電力系統檔案數字化管理研究

胡小麗

摘 要 當前我國的社會經濟技術發展極快，我國人民生活水平顯著提高。電力作為人們生活中的必需能源，隨著人們生活水平的上升，電力的使用量和需求量也相應增加，這給我國的電力系統檔案管理工作帶來了很大的挑戰。電力系統的發展進步使得我國的電力系統檔案管理方式已經無法適應當前的電力系統建設，所以在現代信息技術發展的時代，電力系統的檔案數字化管理是極為必要的工作，對我國的電力系統管理和運行有重要的意義。因此，本文對當前我國的電力系統檔案數字化建設管理的相關問題進行探討，以促進我國電力行業的發展。

關鍵詞 電力系統 檔案數字化 管理

隨著我國信息技術和網絡技術的發展，我國的很多行業和領域都發生了極大的變化。我國的信息化建設不斷加快，很多領域的數字化和信息化管理也逐漸發揮出重要的作用。在我國的社會生活中，電力是極為重要的能源，對人們的生活和社會發展都有重要的作用，所以在現代科技發展的同時，對我國的電力系統檔案進行改革，促進電力系統檔案的數字化管理是促進我國電力系統健康發展的重要舉措。

一、電力系統檔案數字化管理的意義

電力系統的檔案數字化管理是對電力系統現行的檔案管理工作的優化和提升。我國傳統的電力系統檔案管理工作是依靠人力進行的，檔案也都是紙質檔案；檔案的調閱和使用過程十分麻煩、繁雜，檔案的管理和使用效率也極低；紙質的檔案資料也極易受到外部環境的影響，檔案的管理和存放對環境的濕度和溫度等的要求都比較高；很多舊檔案在存儲的過程中極有可能被損毀，這給我國的電力系統檔案管理工作帶來了很大的問題。此外，即使是對周圍環境進行嚴格的管理，但是傳統的紙質檔案管理仍然會面臨很多的問題，如因為材質的原因，紙質檔案吸水受潮、字跡模糊不清、被蟲蛀等情況屢見不鮮。

數字化的檔案管理工作與傳統的紙質檔案管理不同，檔案信息數字化管理是將信息存儲在計算機等設備中，不僅節約空間，而且不占空間、存儲方便、查找時也不需要翻閱，這極大地提高了檔案管理的效率，減輕了檔案管理人員的工作壓力，對電力系統的發展有重要意義。

二、我國電力系統檔案數字化管理的舉措

（一）創建高素質的管理隊伍，提高管理水平

在檔案數字化管理中，人才是十分重要的因素。在現代社會的發展中，各行各業的發展都需要有專業的高素質人才作為發展的動力，所以想要實現我國的電力系統檔案數字化管理，就要創建高素質的管理隊伍，提高管理的水平。在我國的電力系統運行和管理工作中，檔案管理人員并不受重視，很多電力企業對檔案管理人員并沒有比較高的要求，檔案管理人員缺乏相關的專業知識。所以電力企業要加強對檔案管理人員的培訓，豐富他們的檔案管理專業知識，使其能夠科學、專業地開展檔案管理工作。電力企業要重視檔案管理人員的素質，聘請專業的檔案管理人員，使其對檔案管理工作有正確的認知，提高檔案管理人員的文化水平。電力企業可以邀請上級檔案管理部門的專業人員對內部的檔案管理人員進行培訓，向員工講述檔案資料的整理要求和管理工作的重點，盡快幫助工作人員適應檔案管理工作，增強他們的業務能力。

（二）明確檔案管理目標，重視檔案管理質量

檔案管理工作也是管理工作中的一種，所以在進行檔案的數字化管理時也要根據實際的電力系統運行狀態制定適當的管理目標，并根據目標科學地安排管理工作。以某市級供電公司為例，該公司管轄10家縣公司，管轄之初，各縣公司檔案工作硬件設施落后，檔案員素質參差不齊，整體水平較差。2003年，10家縣公司中檔案目標管理達到省級標準的單位只有5個，達標升級率在全省系統排名靠后。為扭轉被動局面，改變落后狀況，公司制訂工作方案和工作進程表，明確了檔案工作目標，成立以黨政主要領導為組長的檔案領導小組，形成了黨政主要領導親自抓、分管領導經常抓、辦公室具體抓的工作機制，要求各縣公司把檔案升級工作納入重要議事日程，從源頭上嚴格監控檔案收集、整理、保管、質量及指導，做到管在質量、細在過程、重在利用，為檔案管理工作的強化提供了堅強的組織保障。

（三）健全管理制度，實施統一的檔案管理模式

電力系統是一個完整的、復雜的系統，檔案管理工作作為其中重要的部分，公司要對檔案管理工作進行全面的安排，制定健全的管理制度，并針對管理工作中各種可能存在的問題提出統一的解決方案，促進電力系統檔案管理工作的規范化和統一。首先，要統一設置檔案的電子文檔格式，為電力系統各單位的檔案共享打好基礎，方便后期的檔案調閱，格式的一致性有利于提高檔案管理的效率。其次，文書檔案數字化要全局一盤棋，進行合理規劃，由上至下有序地進行推廣和應用，統一安排檔案數字化管理工作，統一安排工作崗位，防止出現人員冗余或者工作重復的問題，這樣能夠極大地節約電力企業的人力和物力，提高管理的效率。各單位需要長期執行的上級發文數量幾乎能占到年存檔文書檔案的一半，如果各級單位無序進行數字化，各行其是，上下級單位都要對這些共有檔案掃描，就會出現大量重復勞動。上級單位可對下發的文件先進行數字化，同時錄入對應的檔案管理系統中，不用費時費力地進行多次掃描，就可以實現文書檔案共享。

（四）確保數字化檔案優質規范，提高檔案的管理質量

為了方便數字檔案的使用，要確保數字化檔案的優質規范，這樣能夠提高使用的效率。在進行檔案數字化管理時，公司要登記每卷檔案的加工方和錄入人員，明確每卷檔案的責任人，這樣在后期如果檔案在使用過程中出現問題，就能準確及時地落實責任。為了方便檔案的管理，可以對檔案進行規范化操作，在錄入檔案時，可以用不同的顏色、像素或者畫面來對檔案的種類進行區分，方便后期的管理和調閱，要細分每個檔案管理目錄下的檔案，卷內的目錄也要盡量詳細，這樣方便以后取用。對于一些年代比較久遠的檔案，即使發生了檔案文字不清的問題，也要對其時間、主要內容等進行記錄，做好檔案的備份工作。

三、結語

我國的科技發展對我國社會的很多方面都產生了重要的影響，在我國的電力系統中，檔案管理工作是十分重要的內容，對電力企業的管理工作有重要的影響。所以在現代科技發展、信息化發展時期，促進電力企業的檔案數字化管理是十分重要的。

（作者單位為清遠電力規劃設計院有限公司）

參考文獻

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