基于卷煙產品檔案管理的數字化系統研究

陳芳銳+楊璽+楊璐+何雪峰+尹志豇

摘 要：本論文以卷煙產品檔案管理為出發點，主要運用增強現實技術和虛擬現實技術等數字新媒體技術，借助計算機技術和網絡技術，探討卷煙產品檔案管理的數字化系統的設計，實現卷煙產品檔案管理數字化。

關鍵詞：增強現實技術；虛擬現實技術；檔案管理數字化

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）01-0027-02

1 前言

卷煙產品檔案是煙草企業全部活動的真實記錄，包括產品引進退出、品類管理、銷售狀況、產品裝潢設計等產品全生命周期的歷史記錄，同時涵蓋了企業文化、企業歷史、企業工藝技術等重要的企業文化資產，是企業寶貴的財富。做好卷煙產品特別是在重組、整合、集中統一管理過程中的檔案處置工作，推動數字化管理的進程，實現卷煙產品檔案的智能化錄入、數字化管理、數據分析、數據可視等功能，對于煙草企業管理以及提高行業競爭力具有重要的意義。

2 卷煙產品檔案管理數字化的重要意義

（1）有效避免了紙質檔案孤本的弊端，提高了檔案的利用率。檔案管理數字化可以提供大量及時有效的信息，檔案中包含了大量的原始文件、數據、資料、圖表等，是最真實、最權威、最具說服力的歷史憑證，同時也是國家信息資源的重要組成部分，具有無可估量的社會經濟價值。當今社會，機構負責人根據檔案做出重大決策需要迅速、準確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需求量正不斷增加，人們已越來越多地關注檔案信息獲取的時效性和便捷性。而數字化檔案相比傳統檔案載體來說，既方便獲取，又能保護原檔案的完整性。因此，檔案部門只有盡快改變傳統的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數字化建設步伐，才能及時、準確地為社會提供利用，進一步實現檔案信息資源的社會共享。

（2）實現紙質檔案數字化集中統一管理，提高檔案管理和服務的功能。傳統的紙質檔案載體容量有限，需要投入大量人力和物理管理，加大了檔案管理的成本，而數字檔案擁有很大的載體容量，可以節約檔案成本和保存空間；紙質檔案如若遭到破壞，很難得以恢復，而數字檔案具有容易備份的特點，可以通過預存多份備份文件來避免檔案受損；在紙質檔案利用過程中，通常需要翻閱大批量的檔案卷宗，檢索查閱過程煩難復雜，而利用數字化檔案管理流程，只需通過計算機和網絡，就可以在短時間內檢索到需要的內容，快捷高效。

（3）細粒度的權限控制體系，為檔案管理提供多重安全防護措施。

在檔案信息存儲安全方面，檔案管理數字化能夠實現身份認證和密鑰管理，對檔案管理系統進行準入監控，保證在線管理系統的安全；對網絡設立信息系統防火墻、密碼訪問控制，確保檔案信息的安全保密和系統運行安全可靠；建立備份與恢復系統，能夠自動備份入庫的檔案信息和及時找回丟失數據。

（4）有利于加強檔案信息化建設，加快推進檔案管理現代化進程。人類社會已全面進入信息化時代，計算機網絡技術的迭代發展和廣泛應用，正在滲透到社會的各個領域，改變著人們的生活、工作和學習方式。信息化浪潮帶來的沖擊，同樣也給檔案工作管理帶來了新的契機，隨著辦公自動化水平的日趨成熟，無紙化辦公已成必然趨勢，使得檔案數字化逐漸被提上日程，檔案管理必須從傳統的手工管理向信息化管理方向發展，才能跟上時代的步伐和社會信息化的需求。檔案數字化管理較之傳統的實體檔案管理，具有較強的先進性和時效性，它將分散的檔案信息以數字化的形式集中存儲、統一管理，以網絡化的方式連接，實現了檔案信息資源的及時利用與共享。

3 卷煙產品檔案管理數字化系統的開發設計

3.1 系統功能概述

卷煙產品檔案管理數字化系統是運用增強現實技術和虛擬現實技術等數字新媒體技術，借助于計算機、互聯網、通信等技術基礎，在移動終端和PC端同時實現展示和應用卷煙產品檔案的效果，是對傳統的手工檔案管理方式的變革和電子檔案管理方式的突破。卷煙產品檔案管理系統是一個可擴展的網絡應用系統，提供數字資源獲取、存檔、管理和存取利用等基本功能，同時還提供了數字化分析、數據可視、交互展示等功能。

3.2 系統功能設計

卷煙產品檔案管理數字化系統從功能劃分上包含客戶端和服務端，客戶端包含移動端和PC端。移動端設計為APP程序，以提供相對較多的功能開發、擴展及較高的程序運行性能；PC端設計為EXE程序，能夠提供較好的VR仿真漫游體驗，呈現較好的3D渲染畫面，同時依托HTCVR設備提供較好的VR體驗及常規產品檔案查閱功能。

信息采集精細歸檔功能，實現卷煙產品檔案管理系統中所有數字化信息的采集，包括企業自有信息和外部信息的采集，將該類本體的信息以及相關的衍生信息資源進行有效的采集，加工生成數字化圖像、語音、視頻等不同格式的數字化信息，并通過批量導入和智能分類，實現存儲、交換和傳輸，歸檔整理后作為卷煙產品檔案管理數字化系統的信息輸入。

信息管理功能，主要是負責數字檔案文件的整理、維護與利用工作，提供檔案管理、檔案智能查詢、檔案鑒定、系統維護等基本工作機制。

信息安全維護功能，主要負責對檔案存儲備份恢復、操作權限管理密級分類、敏感內容加密、操作日志歷史記錄進行集中控制和審查，使企業的檔案材料的保密性得到充分保障。

增強現實技術和虛擬現實技術交互展示功能，該項功能是本系統開發的核心功能訴求，通過數字化的方式，建設一個數字化資源（檔案）收集、存儲、展示、交互、服務平臺。

（1）利用增強現實技術與移動智能終端應用開發結合，實現卷煙產品檔案的數據可視化，使卷煙產品檔案信息與卷煙實體產品相互作用，從而觸發卷煙產品整個生命周期的檔案數據資源。

（2）利用增強現實技術對卷煙產品檔案進行管理，通過AR移動智能設備掃描卷煙產品，實現實時調用系列產品海量檔案數據庫，并以一定的比例和易于理解、操作的形式將檔案信息反饋給使用者。endprint

（3）利用VR虛擬現實技術對卷煙產品檔案館進行三維仿真，開發建設虛擬卷煙產品檔案館，形成一個數字化資源（檔案）收集、存儲、展示、交互、服務的平臺，實現對卷煙產品檔案館的內部環境展示和卷煙產品檔案資源的展示。

（4）運用VR虛擬現實技術接入虛擬交互設備的方法，實現對卷煙產品檔案資源的沉浸可視和交互化體驗。

4 卷煙產品檔案管理數字化系統的應用

4.1 產品檔案資源的獲取

卷煙產品檔案管理數字化系統的開發形成，分別以卷煙產品檔案館APP的形式和卷煙產品虛擬展館的形式在移動端和PC端呈現。使用者通過移動端進入三維仿真卷煙產品檔案館，可以通過自然人機交互的形式，觸發相應的檔案資源，從而獲取卷煙產品的原料、產品裝潢設計信息、產品銷量、產品更新、產品進入和退出市場情況等產品全生命周期的檔案資源信息，檔案信息又將以文字、圖片、視頻、語音等多媒體形式表達反饋給使用者。另外，使用者還可以利用APP的AR功能掃描卷煙產品，獲取相應產品的完整檔案資源信息；使用者通過PC端進入網上卷煙產品虛擬展館，可以利用鼠標點擊操控整個場景和點擊獲取產品檔案信息，接入虛擬現實交互設備HTCVIVE，能夠以更加自然的體感交互形式查閱檔案資源。

4.2 產品檔案資源的保存

開發了一系列卷煙產品檔案資源庫，可進行不斷更新和備份，形成煙草智能檔案系統，實現檔案管理數據庫虛擬“云”平臺。能夠智能錄入產品檔案信息，通過轉化成數字圖像的形式進行存儲和歸檔，并不斷累積和補充新的檔案信息，形成龐大的卷煙產品檔案資源庫，保存產品的歷史檔案信息的同時擴展新的產品檔案信息。

4.3 產品檔案資源的利用

卷煙產品檔案館APP和網上卷煙產品虛擬展館可供內部人員和外部人員同時使用，不受時間和空間的限制，多人可同時使用一份卷煙產品檔案資源，從而最大化的提供信息資源的利用率。

5 結語

基于卷煙產品檔案管理的數字化系統主要運用了增強現實技術和虛擬現實技術等數字新媒體技術實現對卷煙產品檔案的高效管理，同時為卷煙產品檔案提供了數字化分析、數據可視、交互展示等功能，為卷煙產品檔案資源的獲取、保存和利用提供了新的解決管理模式，從而更好的發揮卷煙產品檔案的文化功能和服務功能。

參考文獻

[1]朱永權.檔案管理數字化系統的研究[D].重慶大學，2003.

[2]張艷波.淺談檔案管理數字化管理的意義[J].黑河學刊，2014（4）：133-133.endprint