歷史，為后人引用和借鑒歷史資料發(fā)揮了應(yīng)有的作用，檔案管理具有完整性和安全性的特點(diǎn)，其多以發(fā)生的人事、事件、過程的記載、相關(guān)的文件、書報(bào)資料等作為管理的對(duì)象，用紙質(zhì)或?qū)嵨锏容d體記錄，并分門別類地歸入檔案室是其管理的主要手段，“收集”“管理”“編目編冊(cè)”“保存”“借閱”等工作是該階段管理的重點(diǎn)。

（二）辦公室檔案文書種類繁雜需要科學(xué)分類

檔案內(nèi)容的豐富多彩，因?yàn)槲臅鴻n案全面地真實(shí)地記錄了一個(gè)單位的工作，包括行政管理、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案等方面。文書檔案具有多樣性的特點(diǎn)，因?yàn)槠浒吮締挝患吧霞?jí)相關(guān)單位下發(fā)的各種“紅頭文件”，還包含了和單位相關(guān)的紙質(zhì)檔案即各種合同、協(xié)議、責(zé)任書、照片和電子檔案即錄音、錄像等等。

辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）工作觀念和方式陳舊

我國(guó)是一個(gè)發(fā)展中大國(guó)，近些年來我國(guó)經(jīng)濟(jì)在不斷的快速發(fā)展，報(bào)社在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的壓力逐步增大，同時(shí)造成報(bào)社過多的將精力放在宣傳報(bào)道的組織和經(jīng)營(yíng)上，對(duì)檔案管理失去了一定的重視度。在當(dāng)前的檔案管理過程中，人們?nèi)狈τ行У墓芾硎侄危J(rèn)為檔案管理就是一個(gè)簡(jiǎn)單的管理工作，而且檔案也不是非常的重要，沒必要投入太多的財(cái)力和物力，同時(shí)檔案管理缺乏一定的科學(xué)管理手段，其管理方式比較老舊，對(duì)檔案管理工作不能起到有效的提高作用。

（二）沒有進(jìn)行有效的信息化建設(shè)

為了適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展，秦皇島日?qǐng)?bào)社辦公室的檔案管理工作應(yīng)該加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)，做到與社會(huì)同步。目前的檔案管理過程中，許多的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的投入顯得不夠有力，而且一些檔案管理系統(tǒng)也比較落后，造成了工作效率過低、信息不能得到有效的利用等現(xiàn)象。這對(duì)報(bào)社的檔案管理、信息利用是非常不利的，而且對(duì)檔案信息的利用率造成了一定的制約。

（三）工作人員的專業(yè)素質(zhì)不夠達(dá)標(biāo)

作為秦皇島日?qǐng)?bào)社檔案管理員，自身要有良好的專業(yè)素質(zhì)才能保證檔案管理工作能有效的進(jìn)行和運(yùn)作。但是在目前的報(bào)社檔案管理過程中，檔案管理員成了勤雜工，檔案管理是臨時(shí)工作，還要兼做其他的工作項(xiàng)目，這樣就造成了檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，無法做到高效的檔案管理工作，沒有對(duì)此有足夠的重視。對(duì)其也沒有形成較好的培訓(xùn)和管理，這樣導(dǎo)致了自身工作素質(zhì)不高，使檔案缺乏有效的管理。

完善檔案管理工作的路徑

（一）進(jìn)一步完善報(bào)社檔案編制管理

在辦公室檔案管理當(dāng)中，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作足夠重視，使檔案管理工作更加專業(yè)化，讓自身參與到檔案管理工作當(dāng)中。加強(qiáng)檔案管理的高效性。計(jì)算好檔案的日期和存檔時(shí)間，將不同的檔案進(jìn)行有效的分類，嚴(yán)格的按規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息效果的最大化。

（二）加快報(bào)社檔案信息化建設(shè)

秦皇島日?qǐng)?bào)社檔案管理工作應(yīng)該適應(yīng)社會(huì)的進(jìn)步，加大對(duì)自身工作資金的投入，努力結(jié)合時(shí)代發(fā)展中涌現(xiàn)的高科技技術(shù)，將傳統(tǒng)的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚箼n案信息為新聞報(bào)道服務(wù)，得到最大的利用，加大檔案信息的利用率。使用高新技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，可以讓檔案管理工作變的更為輕松，也可以將檔案信息更好的保存起來，給人們留下寶貴的文明財(cái)富，為社會(huì)的發(fā)展提供有效的幫助。

一方面加強(qiáng)對(duì)歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個(gè)人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認(rèn)真做好傳閱和保存工作;另一方面，做到以人為本，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極參加檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。同時(shí)，還要做好文件的收發(fā)工作及檔案的收集整理分類，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);做好檔案的統(tǒng)計(jì)、利用工作,對(duì)各類檔案庫(kù)存、接收、銷毀、利用等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì),有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用,保證為各項(xiàng)工作提供優(yōu)良的服務(wù);嚴(yán)格按照保密法和檔案法管理檔案，保證檔案的安全和利用。報(bào)社的檔案管理對(duì)社會(huì)和國(guó)家有著一定的作用，所以辦公室作為檔案主管科室，一定要加強(qiáng)自身檔案管理工作的建設(shè)。