信息時代職業院校人事檔案管理服務模式創新分析

摘 要：進入新世紀以來，信息化已經成為社會發展的一個重要標志。在信息化發展的推動下，職業院校人事檔案管理工作正逐步由傳統的管理模式轉變為現代管理模式，檔案管理工作的發展中心也開始向著信息化與數字化發展。本文基于網絡信息化背景，對職業院校人事檔案管理服務模式進行創新研究，并提出針對性的建議。

關鍵詞：信息時代；職業院校；人事檔案管理；服務模式

一、 信息時代與人事檔案管理

信息社會的一個顯著特點是潛力無窮的信息索取與信息交換，而且信息交換活動多發生在互聯網環境下，這使得基于互聯網的信息具備了綜合性、競爭性、開放性與滲透性的特征。信息網絡化發展改變了傳統的人事檔案管理模式，其將傳統紙質形式的檔案“搬到”了互聯網上，以數字化形式存儲與傳播，這極大地提高了人事檔案管理的效率與水平，并且也在一定程度上拓展了人事檔案的利用服務范圍。信息時代使人事檔案管理產生了新的特點，比如檔案管理的信息化，檔案管理人員的信息技術專業素養等，但同時信息時代也給人事檔案管理提出了新的挑戰，比如對管理人員技能、業務素質提出挑戰，對管理理念與管理制度提出挑戰，對管理技術提出挑戰。

二、 職業院校人事檔案管理存在的問題分析

（一） 缺乏重視，工作不規范

對當前職業院校人事檔案管理工作進行實踐調查分析可知，多數職業院校并未重視人事檔案管理工作，對人事檔案管理意識淡薄，多數只將其作為個人信息的存儲，缺乏足夠的利用服務意識，大多數院校只是將人事檔案作為教師工資、職稱、人事調動的資料進行利用，缺乏現代管理意識。此外，多數職業院校沒有專門針對人事檔案管理的工作制度和標準，導致人事檔案管理工作不規范，比如人事檔案材料歸檔不準確，人事檔案用紙規格不一，人事檔案的隸屬比較混亂等。

（二） 檔案管理人員結構不合理，管理素質不高

一是多數職業院校的檔案管理工作人員數量不足，導致沒有專門的人事檔案管理人員，而且檔案管理隊伍的結構不合理，影響人事檔案管理的質量；二是職業院校檔案管理部門的人員構成多樣化，人員的流動性較強，甚至有些職業院校的檔案管理人員是由其他部門工作人員兼職，使得他們在人事檔案管理中的業務不熟練，檔案管理素質不高，無法滿足日益增長的人事檔案管理需求；三是人事檔案管理人員的整體素質不高，尤其是在信息化時代，檔案的數字化、信息化發展需要管理人員不僅具備較高的檔案管理知識與技能，而且還需要他們具備一定的數字化、信息化知識與技能。

（三） 未實現信息化管理，檔案應用不足

在實踐調查中發現，雖然多數職業院校檔案管理工作隨著數字化校園建設的推進，而開始了檔案管理的信息化與網絡化建設，但多數院校人事檔案管理的信息化程度不高，多以紙質檔案管理為主，紙質檔案向數字檔案轉換的進程較慢，這在一定程度上影響了職業院校檔案管理的信息化開發。由于對人事檔案認識程度不高，檔案管理的信息化、網絡化發展進度較慢，導致人事檔案的開發利用率不高，人事檔案管理部門與人力資源部門的配合不合理，人事檔案的應用功能單一。

三、 信息時代職業院校人事檔案管理服務模式創新設計

（一） 創新人事檔案管理的多元模式

一方面，職業院校應建立適應信息時代要求的人事檔案管理多元模式，構建體現職業院校特色的獨特管理模式。在人事檔案管理中，應堅持傳統檔案管理模式與現代檔案管理模式相結合，對于一些重要的人事檔案資料可采取紙質檔案進行備份，以數字檔案進行開發利用，以確保人事檔案的完整性與準確性。要加強人事檔案的開放式交流，將開發與整合人事檔案信息資源放在突出地位，充分發揮人事檔案的作用。另一方面，職業院校及其主管部門應加強對人事管理的監管力度，拓展人事檔案管理服務職能，完善向公共服務的人事檔案管理制度。

（二） 建立人事檔案服務職業院校的管理模式，加強人事檔案的開發利用

職業院校人事檔案管理首先要滿足自身的實際需求，要體現出為院校服務的功能特色，這就需要職業院校結合自身實際情況建立服務自身的管理模式，為院校自身的人力資源管理工作提供基本支持。比如建立基于校園網的人事檔案管理系統，開發人才測評軟件系統，構建人力資源信息系統等。職業院校人事檔案管理不僅要體現人才信息的存儲功能，更要充分發揮人事檔案的利用服務功能，比如建立職業院校人事檔案開發利用及服務平臺，使信息需求者可以通過檢索獲取所需求的信息，進而提升了人事檔案的開發利用程度。

（三） 強化人事檔案信息化與網絡化開發

職業院校結合實際情況籌建信息利用開發中心，并將人事檔案作為重要的信息資源，在網絡的信息開發中心籌建中，積極尋求院校之間的合作開發，采取縱向聯合橫向的模式，提高人事檔案信息共享的程度。在人事檔案利用開發中，積極開展“產學研一體化合作開發”模式，加強校企合作，積極建立校企合作模式的人事檔案信息共享平臺，使職業院校與企業能夠在人事檔案管理上相互提供更加專業的指導與服務。此外，職業院校還應加強對人事檔案管理信息化與網絡化的推廣和建設，建立人事檔案管理信息數據庫，加強人事檔案信息化與網絡化的安全性、保密性建設，進而提高人事檔案的開發與利用效益。

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作者簡介：

王筱，山東省臨沂市，臨沂市職業學院。endprint