試析電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的異同

何為

摘 要：在社會發(fā)展中做好檔案的有效保存，可以實(shí)現(xiàn)記錄社會變遷的目標(biāo)。尤其是在當(dāng)前的發(fā)展下，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案有了進(jìn)一步的發(fā)展，基于此，本文論述了電子檔案和傳統(tǒng)檔案之間的異同，進(jìn)而探討了如何提升電子檔案的管理。

關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；異同；管理

檔案是信息資料的載體，可反映經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的實(shí)際情況，有效利用檔案信息可促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)發(fā)展，可見檔案管理的重要性。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足需求，需要應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來科學(xué)規(guī)范地管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案電子化數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化并不斷提高其利用率，不斷提高檔案管理水平，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)快速發(fā)展。

1 電子檔案對傳統(tǒng)檔案管理造成的沖擊

傳統(tǒng)的檔案管理是將紙質(zhì)信息裝訂成冊歸檔，并對檔案袋進(jìn)行整理排序。與無紙化辦公模式相比，雖然二者歸檔流程大致相同，但是歸檔介質(zhì)卻有了質(zhì)的變化。由于檔案管理部門所涉及的檔案種類眾多，辦公自動化生產(chǎn)文件只是日常運(yùn)營中的一部分，可以直接進(jìn)行電子歸檔，但是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要重新錄入，從而實(shí)現(xiàn)電子歸檔。如果單位沒有實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理模式，那么在日常工作中所產(chǎn)生的電子檔案就無法直接進(jìn)行電子歸檔，而是需要打印后再以紙質(zhì)檔案流程進(jìn)行歸檔。電子檔案是通過計算機(jī)生成的檔案文件，并存儲在硬盤、云端中，可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳遞。雖然采用電子檔案的形式在查閱中非常方便，但是法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn)。也就是電子檔案的法律效應(yīng)是否能夠和傳統(tǒng)檔案相同，是否會影響紙質(zhì)檔案的法律效應(yīng)等。在電子檔案中，由于檔案信息可以通過格式轉(zhuǎn)換進(jìn)行修改，因此，電子檔案存在一定的不安全因素，從而影響電子檔案的法律效應(yīng)。

2 電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理相同點(diǎn)

2.1 兩種檔案管理的基本原則一致

檔案管理的發(fā)展從始至終是按照一定的原則進(jìn)行的，兩種檔案管理方式所遵循的原則是一致的，這種原則就是根據(jù)社會發(fā)展的需要，采用一定的技術(shù)條件在原有管理方法上進(jìn)行創(chuàng)新形成新的檔案管理模式。兩種檔案管理方式各有自身的優(yōu)勢和不同，其統(tǒng)一性體現(xiàn)在管理方法和原則的一致性。

2.2 兩種檔案管理的基礎(chǔ)是一致的

電子檔案管理的實(shí)現(xiàn)和發(fā)展離不開傳統(tǒng)檔案管理方法，從某種意義上講，電子檔案管理只是傳統(tǒng)檔案管理通過計算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的一種形式，其根本的基礎(chǔ)還是傳統(tǒng)檔案管理。電子檔案管理在對信息資源的分類和存儲歸檔的過程中離不開傳統(tǒng)檔案管理方法的使用。

2.3 電子檔案信息資源是傳統(tǒng)檔案信息資源的延伸

我們知道，電子檔案是依據(jù)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案管理方法進(jìn)行了延伸和擴(kuò)展，其最大的優(yōu)勢就是利用最小的體積儲存空間來實(shí)現(xiàn)大量信息資源的存儲。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使電子檔案在數(shù)據(jù)化和自動化方面的發(fā)展取得了一定的成就，利用計算機(jī)數(shù)據(jù)庫來尋找需要的檔案信息更加的便捷。電子檔案管理方式的運(yùn)行較之傳統(tǒng)檔案管理方式節(jié)省了很多的時間和空間。

3 電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的不同點(diǎn)

在檔案工作的全新發(fā)展過程中，紙質(zhì)檔案與電子檔案都具有不同的優(yōu)勢。在現(xiàn)階段的檔案工作中，電子檔案的應(yīng)用較為廣泛，其特征較為明顯。首先，電子檔案的載體多種多樣，可以選擇磁帶、光盤或者其他形式，這種載體的多樣化特征打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案單一的載體形式，而且相對于紙質(zhì)檔案而言，其本身的容量相當(dāng)大，體積卻十分小，在很大程度上可以節(jié)省檔案的存儲空間，進(jìn)而解決傳統(tǒng)檔案管理中檔案保存空間不足的問題。其次，電子檔案的處理形式是由計算機(jī)進(jìn)行直接處理，在最大程度上減免了傳統(tǒng)檔案管理工作中的存檔和分類環(huán)節(jié)，使得檔案信息管理變得科學(xué)有效，有利于檔案管理效率得到穩(wěn)定地提高。

紙質(zhì)檔案是檔案工作中的另一種檔案模式，其在檔案當(dāng)中屬于發(fā)展時間最長的一種檔案管理模式。這種模式的優(yōu)點(diǎn)主要集中在以下三方面：第一，紙質(zhì)檔案具備原始性和真實(shí)性。通常而言，紙質(zhì)檔案一旦記錄形成，那么它所記錄的數(shù)據(jù)內(nèi)容便不容易進(jìn)行更改。但是計算機(jī)對數(shù)據(jù)信息的更改卻十分常見，因而紙質(zhì)檔案之所以能夠在現(xiàn)階段的檔案管理中依舊保持生命活力，與它的信息安全功能有著直接的聯(lián)系。第二，紙質(zhì)檔案并不是一般的文字內(nèi)容，而且不確定的信息內(nèi)容并不會記錄在內(nèi)。紙質(zhì)檔案在表現(xiàn)形式上相當(dāng)直觀，便于人們進(jìn)行直接閱讀，而不需要通過電腦進(jìn)行檢閱。第三，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往都會給予一定的鑒定和承認(rèn)，即基礎(chǔ)的印章和簽字都會配置在檔案中，因而可以作為權(quán)威檔案進(jìn)行使用。

4 傳統(tǒng)檔案管理數(shù)字化的措施

4.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，完善信息化管理體系

新時期電子檔案的管理實(shí)踐與應(yīng)用，需要以“行業(yè)特點(diǎn)”為導(dǎo)向，制定出適合各個行業(yè)發(fā)展的信息化管理體系發(fā)展方案，逐漸完善信息管理體系，為電子檔案管理模式的應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。從實(shí)際而言，信息化檔案管理體系建設(shè)工作主要集中在設(shè)備建設(shè)與制度建設(shè)兩個方面。其中，設(shè)備建設(shè)又主要凸顯在軟硬件設(shè)備的建設(shè)與完善層面：首先，在軟件設(shè)備完成上，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，即結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)與需求，完善管理系統(tǒng)的性能并改進(jìn)相關(guān)功能。其次，硬件設(shè)施的建設(shè)主要集中在對計算機(jī)性能的提升層面，即要全面提升電子檔案管理主機(jī)的信息處理能力、檔案存儲能力等綜合性能，為全面開展電子檔案管理奠定必要基礎(chǔ)。新時期電子檔案管理制度建設(shè)重點(diǎn)主要是“明確工作職能”“完善管理制度”“明晰管理流程實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理”等幾方面。一言以蔽之，新時期電子檔案管理的推廣與應(yīng)用需要強(qiáng)化管理體系建設(shè)，以此夯實(shí)基礎(chǔ)。

4.2 加強(qiáng)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范性建設(shè)

數(shù)字化檔案管理具有較強(qiáng)的易變性和刪改性，需要一套完善的規(guī)范制度來約束檔案管理。在電子檔案的管理過程中，集中管理是可取的，將有效管理措施貫穿在檔案管理全過程，形成全方位管理，需要管理部門統(tǒng)一管理檔案資料收集、整理和歸檔環(huán)節(jié)，能有效避免檔案原始材料遺漏和丟失現(xiàn)象。在管理電子檔案過程中，應(yīng)該遵循一定的原則和順序，需切實(shí)貫徹和落實(shí)全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，有利于避免較低的專業(yè)水平而降低檔案管理水平，同時能夠加強(qiáng)歸檔文件和其他文件的關(guān)聯(lián)性，對方便使用電子檔案奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

4.3 提高數(shù)字化檔案安全的水平

保護(hù)檔案信息至關(guān)重要，目前數(shù)字檔案的建設(shè)過程中信息保密工作還有許多欠缺和漏洞，很多信息的拷貝和復(fù)制都處于無保護(hù)措施狀態(tài)，所以加強(qiáng)保護(hù)措施是很有必要的。首先，保護(hù)檔案信息的不被竊取最基礎(chǔ)的方法是檔案加密和網(wǎng)絡(luò)的防火墻，對有密級限定的檔案信息，就應(yīng)采用加密技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行隔離處理，以防被他人篡改或截取信息。

5 結(jié)語

綜上所述，隨著時代的發(fā)展數(shù)字化檔案已經(jīng)體現(xiàn)出了它的優(yōu)越性，同時為傳統(tǒng)的檔案管理注入新的血液，為人們利用檔案提供新的途徑，提高了傳統(tǒng)檔案管理工作效率。而數(shù)字化檔案的安全管理隨著科技的不斷發(fā)展會日益完善，人們查詢與利用檔案的途徑也會變得更加便捷。

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