關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

宋紅偉

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理信息化是指借助于目前飛速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息儲(chǔ)存量龐大的云平臺(tái)，將相關(guān)的事業(yè)單位檔案數(shù)字化，全面降低檔案管理工作人員的工作量和提高檔案管理工作的科學(xué)性。結(jié)合目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作的實(shí)際情況，我國(guó)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化還存在較大差距，本研究將對(duì)此進(jìn)行詳細(xì)地探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；思考

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作不夠重視

我國(guó)近些年來(lái)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人口數(shù)量的逐漸增多，各個(gè)地區(qū)的就業(yè)形勢(shì)也就異常嚴(yán)峻，目前，隨著社會(huì)的發(fā)展，大多數(shù)已經(jīng)步入社會(huì)的人士和眾多大學(xué)生在就業(yè)時(shí)都要首先選擇事業(yè)單位，因?yàn)榇蠹叶颊J(rèn)為事業(yè)單位能夠提供優(yōu)良的工作環(huán)境和充足的發(fā)展空間，除此之外，還可以為大家提供良好的薪資待遇和企業(yè)福利。隨著這種就業(yè)趨勢(shì)的逐漸發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理上也就出現(xiàn)了一些因形勢(shì)而不可避免的問(wèn)題。有些事業(yè)單位對(duì)檔案管理不夠重視，對(duì)于相應(yīng)的法律法規(guī)貫徹落實(shí)的不夠完善，在這些方面原本也沒(méi)有學(xué)習(xí)到足夠的知識(shí)來(lái)加以運(yùn)用，其次，很少有人能夠認(rèn)識(shí)到我國(guó)事業(yè)單位的人員檔案是我們國(guó)家重要人才儲(chǔ)備的主要來(lái)源之一，因此事業(yè)單位的檔案管理工作就有著非常重要的作用。但是因?yàn)椴糠质聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不正確認(rèn)識(shí)和相應(yīng)的法律法規(guī)落實(shí)的不夠完善，導(dǎo)致了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的異常艱難，使我國(guó)的檔案管理工作十分混亂。

1.2 檔案信息處理的相關(guān)設(shè)備與技術(shù)較陳舊

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷增長(zhǎng)和相應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)大多數(shù)機(jī)構(gòu)在資料、信息的收集、儲(chǔ)備的工作中廣泛推行了計(jì)算機(jī)技術(shù)和云平臺(tái)等。但是通過(guò)對(duì)我國(guó)各事業(yè)單位的檔案管理工作的實(shí)際調(diào)查，可以清楚發(fā)現(xiàn)我國(guó)的事業(yè)單位的檔案信息處理的相關(guān)設(shè)備、技術(shù)較為陳舊或更新的設(shè)備利用率極低。事業(yè)單位的檔案信息處理的相關(guān)設(shè)備、技術(shù)仍較陳舊的主要原因就是事業(yè)單位的負(fù)責(zé)和實(shí)際參與檔案管理的工作人員對(duì)檔案管理的工作重視程度不夠，沒(méi)有及時(shí)利用迅速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)有效提高檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。更新的儀器、設(shè)備的利用率低在一定程度上體現(xiàn)了實(shí)際負(fù)責(zé)的工作人員的工作態(tài)度和能力，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展的重要意義和更新的設(shè)備對(duì)提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率的重要作用。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

對(duì)我國(guó)的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，發(fā)展檔案管理工作最為重要的就是要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平和自身的綜合素質(zhì)，只有擁有專(zhuān)業(yè)的、團(tuán)結(jié)的、高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)，才能夠保障我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的良好發(fā)展與快速進(jìn)步。對(duì)于大多數(shù)事業(yè)單位來(lái)講，從事檔案管理工作的人員往往都沒(méi)有過(guò)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的、專(zhuān)業(yè)的整體培訓(xùn)，大多數(shù)管理人員都沒(méi)有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本的檔案管理技術(shù)，對(duì)檔案管理工作不夠用心，缺乏一定的管理意識(shí)和綜合管理素質(zhì)，這些因素都影響著我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。除此之外，一些文件的分類(lèi)保存、歸納整理等工作存在的大多數(shù)問(wèn)題，同樣也與我國(guó)從事檔案管理的工作人員落后的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理素質(zhì)息息相關(guān)。現(xiàn)階段檔案管理人員的素質(zhì)，非常不利于我國(guó)事業(yè)單位的梳理發(fā)展。

1.4 事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)比較薄弱

在我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展非常良好的社會(huì)背景下，我國(guó)的就業(yè)趨勢(shì)逐漸趨向優(yōu)先選擇事業(yè)單位，在這種就業(yè)形勢(shì)下，我國(guó)有些事業(yè)單位在檔案管理基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)方面就比較薄弱，往往導(dǎo)致了檔案管理工作的混亂不堪。現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位雖然大部分都建立起了相應(yīng)的檔案管理的措施和一定的規(guī)章制度，但是基本所有事業(yè)單位都沒(méi)有按照一定的流程去對(duì)所有的單位在職人員實(shí)施正確規(guī)范的檔案管理，還有的從事檔案管理的工作人員沒(méi)有對(duì)應(yīng)聘者的檔案進(jìn)行一定的審核與復(fù)查，因此，工作人員的檔案出現(xiàn)混亂和丟失的情況發(fā)生的越來(lái)越多，這種各自工作、不合規(guī)范的現(xiàn)象玩玩導(dǎo)致了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的逐漸退步，常常在一定程度上阻礙了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2 我國(guó)事業(yè)單位檔案管理改革與創(chuàng)新的相關(guān)措施

2.1 建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式

通過(guò)對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作的實(shí)際情況的詳細(xì)分析，我們可以發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理工作迫切需要有效的改進(jìn)措施來(lái)實(shí)現(xiàn)全面的創(chuàng)新與改革。鑒于我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理信息化的目標(biāo)，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作的改革措施可以從提高檔案管理工作的“四化”做起。數(shù)字化是我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作改革和創(chuàng)新的重中之重。建設(shè)數(shù)字化的檔案管理模式即是指利用現(xiàn)今迅速發(fā)展的掃描技術(shù)、云平臺(tái)、身份認(rèn)證技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化、備份為電子文件，一方面提高了對(duì)檔案資料的保護(hù)力度，確保了檔案資料的完善性，另一方面也在一定程度上減小了儲(chǔ)存和整理檔案的工作量和工作難度，增加了檔案資料的利用率，更有力地保障了事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的合理性和科學(xué)性。

2.2 加強(qiáng)檔案管理的保密工作

在檔案管理中，保密工作是非常重要的，我們?cè)趯?duì)檔案管理的工作地點(diǎn)的選擇時(shí)要非常慎重，按照國(guó)家相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行改造和完善，對(duì)采光用的門(mén)窗要進(jìn)行加密保護(hù)，在一定程度上防止偷盜情況的發(fā)生。對(duì)檔案管理工作場(chǎng)所的看管人員要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，禁止非工作人員進(jìn)入。并對(duì)看管人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，從而提高他們的保密能力和工作態(tài)度。嚴(yán)禁的保密工作對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作具有重要的作用。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這對(duì)管理工作有著重要的意義。事業(yè)單位對(duì)此要加大對(duì)人員培訓(xùn)所用資金的投入力度，為管理人員掌握一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和具備基本的能力素質(zhì)提供充足的資金保障，使管理人員增強(qiáng)文字分析能力和職業(yè)技能，培養(yǎng)出專(zhuān)業(yè)性的人才，為我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作作出更大的貢獻(xiàn)。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化

建設(shè)數(shù)字化的檔案管理模式重新定義了檔案管理工作內(nèi)容和方法，極大程度減輕了實(shí)際工作人員的工作量和工作難度，切實(shí)提高了檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量，而促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化則進(jìn)一步降低了管理人員的工作壓力，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作更全面的改革和創(chuàng)新。我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作中最為嚴(yán)峻的問(wèn)題就是相應(yīng)的管理制度不合理和檔案管理工作并沒(méi)有具體的部門(mén)負(fù)責(zé)，但是由于檔案管理工作的高工作量和低難度的特性并不適合設(shè)置具體的負(fù)責(zé)部門(mén)，否則極易導(dǎo)致工作人員的冗余和人力資源的浪費(fèi)。促進(jìn)檔案管理工作的自動(dòng)化則能在很大程度上避免類(lèi)似問(wèn)題的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)在極少的人力或無(wú)人操作下檔案資料的信息的自動(dòng)存取。

3 結(jié)束語(yǔ)

本研究就事業(yè)單位檔案管理信息化的目標(biāo)和實(shí)際意義進(jìn)行了詳細(xì)地探討，指明推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)事業(yè)單位地檔案管理工作的廣泛應(yīng)用的重要性的同時(shí)，也詳細(xì)闡釋了目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的具體問(wèn)題和進(jìn)行改革的迫切性。對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的相關(guān)信息處理設(shè)備陳舊、工作人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)等問(wèn)題，我們必須結(jié)合事業(yè)單位管理信息化的“四化”的具體要求采取有效的改進(jìn)措施，提高檔案管理人員的工作能力，加快設(shè)備的更新速度，全面實(shí)現(xiàn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。

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