勞動就業和社會保障的檔案管理規章制定原則思考

摘 要：勞動就業和社會保障部門的檔案數量巨大，因此如果采用傳統的管理方式對其進行管理，會導致諸多的弊端出現。首先繁重的任務量對于從事檔案管理的工作人員來講就是一種考驗，如果不對原來的管理制度進行調整優化，必然會造成工作人員的不滿，降低檔案管理工作的效率。因此本文著重對勞動就業的社會保障的檔案管理規章制度的原則進行了分析，以此來促進該部門檔案管理的工作效率。

關鍵詞：勞動就業；社會保障；檔案管理；原則

引言

機關檔案相較于以前來講，已經變得越來越復雜，對此國家專門針對歸檔文件的管理頒布了相應的規范，可是在具體的落實中卻存在著諸多的問題，從以往的情況來進行分析，國家之前已經頒布了有關的條款，可是并未隨著社會的發展而進行改進，以至于其不能更好地發揮其作用，所以對于勞動就業以及社會保障的管理制度在制定時，一定要考慮到其的落實程度，而其主要在于提升相關部門的管理人員以及具體的檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度，然后部門再結合自身的實際情況來制定相應的檔案管理制度。

一、 對檔案進行統一管理

對機關檔案進行統一的管理為其管理的基本原則，也可以有效地確保檔案的完整度，同時還可以提高原有的管理水平。現今勞動就業以及社會保障部門的設置模式越來越多，致使其檔案的形式以及來源也越來越復雜，因此在對其檔案進行管理時，要制定相關的規定來使得其綜合性檔案機構可以有效地對其進行統一的管理，與此同時該部門也要將相應的規定落實到其他的子部門，共同來實現對機關檔案的統一管理。對檔案進行統一的管理可以使得不同類型的檔案能夠集中在一起，為單位的檔案管理機構提供方便。如果在檔案管理上不實行對其的統一管理，就會使得部分檔案缺失或者出現不同的方案的歸屬流向產生較大的差異，直接影響到國家的檔案資源建設工作。同時需要注意的是，對檔案實行統一的管理，并不代表所有的子單位均要將自身的檔案上交于更高一級的勞動就業以及社會保障部門，而是可以結合自身的實際情況來采取科學合理的方式對自身的檔案進行靈活的管理。

二、 規范檔案管理的工作

由于各種原因的影響，勞動就業以及社會保障部門的管理檔案的機構一直制定不出完善的檔案管理規范。即使存在有些檔案管理的工作已經進行正式開展，但其中各個方面的建設還未成熟，因此也存在著諸多的問題。比如有關于民營企業與職工檔案管理的條款很早就已經被國家頒布出來，可是隨著企業不斷地在改進優化，之前頒布的有關條款卻未能緊跟企業發展的腳步進行變革，很多的條款早已經不再適用于現在的企業，因此也失去了其原有的利用價值。對此勞動就業以及社會保障部門一定要深刻地認識到現存的問題，及時對檔案的管理制度進行更新優化，以適應多變的社會。同時在制度中也要重視條塊結合的管理體系，深入落實上級部門對下級的單位進行監管的制度，也要使得其提升對檔案管理的重視程度，督促相關的工作人員加強對自身檔案管理工作的認識，并在日常的工作中不斷地對現有的工作進行完善，使得檔案的行政管理部門能夠切實按照國家的有關規定進行對檔案的管理，進而實現檔案管理工作的規范化。

三、 相關部門履行好自身的責任

勞動就業以及社會保障部門在進行檔案工作的管理時一定要盡職盡責，真正秉承為人民服務的態度來進行檔案的管理工作。對于目前對文件的利用工作，已經從行政部門擴充到了勞動就業以及社會保障部門。在《勞動保障監察條例》中明確提出了對勞動保障對用人單位的要求等相關內容。同時對無業人員的就業也起到了相應的指導作用。由此可以看出，在對專業檔案管理的規章制度進行建設時，相關人員一定要對傳統的方法進行創新，以至于其能夠更好地履行自身的職責。

四、 引入先進理念制定檔案管理制度

對勞動就業以及社會保障部門的檔案進行管理是整個檔案管理中的重要任務。隨著有關于歸檔文件的整理規范的出臺，子單位也在積極地采取相應的措施來進行應對，同時也對原有的檔案管理制度進行了改進優化。在實際的檔案管理工作中，由于整個部門的專業檔案數量非常多，而且也非常的復雜，所以此項工作對于從事檔案管理的員工來講，更是一種考驗。如果相應的部門管理機構仍然按照傳統的管理方法對檔案進行管理，繁重的工作量必然會引起現有工作人員的反對，因此應該在制定檔案管理制度的過程中引入新的管理理念，來有效地保證工作人員在工作中可以對檔案進行有序的管理。另外先進的管理理念也會調動員工的積極性，使得勞動就業和社會保障部門對檔案的管理工作可以有效的進行。

五、 將檔案管理規章制度狹義化

勞動就業以及社會保障的專業檔案存在兩種定義，分別為廣義上的概念以及狹義的概念。從廣義上講，在該部門所形成的檔案是由多種不同類型的檔案構成的。而從狹義上講，其專業的檔案僅包括部門獨有的檔案。要制定出相應的檔案管理制度，就必須要從狹義上對其來進行確定。首先要確定出特定檔案的歸檔范圍，此舉不僅可以簡化檔案管理的規章制度，還能夠有序地進行對檔案的管理。對于一些專業性的檔案包括聲像檔案以及會計檔案等，利用狹義的概念都可以對其制定明確的管理制度，也可以有效地避免對各種管理制定的反復制定。

六、 結束語

勞動就業和社會保障部門作為為人民服務的部門，因此其檔案的管理制度一定要緊跟時代的發展要求。現如今的很多條款都沒有隨著社會的發展進行更新優化，導致其與社會發生脫節，喪失了利用價值。因此相關部門的工作人員一定要認識到此問題的嚴重性，在未來的社會發展中，引入更加先進的管理理念來對檔案管理制定進行制定，確保其投入使用以后不僅能夠適應社會的發展，而且還可以調動檔案管理工作人員的主觀能動性，有效地對管理制度進行落實，進而推動國家檔案資源的建設。

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作者簡介：劉振得，河北省唐山市玉田縣就業服務局。endprint