淺談數字化時代公共圖書館檔案管理信息化

黃娟

摘 要：在數字化大趨勢下，公共圖書館檔案管理建設也要緊追科學，根據公共圖書館的現狀與實情，結合檔案管理指導策略，有效落實公共圖書館檔案管理信息化是時代要求下的必然性選擇。

關鍵詞：管理信息化；檔案；公共圖書館

數字化和信息化有著不同的內涵。數字化時代是在新世紀新媒體信息技術在社會各層面廣闊發展，多邊觸及下，數字技術深層滲透人類生活的方方面面的過程。這個過程有效結合網絡信息技術和利用網絡平臺，可以實現科學信息化的全面推進。

1 公共圖書館傳統檔案管理與檔案管理信息化的區別

公共圖書館檔案管理信息化是當前檔案管理模式的一次重大變革。這種模式創新主要體現在檔案管理由傳統的紙質保管向數據化存儲、管理的方向過渡，并將這種數字化資源結合現代網絡向檔案信息化延伸為公眾服務。新型檔案管理模式較紙質傳統模式更加安全便捷，并且易于存儲、管理、開發和利用。

公共圖書館是由當地政府主導管理的文化學習場所，其建設不僅體現了當地群眾的知識需求和文化素質，同時也擔負著向公眾提供文化信息服務和文化發展氛圍的責任。時代進步，生活水平的極大改善，伴隨著計算機技術在生活中的全面應用，使人民群眾不再僅滿足于解決溫飽問題，對精神層次的需求和索取方式也在逐步提高。傳統紙質檔案管理無法跟隨數字化時代技術更新及不能滿足人們信息化生活方式。公共圖書館檔案管理便是以此為落腳點，全面進行數字化時代下公共圖書館檔案管理信息化的建設。

2 公共圖書館檔案管理信息化建設的重要性

圖書館檔案管理信息化是為了最大限度地方便滿足讀者對圖書資源的需求，與傳統紙質檔案管理相比較，管理模式革新的重要性體現以下四個方面：

（1）信息時代下，紙質檔案管理存在較大弊端.查閱不便，易于丟失，不夠靈活，不夠及時……閱讀人數越來越多文化事業發展是必然趨勢。龐大的閱讀基數逼著計算機技術和現代網絡技術在檔案管理中靈活運用，相比之前，檢索更加高效，準確程度極大提高，且方便處理與流通。

（2）檔案存儲需要占據大面積空間，對一些單位來說并沒有合適場所來放置，而且還需要大量人力、物力、財力來進行檔案保管和維護。但是檔案信息化建設僅需很小的空間和幾臺電腦，不但節約人力、物力、財力，節約經濟，并且創造出前所未有的社會效益。

（3）檔案管理信息系統很好的解決了信息難共享的問題，不僅廣大讀者能享受信息共享的便利，檔案信息系統還能人性化的提供科學普及和文化研究等智能服務，使用者能很容易得到廣泛信息量。

（4）圖書館檔案信息化也是一場文化方面的跨越性改革，互聯網普及社會生活的各方各面，檔案管理信息化系統的建設與發展是時代的選擇。越來越多的圖書館將傳統服務與網絡平臺相結合，提高圖書館現代科技水平，強化服務功能。最大程度的避免檔案信息錯誤。

3 公共圖書館檔案管理信息化的基本原則

公共圖書館檔案管理信息化主要是利用現代計算機技術，將紙質檔案結合新媒體、數據庫、壓縮、拍攝等方式轉化為數據儲存。檔案調取、查閱更加方便，保存更加安全、完整，檔案信息利用率也有較大提高。為保證檔案管理信息化妥善進行，糅合現代化計算機技術中應遵循以下及個原則：

（1）先后原則：在檔案管理信息化過程中不能對所有檔案“平等對待”，應先將所有檔案區別分類，對具有館藏特色、用戶急需和需求量大的優先進行數字化，對年代久遠和現在技術手段無法進行數字化以及不宜與數字化的檔案可以暫緩擱置，妥善處理。

（2）安全原則：數字化時代的便利的同時信息安全問題成為亟待解決的棘手問題。對所有數字化的檔案特別是已經展示在網絡平臺上的檔案資料要管理人員要注重保護。比如可以使用數據加密、設置資料使用期等方式進行安全防護。

（3）服務原則：檔案管理信息化主要目的就是方便為讀者和使用者服務，因此，在進行檔案管理信息化時要以讀者為出發點，根據讀者的不同需求進行服務。

4 公共圖書館進行檔案信息建設的主要內容

（1）對數字化設備全面了解。在落實檔案資料信息化之前，應充分了解數字化儀器設備的市場情況，然后對操作人員進行操控技術能力培訓，最后采購設備并實現利用儀器設備完成對檔案資料的數字化、信息化過程，并且數字化設備在不斷技術更新。（如利用M2拍攝機可以將檔案、文獻資料等轉化為縮微膠卷，再利用膠片掃描儀轉化為數字文檔，利用KONICA MINOLTA PS7000C可直接將資料轉化為數字文檔。）

（2）檔案信息資源庫的建設是公共圖書館檔案信息化工作的基礎。將所有檔案資料數字化、信息化并且進行匯總是建設檔案信息源的核心。之后編目分類存放，為讀者索引和查詢提供服務。檔案信息資源庫的建設在整個公共圖書館檔案信息化過程中的地位舉足輕重，直接影響著信息化工作的成敗。

（3）檔案資料建設模式應當兼容各個信息資源模塊，實現平臺化管理。有效利用大數據和數據云技術，立足當下，結合現有資源和當前信息化建設進程，繼續前進。

5 公共圖書館開展檔案信息建設的幾點策略

公共圖書館圖書流動性較強，數目紛雜，公共圖書館檔案數字化、信息化建設需要長期投入來完成。建設成果的質量對檔案的利用率和管理水平以及檔案信息轉換成果都有著重要影響。關于公共圖書館檔案信息化建設提出以下幾點建議：

（1）即使公共圖書館檔案管理中逐漸全面實現數字化、信息化， 現代網絡技術和計算機信息工程成為現在圖書館中檢索和查詢服務中重要的主要利用方式。但是，紙質檔案仍是我國圖書館檔案的主要信息源，我國IT與互聯網發展水平及社會國情表明紙質檔案與數字文檔相比仍有不可動搖的法律性和權威性。因此，紙質檔案在公共圖書館中必不可少，仍然需要注重保護。

（2）電子信息化資料對于傳統檔案管理有著完全不一樣的管理模式，傳統管理理念 也收到前所未有的沖擊和挑戰，需要時間來接受和改變。另外數字文檔僅是通過對紙質文檔的復制，掃描和縮微，以一種計算機代碼的形式記錄于特定的載體上，他的內容只能由特有的計算機設備來顯示和利用。但是公共圖書館現在階段檔案管理信息化建設的技術支持不夠有力，數字化設備利用不夠普及，因此距檔案管理完全實現數字化和信息化還有遙遙路途。所以，數字文檔僅是對現在公共圖書館檔案資料的一種有力補充。

（3）雖然現在檔案信息化建設的貫徹不夠徹底，但完全實現檔案資料信息化是數字化時代的必然趨勢。所以在對檔案數據資源庫的建設中不僅要加快進程，落實檔案數據庫的實用性、系統性和安全性，更要開展和注重其特色性、專業性和共享性。每個公共圖書館都應該突出其自身的館藏資源特色，這在很大程度上顯示了一個地區的地方特色，文化氛圍。提高圖書館數字資源的專業性可以更加精準的為各層次和各類別人群服務。加強公共圖書館的數字文檔的共享性可以實現圖書館與圖書館之間共享資源，更好的為讀者和社會服務。

6 結論

公共圖書館建設優劣影響著一個地區甚至是國家的文化事業發展。數字化時代下，公共圖書館檔案資料實現數字化和信息化的建設任重而道遠，但是為推動全民閱讀這一良好文化氛圍，推進文化事業的良好進步和發展，不僅要著重檔案信息化的建設，圖書館之間還要堅持取長補短，優勢互補，撐起中國夢之偉大復興的文化夢繁榮發展的天空。

參考文獻

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