建筑工程竣工文件檔案的整編與管理探索

王 珺

投資北京國際有限公司，北京 100031

在建筑工程建設施工中，工程竣工資料能夠真實反映出各個環(huán)節(jié)施工，直接影響到建筑工程整體質(zhì)量。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，建筑企業(yè)面臨的競爭壓力也越來越大。企業(yè)要想在激烈的市場競爭中取得勝利，必須重視工程管理。竣工資料管理是工程管理的重要組成和關鍵部分，其管理水平和管理質(zhì)量在很大程度上關系到企業(yè)經(jīng)濟效益。因此，建筑企業(yè)應當重視建筑工程竣工文件檔案的整編與管理，認真分析竣工文件檔案管理中存在的主要問題，并且采取有效措施進行解決，確保竣工文件檔案的準確性、完整性以及齊全性，便于真實反映出工程竣工驗收狀況，確保建筑工程施工質(zhì)量。文章主要探討建筑工程竣工文件檔案的整編與管理。

1 建筑工程竣工文件檔案整編與管理現(xiàn)狀

1.1 建筑工程竣工文件檔案整編與管理存在的主要問題

第一，建筑工程竣工文件檔案不齊全。調(diào)查研究表明，目前大多數(shù)建筑工程普遍存在文件資料不齊全現(xiàn)象，包括投資審批文件、施工許可證、質(zhì)量證明文件以及驗收合格證等。施工單位不重視建筑工程竣工文件檔案管理，將文件資料隨意放置，導致文件丟失。工程資料在進入施工現(xiàn)場后，由于管理不善造成丟失，從而導致文件資料不齊全。在建筑工程建設施工階段，竣工圖紙與施工圖紙必須保持一致，在正式施工之前，施工圖紙應當確保完整、齊全、干凈，竣工圖紙需要科學合理。目前，一些施工單位盡管在實際施工過程中修改了部分項目工程，但是修改之后的竣工圖紙無法做到有效歸檔[2]。

第二，建筑工程竣工文件檔案缺乏真實性。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分工程聯(lián)系單的簽字屬于代簽，分部分項工程的質(zhì)量評定資料有修改、涂抹等問題。除此之外，文件的不真實還表現(xiàn)在以下方面：在編制建筑工程竣工文件時，其規(guī)范性與統(tǒng)一性存在很大不足；部分項目工程的施工圖存在替換現(xiàn)象，也沒有詳細表明圖紙的更改部位；設計圖紙的歸檔和變更通知單的歸檔需要分別進行，部分竣工圖紙盡管根據(jù)設計變更有所修改，但是在標識的修改上存在不統(tǒng)一現(xiàn)象；在特殊情況下，部分竣工圖需要重新繪制，但是一些施工單位并未做到這點。

第三，建筑工程竣工文件檔案缺乏統(tǒng)一性與規(guī)范性。這方面問題主要表現(xiàn)為以下幾點：部分施工單位用竣工圖紙代替施工圖紙，并且沒有對圖紙變更狀況進行標注與說明；部分竣工圖紙盡管在圖紙上標注和說明了變更部位，但是其標注存在不規(guī)范、不統(tǒng)一現(xiàn)象。在書寫方面，建筑工程竣工文件檔案還存在書寫材料不統(tǒng)一的問題，筆記顏色存在較大差異。

第四，建筑工程竣工圖紙變更不符合實際情況。沒有對部分變更通知單進行編號處理，無法明確建筑工程變更情況；在竣工文件中納入部分未執(zhí)行變更、已作廢變更，導致建筑工程竣工圖紙的真實性大大降低。

1.2 影響建筑工程竣工文件檔案整編與管理的因素

第一，對于日常項目資料無法做到規(guī)范管理。在工程建設階段，施工單位需要考慮到建筑工程實際情況，并且投入必要的人力以及物力，以確保資料管理有序。然而，在實際工作過程中，許多施工單位不重視竣工文件檔案的整編與管理，導致竣工資料與工程建設缺乏同步性，從而造成管理混亂、管理不到位。

第二，沒有一個較為完善的工程資料管理制度。許多施工單位盡管針對竣工文件檔案管理制定了相關制度，但是這些制度不夠完善，無法對建筑工程竣工文件檔案的整編與管理工作起到有效的指導作用。對于文件資料以及技術通知等無法做到統(tǒng)一管理、統(tǒng)一編號，因此在管理上較為混亂，大大增加了竣工文件檔案的整編與管理難度。在移交和保管竣工資料上，企業(yè)也沒有制定專門制度用于規(guī)范管理。眾所周知，工期長、人員流動性大是建筑工程施工的主要特征，一旦沒有做好工程資料交接工作，很容易出現(xiàn)資料丟失現(xiàn)象，為竣工文件檔案的歸檔管理帶來許多難題[3]。

第三，檔案管理專業(yè)人才比較匱乏。現(xiàn)階段，人才的缺乏是造成建筑企業(yè)檔案管理水平偏低的主要原因。部分施工企業(yè)盡管擁有一定數(shù)量的檔案管理人員，但是這些人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，不了解施工技術以及工程建設方面的知識，缺乏竣工文件檔案的整編與管理經(jīng)驗，導致工作水平偏低，影響企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

2 加強建筑工程竣工文件檔案整編與整理的措施

2.1 重視建筑工程竣工資料管理

要想加強建筑工程竣工資料管理，施工企業(yè)首先要從觀念上對此重視起來，加大宣傳力度，對竣工文件檔案整編與管理的行為進行規(guī)范，以此增強相關人員檔案管理意識。在正式施工之前，建筑企業(yè)應當積極宣傳相關法律法規(guī)和檔案管理規(guī)范，提高竣工文件檔案管理的實效性，組織建設單位、施工單位和監(jiān)理單位的相關負責人了解和學習基礎檔案知識，為建筑工程竣工文件檔案管理工作奠定良好的思想基礎。

2.2 規(guī)范建筑工程招投標流程

建筑企業(yè)應當嚴格按照規(guī)定流程進行工程招投標，選取綜合水平較高的施工單位以及監(jiān)理單位，針對建筑工程竣工文件資料提出相關要求，將竣工文件檔案的整編內(nèi)容、職責、特殊要求、送交時間以及資料原件在合同中進行明確，確保工程施工順利進行，以此實現(xiàn)建筑工程竣工文件檔案整編與管理水平的提升[4]。

2.3 完善變更后的文件檔案管理制度

加強建筑工程竣工文件資料管理，對變更后的文件檔案管理制度進行完善，確保資料齊全，做到定量統(tǒng)計、分門別類。在繪制竣工圖紙時，變更后的文件資料是一項重要依據(jù)，只有重視變更文件管理，才能真正確保建筑工程竣工文件檔案的真實性、完整性、齊全性與可靠性。首先，在對竣工文件檔案進行編號時，需要考慮到不同檔案的形成時間，防止文件在形成、移交以及保管過程中出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。在編制竣工圖時，編制人員需要確保變更資料收集齊全，在整理上要做到分門別類，并明確變更文件數(shù)目，以便在工作中迅速查閱。除此之外，還要對變更單進行逐個審查，將已執(zhí)行或未執(zhí)行的章蓋在變更單上，確保竣工圖編制科學；其次，施工單位主要負責竣工圖紙的繪制，但是建筑單位、監(jiān)理單位要充分履行自身監(jiān)督管理職能，確保所繪制的竣工圖紙符合實際施工情況，提高竣工圖紙的繪制水平。在施工開始后，竣工圖紙的繪制必須立即進行，并且根據(jù)實際情況進行適當修改，竣工圖的編繪需要所有工程技術人員的參與，從而提升竣工圖整體效果。

2.4 重視培養(yǎng)檔案管理人才

檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)在很大程度上決定著竣工文件檔案的整編與管理水平。因此，建筑企業(yè)必須重視培養(yǎng)檔案管理人才，加強對檔案管理人才的專業(yè)培訓和相關教育，確保其掌握歸檔整理規(guī)范、建筑知識以及檔案方面的知識，提高檔案管理者的工作質(zhì)量與工作效率。除此之外，要想實現(xiàn)檔案管理人員操作水平的提升，企業(yè)還要積極應用現(xiàn)代化管理理念與管理方式，對檔案管理人員進行計算機技術方面的培訓，提高檔案管理的科學性。

2.5 合理運用現(xiàn)代信息技術

隨著計算機的普及和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，動態(tài)化監(jiān)控在建筑工程施工中得到了越來越廣泛的應用。將一定數(shù)量的攝像頭安裝在施工現(xiàn)場，并連接網(wǎng)絡平臺，利用視頻資料對實際施工情況進行了解和掌握，及早發(fā)現(xiàn)施工過程中出現(xiàn)的各種問題，防止損失擴大化。這些視頻資料應當作為工程資料保存下來，與書面資料相比，視頻資料在真實性、可追溯性以及直觀性等方面具有更大優(yōu)勢[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，社會經(jīng)濟的發(fā)展帶動了建筑行業(yè)的發(fā)展。近年來，建筑工程數(shù)量和規(guī)模有了顯著提升，人們對工程管理也逐漸重視起來。在工程管理過程中，竣工文件檔案的整編與管理是其中的重要組成，貫穿于工程建設的各個階段，因此建筑企業(yè)必須對此重視起來。建筑工程竣工文件檔案的整編與管理屬于一項復雜的系統(tǒng)性工作，涉及多方面內(nèi)容，各個參建部門需要加強溝通、交流與合作，共同努力，從而提高建筑工程檔案管理水平。除此之外，在竣工文件檔案管理工作中，還要對相關制度進行完善，規(guī)范檔案管理行為，加大管理力度，以此確保建筑工程施工順利進行，推動國內(nèi)建筑行業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。