基于新形勢的事業單位檔案管理改革探討

摘要：事業單位檔案管理是對事業單位相關檔案資料以及各種信息資源的管理活動，服務于事業單位的各種管理以及業務活動。隨著我國經濟的發展，事業單位的業務水平也不斷提高，對事業單位檔案管理的要求也越來越高，尤其是在當前的新時期、新環境下，事業單位檔案管理工作的諸多弊端逐漸凸顯出來，嚴重影響了事業單位的正常運行。本文分析了事業單位檔案管理工作存在的各種問題，并從管理制度、管理信息化以及人員配置等方面對新形勢下事業單位檔案管理的改革進行探討。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理；改革

事業單位是國家為了發揮某種社會職能而建立的機構，由于事業單位性質的特殊性，事業單位的檔案管理也與其他單位的檔案管理有本質的區別。事業單位的檔案管理比較繁雜，不僅涉及對檔案的收集、整理、價值鑒定以及檔案保管，還包括對檔案的編目、檢索、編輯、統計以及研究工作。

一、 事業單位檔案管理中的不足

第一，檔案管理意識不強，對檔案管理工作重視不夠。事業單位檔案管理質量難以改善的一個重要原因就是對檔案管理不夠重視，檔案管理意識不強。很多人認為事業單位的檔案管理工作僅僅是一些涉及文檔管理的事務性工作，不是事業單位的主要工作，不能給單位帶來經濟效益，所以領導不重視，管理松散，檔案管理人員態度不端正，技術水平低，多存在應付心理。

第二，檔案管理方法和技術落后，管理設備陳舊。很多事業單位的檔案管理方式落后，管理設施陳舊，管理流程混亂，缺乏整齊化、規范化，檔案資料極易遺失、受損，而且沒有采取防盜、防火、防潮措施，缺乏安全保障。

第三，檔案管理利用率低。提高檔案管理利用率是檔案管理的工作重點，雖然近年來事業單位的檔案管理利用率一直呈上升趨勢，但仍無法滿足現實需求。事業單位的各種檔案資料都有很大價值，例如科技領域檔案不僅反映事業單位的發展歷史，還可以為以后的科技研究提供依據。

二、 事業單位單位檔案管理的改革措施

（一） 完善管理制度

完善的管理制度是管理工作正常開展的基本前提條件，新形勢下的事業單位要建立現代化的管理制度，以保證檔案管理工作高效有序地進行。實施管理責任制，并建立完善考核機制和激勵機制，工作人員在激勵中可以進一步明確自己的職責，增強崗位責任心。

（二） 優化人員配置、加強培訓

合理、有效的人員配置是保證事業單位檔案管理工作正常開展以及提高管理質量的有力保障，所以事業單位要對管理人員結構的配置和優化重視起來，將其視為檔案管理工作的重點內容。另外要對管理人員加強培訓，提高管理人員的業務水平和綜合素質，建立轉化管理隊伍。檔案管理工作是一項技術性工作，對管理人員的能力和技術要求較高，所以要提高檔案管理水平就要從提高管理人員專業水平抓起。

（三） 強化檔案管理意識

檔案是事業單位寶貴的無形資產，事業單位要在新形勢下取得更好發展就需要創新觀念，強化檔案管理意識，認識到檔案管理的重要性。首先需要單位領導提高認識，將檔案管理作為重點工作來抓，讓檔案管理人員意識到自己的責任所在，提高工作積極性。另外要加大宣傳力度，讓事業單位所有工作任務對檔案管理有一個全面了解，并認識到檔案管理的重要性，強化管理觀念，讓每個工作人員都能意識到自己的崗位職責，提高檔案管理的工作效率。

（四） 充分利用現代化技術，實現檔案管理的信息化改革

當前的社會是一個信息化時代，網絡技術、信息技術逐漸普及到人們的生活和工作當中，信息化的浪潮以不可阻擋的氣勢席卷了世界的每個角落。在信息化時代環境下，事業單位要順應時代的發展就不能裹足不前，而是要積極加入信息化革命，充分引入現代化技術，實現檔案管理信息化。事業單位檔案管理信息化通過對檔案的虛擬化和數字化處理有利于事業單位更高效地履行服務職能。

1. 檔案管理的數字化

數字化就是傳統的檔案資料利用多種現代技術（例如網絡技術、數據庫技術、掃描技術、數字加密技術、身份識別技術等）轉化為電子數字資料，并存入檔案信息管理平臺進行統一管理，通過檔案管理平臺可以實現對檔案資料的整理、分析、補充、更新等等功能操作。事業單位檔案管理的數字化主要涉及檔案目錄、檔案存量、檔案增量等信息的數字化。

2. 檔案管理的體系化

檔案管理的體系化是實現事業單位檔案信息化管理的一個重要內容，同時也是信息化管理的優勢和重要職能的體現。檔案管理的體系化主要涉及到外部銜接一體化、單位各部門銜接一體化、內部流程一體化、文檔管理一體化以及傳統模式與現代的一體化。檔案管理的體系化需要采用多種數據處理技術，例如數據庫、數據集成、數據融合以及數據挖掘技術等，通過對多種技術的綜合應用增強數據的通用性和兼容性，最終信息檔案管理的體系化。

3. 檔案管理的自動化

數字化和體系化是檔案信息化管理的基本內容，如果將檔案管理的數字化和體系化視為事業單位檔案信息化管理的基礎能力，那么檔案管理的自動化就是事業單位檔案信息化管理的主要功能的體現，是對檔案信息化管理的高端要求和考驗。檔案管理的自動化的內容主要有數據收集、目錄編制、檢索、篩選、歸檔以及關鍵詞提取等自動化操作。

三、 結語

關于新形勢下事業單位檔案管理的改革，本文主要從管理制度的改革、人員配置的優化以及實現管理信息化等方面進行了探討。檔案管理是事業單位的一項重要工作，是事業單位發揮社會職能的基本保障，所以對檔案管理的方式、方法以及管理質量都要嚴格要求，以便為事業單位的各種業務活動提供有效服務。在當前的下新形勢下，萬物欣欣向榮，事業單位也需要順應時勢，實行檔案管理改革，促進檔案管理進入現代化管理進程，不僅有利于事業單位的自身發展，同時也可以創造更多的社會效益。

參考文獻：

[1]曾璐.新形勢下事業單位檔案管理的探析[J].科技展望，2015（05）.

[2]尤麗.淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014（06）.

作者簡介：

宋茹，山東省菏澤市城市規劃技術服務中心。endprint