論檔案數字化發展趨勢

劉爾嫻

摘 要：新時期的網絡發展與數字化進步已經推動了整個檔案工作的發展和創新，在這個過程中，每一名檔案從業管理者都應當擔負起完善、創新的重任，通過對現有數字化檔案信息技術的完善來提升本領域的競爭實力，在做好基礎工作的同時，以一種與時俱進的精神來面對新的機遇和

挑戰。

關鍵詞：檔案；數字化；發展趨勢

1 檔案數字化的概念

當前，我國科學發展日新月異，3D打印、無人駕駛、人工智能正在向我們走來，它帶動了各行各業的發展與進步。數字化，是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，再以高速微型計算機對數字編碼進行壓縮、調制與解調的信息處理技術，通常稱為數字化技術。檔案管理數字化就是將數字技術應用于檔案管理的各個環節，在檔案的收集、編制、存儲、查找、檢索、傳輸過程中，改變傳統紙質、影像、實物檔案管理手段，利用數字化技術開發出適用的程序，實現檔案信息資源數字化、存儲集成化、傳遞網絡化、開發利用的共享化。

2 檔案數字化優勢

2.1 檔案數字化建設有利于資料的保管和保護

現階段，我國各個領域的檔案依舊是以紙質材料作為主要記載媒體，這種檔案的記錄手段不僅存在一定的缺陷，同時也容易發生破損和丟失。在日常的檔案管理工作中，我們進行歸檔和提檔的時候都必須要往返于檔案庫房和辦公室之間，這種工作方式不僅影響了整個查檔、歸檔的速度，同時也會為廣大的檔案使用者帶來種種不便。另一方面，對一些重要的紙質文件復印、查閱的過程中，即便平日工作再細心都難免受到汗漬、灰塵、空氣濕度等多方面影響，從而導致一些重要的紙質文件受到高頻率的磨損，久而久之便在外觀上形成了“霉變老舊”檔案，特別是在一些電影檔案的使用過程中，更是由于部分內容的折疊而產生了斷裂的現象，還有一些手寫資料會由于種種原因而受到后期人為篡改、撕毀，這些都會影響檔案的真實性。

在這種情況下，數字化檔案便能夠很好地實現整個檔案保管與保護的重要性。一方面，對于一些使用頻率較高的電子檔案，我們可以通過掃描的方式來進行查閱，同時檔案管理者也減少了往返于庫房、辦公室的時間，通過鼠標和數字化信息系統的幫助在短時間內提供使用者所需要的資料。另一方面，數字化的檔案資料還能夠最大程度上對縮微膠片等載體進行最大程度的縮小，在縮小檔案存儲空間的同時，也避免了空氣濕度、人為修改等因素所產生的影響，最大程度上保護了原始檔案的完整性和真實性。

2.2 數字化檔案有效改善資料利用手段

隨著各個領域對于辦公自動化OA系統的廣泛應用和推動，整個社會的發展和建設更加離不開對電子檔案的需要，一旦我們的檔案應用水平僅僅停留在日常的應用環節，那么將會極大程度上制約整個檔案領域的發展進程和應用廣度，特別是傳統的檔案管理工作中，由于自身所存在的局限性而導致了日常查詢的過程中無法突破空間、時間以及地域的限制，單一的文件無法實現有效的共享性，而對于多元化用戶的需求更是無從滿足。

2.3 數字化檔案最大程度上實現了資源的整合

信息化時代的數字檔案管理工作不僅要利用掃描等技術手段來實現，同時還應當充分的調動OCR、數字攝影、多媒體傳播等存儲技術來進行推動，在這種模式下通過對計算機系統的管理和應用，不僅能夠有效營造一種有效的檔案信息庫，同時還能夠在大幅畫面掃描、零距離平面掃描的幫助下采集紙質文檔中所體現的資料，最后再利用流水線的數字化處理手段最終完成數字化電子文檔的轉換工作。這種工作手段不僅能夠最大程度上轉變以往檔案管理工作，同時還能夠有效實現數據收集、數據應用、數據存儲的高度融合，在提升整個檔案管理效率的同時，通過不斷革新實現更加完善的數字化檔案建設。

3 檔案數字化的發展趨勢

3.1 引進云計算，優化檔案信息網絡

檔案數字化的基本內容之一就是建立檔案信息網絡，實現檔案信息資源的開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。云計算是由網格技術發展而來的，相比原有網絡技術具有一些新的優點與特征，引進云計算技術，一是可以增強網絡的計算能力。云計算中的所有計算機會運用各種不同方法，搜索眾多數據庫，為用戶提供盡可能完整的搜索結果。二是增強服務功能。云計算的用戶不需隨身攜帶文檔，只需一臺計算機，連接到網絡即可獲取到相關的信息和服務。以此達到優化網絡的功效，提高檔案信息網絡的運行效率。三是增強數據安全性。云計算具有自動備份存儲數據的功能，即使一臺電腦終端出現崩潰，還可以從云上獲得已經存儲的數據。

3.2 建立數字檔案館，實現檔案高效快捷服務

檔案數字化是檔案行業的發展趨勢，建立數字檔案館是檔案數字化的標志之一。建立數字檔案館就是將原有庫存檔案通過整理錄制以數據庫形式進行儲存，改變原有紙質檔案的存儲方式。數字檔案館的建立是檔案管理的飛躍，它的優勢體現在多個方面：一是它適應檔案網絡化的需要，為檔案網絡交流提供電子文獻和信息。二是極大地增加了檔案儲存量，提升檔案存儲質量和安全保障。三是增強高速快捷的服務功能，使檔案查詢、開發利用效率得到提升。

3.3 結合物聯網，建立互動式檔案館

物聯網廣泛應用于各個領域，檔案管理結合物聯網可增強檔案管理的智能化程度。如建立互動式檔案館。利用物聯網技術，實現參觀者利用手勢與實物檔案進行互動，利用人工智能讓檔案開口說話，與參觀者交流。實現檔案庫房智能化管理。用RFID標簽將存儲實物檔案的存放地點、來源、背景信息、內容概要等信息詳細記錄，通過物聯網就可以掌握每個物品的準確位置及每一類型物品的數量、內容等相關信息。利用電子設備進行3D虛擬現實。利用物聯網技術，提供全三維、逼真的數字檔案館場景。

4 結束語

在科技的發展帶動下，我國檔案行業正在由傳統的實物和紙質檔案向數字化、信息化檔案發展。由于檔案管理數字化發展不平衡，部分基層檔案管理人員對于檔案管理數字化缺乏全面深刻的認識，對于檔案管理的改革缺乏緊迫感和積極性。加強檔案管理數字化知識的普及宣傳，對于全面推進我國檔案管理信息化和數字化的實現具有積極的現實意義。

參考文獻

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