水電行業(yè)管理類檔案文件清單的管理探討

摘 要：主要從水電行業(yè)企業(yè)檔案管理入手，企業(yè)檔案管理在行走規(guī)范化過程中有所偏差，關鍵在于檔案移交清單不明、企業(yè)工作人員對移交的檔案含糊不清，因此對企業(yè)管理類檔案基礎工作的開展進行探討。

關鍵詞：企業(yè)；檔案；清單；收集

國家頒布西部大開發(fā)政策措施后，清潔能源行業(yè)不斷的快速發(fā)展，近年西部地區(qū)水電行業(yè)已全部投產，企業(yè)的抓手從工程轉向了對企業(yè)內部管控，其中企業(yè)管理類檔案在我們目前工作中也逐步體現出他的重要性，在此情況下，領導層對企業(yè)管理類檔案的建設情況加強了關注，然而，各水電行業(yè)檔案管理在行走規(guī)范化過程中，很多的細節(jié)工作還是不能得到很好的落實，列出企業(yè)管理類檔案歸檔清單是企業(yè)檔案管理實現標準化、精益化的前提條件。

事實上，檔案和檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的意義與作用，也正是我們大家需要引起重視的問題；從國家層面來講對檔案事務立法和業(yè)務建設的加強，也不斷深化和細化著對檔案管理的要求。而在企業(yè)在認識上的重視和宏觀管控上的強化，與實際工作狀況的弱化，形成了較大的反差，那么，問題到底出在那里？

1 企業(yè)管理類檔案涵義的認識

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產、經營和管理等各項活動中直接形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種（載體）形式的文件材料[1]，其含義有以下幾種：

（一）直接形成的

檔案是企業(yè)在從事各項活動中，直接形成的歷史性第一手材料，而不是事后回憶和編寫的。檔案的原始性是其基本屬性，決定了企業(yè)檔案具有法律效用的特點。

（二）有價值的

本單位形成的，對其日后的各項管理工作具有憑證、依據和參考作用，而且需在較長時間內留存的文材料。

（三）辦理完畢的

經過運轉、承辦，處理完畢并與實際相符的文件材料。因檔案是企業(yè)活動中的歷史記憶，其所反映的事物或活動不是現行的，也不是將來的，而是事物或活動已經完成或告一段落的歷史記錄。

（四）經過系統整理的

經過分類、組合、排列、編號、編目等整理加工和技術處理過程，使之系統化、辦理歸檔手續(xù)后，進行集中管理的文件材料。

（五）各種載體形式的

除紙質性的記錄形式外、還包括聲像（錄音、錄像、照片）、實物（印章、證書、獎牌、獎章、獎杯）等各種載體記錄形成的文件材料。

2 企業(yè)管理類檔案材料清單收集意義

所謂企業(yè)管理類檔案材料清單的收集，其實就是企業(yè)檔案精準化管理的前提，相當于平地上建高樓時坑挖基礎，這里坑挖基礎結實度直接影響所能承建樓層高度。要想全面使企業(yè)管理類檔案材料清單收集有所成效，檔案管理員需多花心思做好企業(yè)管理類檔案清單收集前的培訓及宣傳工作，這樣才能提高企業(yè)職工對檔案資料的認識和增強檔案收集工作的意識。其意義在于：

（一）為企業(yè)生產、經營、管理、科研等作好有效的文件支撐。

（二）提高檔案管理的科學性和有效性。

（三）確保檔案的歷史價值及實用價值。

3 企業(yè)工作人員對檔案現象認知誤區(qū)[2]

（一）檔案是歷史記錄與現實無關，檔案資料是個人的、部門的，方便自己，忽視了企業(yè)的利益。

（二）檔案工作是檔案人員的職責，與個人無關，甚至認為移不移交都無所謂。

（三）認為檔案人員就是庫房保管員，自己和檔案人員沒有區(qū)別，為方便自己將資料存放在私用的抽屜柜里，忘記自己是在為企業(yè)服務。

（四）檔案工作就是一種事務性工作，認為誰來做都可以。

（五）檔案管理就資料管理，為了應付差事什么資料都向檔案室移交（視為檔案室為資料垃圾堆積處）。

4 企業(yè)管理類檔案資料清單收集的前提

企業(yè)管理類檔案要能體現他的價值，離不開企業(yè)領導和全體專職人員的參與。

企業(yè)領導得重示檔案管理，從硬件的資金給予支持、從工作的流程上將檔案工作納入年度工作計劃、合同管理、內控流程等。為企業(yè)管理類檔案工作的持續(xù)發(fā)展提供保障。企業(yè)管理類檔案資料清單收集的前提應明確改下幾點：

（一）檔案是在我們生產、經營、管理過程所形成的，并不是胡編亂造的。所以“他”是我們知識產權的一部份。

（二）檔案工作是全員參與的一個過程，單靠檔案人員的力量無法實現，也根本不能實現。

（三）檔案歸檔的價值程度取決于每位工作人員的支持力度，只有得到企業(yè)全員的參與幫助才能讓檔案基礎工作有效進行的開展。

5 企業(yè)管理類檔案資料清單收集的落實

文件材料清理流程對企業(yè)各職能部門專業(yè)口產生的文件材料進行清理，是實現企業(yè)檔案精細化管理的基本前提。流程如下：

（一）清理工作開始 。

（二）列入部門工作計劃 （納入個人工作范疇）。

（三）是否崗位發(fā)文，這時應考慮以下4點：

1、是否崗位辦理；

2、是否崗位接收；

3、是否不可或缺；

4、是否完全不需要；

（四）是否企業(yè)各職能部門辦理的核心文件）——登入數據收集表1（圖1）部門再進行簽字審核。

（五）由企業(yè)部門負責人指定人員進行匯總表2（圖2）

（六）企業(yè)各職能部門在進行匯總時應與檔案管理人員進行對接。

（七）文件清理完成

（八）表2（圖2）移交檔案管理員再進行最后一次匯總，匯總應清理各職能部門重復性文件，匯總完畢報部門領導審核、再報企業(yè)高層領導核審后正式下發(fā)。

6 企業(yè)管理類文件清理注意事項

文件的清理，就是將企業(yè)在各項工作中、各個部門（崗位）中產生和處理的所有信息（包括文件、程序、報表以及載體或數字格式的記錄等），進行有計劃的有步驟的排查，并根據文件材料的有關特征將其系統化，使企業(yè)各類信息數據類有所依，運行線路清晰，相關責任明確，為企業(yè)文件材料的歸檔管理提供準確的數據基礎。endprint

（一）各部門將這次工作納入月度工作計劃，逐步積累文件材料形成和流轉的數據記錄[數據收集登記表1（圖1）]，部門進行匯總后將[表2（圖2）]移交到檔案管理員處。文件清單定稿下發(fā)后，將每年進行不斷完善，查看是否有添或減的情況）。

（二）企業(yè)部門負責人及資料匯總人員有義務配合專責檔案人員調查工作，幫助其了解有關業(yè)務情況。

（三）在檔案人員收到企業(yè)部門移交的文件清單時應對收集集中的文件材料調研獲得的數據進行統計分析，在責任部門及業(yè)務人員的幫助下，掌握各部門所形成和控制的主要業(yè)務文件類型，理清文件材料的類別和重點，協調文材料歸檔的關鍵結點，形成正式《企業(yè)文件材料歸檔清單及保管期限表》[3]文件下發(fā)。

7 文件材料的鑒別原則

原則：從社會和企業(yè)的利益出發(fā)[4]，用全面、發(fā)展、效益的觀點判定資料的價值。

（一）全面觀點指的是從資料的來源、內容、時間、文本、外形等方面綜合判定資料價值。不同的文件構成價值的要素不同，而在分析文件內容時通常應結合資料的來源、形成的時間等因素才能獲得比較正確的認識。

還要對“他”進行預測，如我們發(fā)現這份資料，他暫時在實際工作中不需要查閱，但可能對其他方面具有重要的查考價值。所以在考慮企業(yè)目前發(fā)展的需要，還要考慮未來，就是在考慮行政、管理、生產、科研方面的需要，也要考慮編史修志等等各方面的需要。

這里要切忌一點，不要只看到企業(yè)工作需要，或者僅從企業(yè)某點需要與否，就輕易將其劃定為檔案。發(fā)展觀點其實就是面向未來，不要以“近視眼”來辨別他，要瞻前顧后，要用發(fā)展的眼光去鑒定“他”，即要看到當前的作用，也要看到將來的需要。

（二）效益觀點是指分析檔案價值時要考慮到收益與付出的對比，只有當資料轉為檔案后發(fā)揮的作用超過保存檔案所付出的代價時才判定其具有保存的價值。這時候有人就會想了，是不是“價值一定要同費用放在一起權衡”呢？其實“一種嚴格而實在的費用核算是所有例行鑒定工作必要條上”。所以我們鑒別的文件是否需要保存，而要保存多久，他的價值又值得我們保存多久？這都是在資料收集登記好后匯總中需要考慮的。

8 怎樣區(qū)分管理類資料清單納入歸檔和不歸檔范疇

（一）納入歸檔

1、反映本廠在生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)各項活動、發(fā)展和歷史研究具有利用價值的文件材料；

2、本廠在各項活動中形成的對維護企業(yè)和職工權益具有憑證價值的文件材料；

3、本廠需要貫徹執(zhí)行的上級單位（黔源公司）的文件材料，非隸屬關系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會中介機構出具的與本廠有關的文件料；控股單位報送與企業(yè)有關的重要文件材料；

4、有關法律法規(guī)規(guī)定應歸檔保存的文件材料和其他對本廠各項活動具有查考價值的文件材料。

（二）不納入歸檔

1、有關上級主管單位（黔源公司）制發(fā)的普發(fā)性不需本廠辦理的文件材料，任免、獎懲非本廠工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

2、本企業(yè)文件材料中的重份文件（例：已走OA流轉的文件），無查考利用價值的事務性、臨時性文件，未經會議討論、未經領導審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、來電記錄，廠內部互相抄送的文件材料，本廠負責人兼任外單位職務形成的與本廠無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

3、非隸屬關系單位發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料；

4、所屬和控股企業(yè)報送的供參閱的一般性簡報、情況反映，其他社會組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料；

5、其他不需歸檔的文件材料。

9 管理類檔案移交時間、交接手續(xù)

（一）企業(yè)辦理的OA流轉（收、發(fā)）文件，次年一季度移交；

（二）即時或辦理完畢移交文件是指：生產、經營、管理、設備、技術性文件；

（三）竣工完3個月內移交文件是指：大、中、小型檢修、施工外包工程在竣工完成后3個月內進行移交。外包工程檔案的整編歸檔流程，由施工方依照業(yè)主檔案管理標準及要求進行整編、完成移稱；

（四）合同文件：進行招、投標及合同文件，辦理完畢后即時移交；進行詢價比選或單一來原的文件辦理完畢每季度移交。

10 結語

企業(yè)管理類檔案清單的建立是實現企業(yè)檔案管理規(guī)范化、精益化的前提。而檔案是企業(yè)知識產權的一部分，是不可替代的歷史產物，是企業(yè)工程、施工、生產等技術人員智慧的結晶。

自強不息、追求卓越是企業(yè)檔案管理的精神，企業(yè)檔案的存在是為企業(yè)的發(fā)展了解過去，記錄現在并指導未來行為價值，是企業(yè)透明管理的行為基礎，是企業(yè)信息的權威來源，是企業(yè)實現管理精益、效益最大的經營理念。

參考文獻

[1]陳秀菊，電力企業(yè)檔案管理規(guī)范操作指南[M]，北京，中國電力出版社，2010.03

[2]宮曉東，企業(yè)檔案管理體系的建設與運行[M]，北京，中國工商出版社，2014.04

[3]企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定[S]，2013.02；

[4]馮惠玲，檔案管理[Z]，北京，中國人民大學出版社，1998.09

作者簡介

田井霞（1984-），女，漢族，貴州遵義人，助理館員，從事檔案管理工作。endprint