工程資料與工程進度的同步收集及整理

武玉傳

摘 要：本文主要論述施工單位在建設工程施工過程中，工程資料工作如何才能做到：“完整、準確、系統、安全和有效”，工程資料收集及整理日常工作與施工進度同步。

關鍵詞：檔案資料；工程進度；同步收集及整理

中圖分類號：TU712 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）01-0115-01

1 前言

工程資料是工程在組織建設、管理、過程控制、竣工驗收等工作的寫實；是反映工程實施行為、安全質量控制狀態、評定驗收結果的記錄；同時也是工程安全質量追溯的主要依據，工程竣工資料的重要組成部分。為此筆者根據多年工作經驗，就施工單位在建設工程施工過程中工程資料工作如何才能做到：“完整、準確、系統、安全和有效性”，工程資料收集及整理日常工作如何與施工進度同步？等方面進行了總結、歸納和分析，供工程技術人員參考。

2 工程資料做到“完整、準確、系統、安全和有效”

根據多年工程資料工作經驗所知，大多數施工單位項目部對工程資料工作的重視度不強，一心抓施工安全、施工質量、施工進度。對工程資料的所謂管理，往往重視不夠，那么施工單位在施工過程中，工程資料工作如何才能做到：“完整、準確、系統、安全和有效”。下面將結合筆者所參與項目的檔案管理實際經驗進行淺略闡述[1]。

2.1 項目部硬件建設-獨立檔案室

在工程資料向建設單位移交前，項目部要配備檔案庫房、裝具以及采取具備防火、防塵、防盜、防光、防潮、防高溫、防有害氣體、防有害生物（八防）等防護功能的措施，保證工程資料實體和信息的安全。

（1）項目部應有獨立的檔案室，檔案庫房與辦公用房應分開。檔案室面積不少于20平方米。（2）檔案室的位置選擇。首先應考慮避光通風良好的房間，不宜在最低層（檔案庫設于樓宇底層時，必須采取防潮、防水措施）。（3）檔案室應配有溫濕度計、防蟲防霉藥品。檔案庫房應配備干粉滅火器，禁止在檔案庫房及辦公區存放易燃易爆物品及食品。禁止在檔案庫房及辦公區無人情況下使用各種電器。（4）統一采用鋼制的封閉式排列架規格存放檔案盒，排列架排放應與墻壁保持不小于0.08m的距離，不能直接靠在墻上。（5）檔案室應配備具有除濕功能的空調或獨立的除濕機。（6）檔案室庫門要隨時關閉，入門處安裝防鼠板。（7）根據文件材料選擇厚度適宜的檔案盒。檔案盒質量應符合檔案要求規定。（8）檔案室應安裝防盜門、防護欄和遮光窗簾，門窗要加裝防塵密封條。（9）檔案管理制度、檔案管理網絡圖統一上墻。（10）檔案室配備專用的復印機及激光打印機，專人使用，以保證歸檔工程用表打印質量，同時也能更好地對激光打印機設備的維護。（11）檔案室應配備計算機，同時配有足夠大的移動硬盤，定期對電子文檔進行備份。

2.2 編制項目部工程資料管理工作實施細則

根據建設單位《工程文件歸檔及檔案整理管理辦法》中對施工單位的有關要求，編制本項目部工程資料實施細則。編制原則：條理清晰，簡單實用，責任到人，工作同步，有序可控。本細則在日常工作過程中，要求相關部門及人員高度重視，責任到人，切實做好日常工程資料的收集、填寫、匯總、定稿等工作，并在項目部成立以項目經理為組長工程資料管理領導小組，領導小組進行定期檢查，發現問題及時內部整改總結經驗，對工作表現好的進行適當獎勵，對工作中確實因個人責任心問題，影響工程款結算的，予以警告、罰款、清退三級處罰管理。

2.3 工程資料日常管理工作做到閉環管理

實行領導負責制，確定各部門及檔案工作人員的崗位職責。制定可行的規章制度，對工程資料實行統一管理，確保工程資料工作與工程建設同步進行。項目部工程資料管理領導小組每月20日對本月的工程資料工作進行內部檢查，并形成會議紀要，閉環管理。如本月有驗收、驗工項目的，22日向現場指揮部檔案室移交正式工程資料。項目部根據檔案工作突發事件應急處置預案中規定，定期進行檔案工作應急演練，確保工程資料收集及整理過程中的工作人員應對突發事件的應變能力，確保工程資料收藏安全。

2.4 工程資料收集及整理入檔過程控制

應及時收集、整理已完工的分項工程資料，做好已完工的分項工程檔案的預立卷。在分項工程完工后一個月內將收集、整理好的工程資料移交現場指揮部檔案室，并做好移交手續。

（1）應在工程竣工驗收后6個月內，及時向現場指揮部檔案室移交完整、準確、系統的，能夠全面反映工程建設活動的全過程的工程檔案資料。（2）檔案工程材料種類多，數量大，項目部各部門部長主責，部門內設置專人與檔案員對接，對施工各階段工程檔案材料進行收集，整理，按合同要求將工程檔案資料數量齊備、整理規范，及時向建設單位移交。每次工程資料打印前必須各方確認無誤后方可打印。并填寫內部檔案資料接收互簽確認表（3）工作流程如：部門專人填寫→部門負責人審核→檔案員收集匯總。

2.5 工程資料收集及整理入檔過程的鞏固和提高

檔案工程資料收集及整理進度原則上與施工進度同步，那么如何確保同步性呢？針對現場發現的這個問題，我們在以下幾個方面予以鞏固和提高：

（1）項目部主管領導高度重視檔案工程資料收集及整理日常工作，必須將該項工作與施工安全、施工質量、施工進度一起抓。并且要將檔案工作納入項目部周例會及月度生產例會中。檔案負責人要在項目部周例會和月度生產例會上單獨匯報檔案工作的開展情況及存在問題。（2）項目部設置專職檔案員，項目部各部門、各專業必須配置專職資料員，并且要分工明確，職責清晰。各專業資料員需具備本專業的基本專業知識。（3）項目部領導摒棄資料工作崗位不重要的傳統觀念，適當提高從事檔案工作人員的待遇。（4）為確保檔案工程資料所需的內業資料的完整性、準確性。各專業資料員在工程部的領導下，在項目開工前，加強與建設單位檔案部門、監理單位溝通工作，并將檔案入檔所需的各專業：施工日志、施工月報、施工安裝記錄、檢驗批、分項、分部、單位工程等資料，先做一個樣表（電子版），報審監理及建設單位檔案部門予以審核，審核通過后再做正式內業資料并報審。這樣可確保檔案資料的完整性、準確性。因為現階段國內地鐵工程驗收標準各城市不統一，檔案資料表格填寫的不規范，所以該條是在地鐵工程內業資料收集及整理工作中，顯得尤其重要。（5）各專業資料員需加強和項目部各部門、作業隊的內部溝通協調工作，時刻掌握現場施工進度和物資材料進場批次和時間。提前做好有關內業資料并報審。

2.6 工程影像資料收集及整理

工程影像資料收集在施工開展過程中，具有真實性、時效性，與施工進度同步，通過工程影像資料可真實反映關鍵工序和隱蔽工程的施工現狀，也為展現施工單位的整體施工水平展現，提供了一個良好的平臺，項目部需轉變管理理念，高度重視該項工作，專業資料員必須具備一定的專業常識知識，加強專業資料員的技能培訓，在開展工程影像資料收集工作前，必須進行專項檔案技術培訓[2]。

（1）項目部成立以總工為組長，各部長為副組長的工程影像資料管理小組，組員：各主管工程師，作業隊長，各專業資料員，檔案員。（2）工作分工明確，責任到人，形成閉環管理。項目部總工主責協調技術問題，各部長負責本部門日常工程影像資料收集工作，主管工程師制定本專業樣表，檔案員負責對上級檔案部門進行專業對接，確認樣表的標準性，可行性。作業隊長負責現場施工分項作業的施工安排，資料員負責現場拍攝工作，按照工序先后，重點留影每一重要步驟的作業狀況，并形成完整無缺的安裝過程影像資料，資料員做好工程影像資料樣表后及時移交檔案員，并經檔案員審核后歸檔備案。

3 結語

隨著工程施工管理工作的不斷深化，對工程檔案資料的管理也提出了更高要求，實行檔案資料的標準化，對加強工程項目管理，提高企業的管理水平有著十分重要的意義。我們應該在具體的工程管理實踐中繼續探索和總結，使企業的規范化管理邁上新臺階。

參考文獻

[1]張慧.淺析工程竣工資料的整理[J].科技風，2011，（21）：191.

[2]成渝.建筑工程資料收集與整理策略探究[J].建材與裝飾，2016，（17）：213-214.endprint