基于內部控制的公立醫院固定資產管理的崗位風險分析

許 峰 駱希青 殷鵬宇

[文章編號] 1672-8270(2018)08-0115-05 [中圖分類號] R-05 [文獻標識碼] A

2012年《關于開展行政事業單位內部控制基礎性評價工作的通知(試行)》出臺，隨后《中共中央關于全面推進依法治國若干重大問題的決定》等一系列制度相繼出臺，在現行的行政事業單位內部控制政策的背景下，公立醫院作為行政事業單位逐步開展了內部控制體系建設。本研究將重點分析固定資產從投資立項與預算流程到固定資產處置工作的循環工作的工作風險及崗位風險，進而論證公立醫院固定資產循環的相關崗位開展內部控制工作及風險管理的重要性[1-2]。

1 醫院固定資產管理風險分析

風險識別與分析是內部控制管理的基礎也是關鍵，流程的梳理是風險識別與分析的基礎，為此，從流程中對風險及對應流程所涉及到的崗位進行分析，以識別風險。固定資產管理主要分為固定資產投資立項與預算管理、固定資產采購流程、固定資產入賬及計提折舊、固定資產維護保養和更新改造以及固定資產盤點核對和固定資產處置等多個環節。

1.1 固定資產投資立項與預算流程

固定資產投資立項與預算審批是固定資產循環的第一步，起著至關重要的作用，其大致流程主要包括：①資產使用部門提出固定資產購置申請，對應的資產管理部門組織實施資產投資的相關可行性論證，再根據論證結果形成資產購置計劃；②資產管理部門根據論證后的資產購置計劃，編制年度資產購置預算；③預算管理辦公室審核資產購置預算，并逐級上報審批。

在該流程中，主要涉及到的崗位包括資產管理崗位和預算管理崗位，在論證環節的過程中，立項不充分會導致資金的浪費，設備采購重復，投資回報或測算設備回收期不準確，超出資產編配標準等較高風險。在預算編制的環節中，預算編制的不合理會導致資產的預算與計劃不符，預算經費來源不足，及因預算執行編制不精細導致的后續執行層面的不便捷。在預算批準的環節中，預算審批的不合理或者超越權限等行為導致資產的違規購置。

然而。從崗位角度分析，造成該環節存在風險的崗位同樣涉及到資產管理崗位和預算管理崗位。該環節中，資產管理崗位存在的風險包括不熟悉資產投資論證的相關流程，不熟悉預算編制的相關要求，責任心不強。財務部門預算管理崗位存在的風險包括不熟悉資產投資論證的相關流程，不熟悉預算編制及審批的相關要求，責任心不強。

1.2 固定資產采購流程

固定資產采購流程主要包括：①資產管理部門填寫采購申請單，財務部門復核，領導逐級批準采購申請；②采購管理部門根據資產性質區分采購渠道；③部門根據上述申請下來的采購材料組織采購活動。

在該流程中，主要可以概括為采購申請環節、采購渠道選擇環節和自主采購3個環節，并按主要環節依此對風險進行分析。

(1)采購申請環節。采購申請不合理及其后果主要包括：①申請采購的資產未列入年度預算，導致無預算支出；②采購申請人申請時制定供應商或變相指定供應商，導致收受回扣行為，由此引發違規或腐敗風險；③超出上級規定的資產編配標準，導致違規風險。

(2)采購渠道選擇環節。存在的風險及引發的后果主要包括：①納入國家衛計委、省級或地區、市級集中采購目錄的大型醫療設備，未通過集中采購機構采購，因而導致違規；②未納入集中采購目錄，但單批次采購金額超過省級衛生行政部門確定的限額標準的資產，未通過集中采購機構采購，也會存在違規風險。

(3)自主采購環節。不合理行為及引發的后果包括：①采購方式不當，未公開招標或者采購過程不夠公平公正，進而導致固定資產采購的性價比不是最佳，存在舞弊、資產流失等風險；②采購供應商選擇不當，采購的固定資產供應商及產品不符合國家有關規定和科室需求，存在舞弊、違規等風險；③招投標組織過程不科學，存在舞弊、資產流失的風險；④制定招標文件和評價投標文件未由不相關的個人或者部門來完成，存在舞弊、收受采購回扣等現象；⑤合同簽訂不嚴謹，資產的數量、質量、規格、款項支付方式、期限、違規責任及爭議解決方法等不夠明確或合理，存在固定資產采購不順暢及醫院權益受損。

該流程中，涉及到的關鍵崗位包括：資產管理部門工作人員和采購經辦人員。涉及到的兩個崗位人員可能存在的問題是采購的相關管理規定掌握不清晰、職業道德感及責任感不強。

1.3 固定資產入賬及計提折舊流程

資產部門組織固定資產的驗收，驗收完畢后資產部門將會負責資產的臺賬登記，將相關的驗收證明送至財務部門，財務部門登記固定資產，應付資產掛賬或進行結算，然后資產管理部門將資產移交至資產使用部門，最后根據固定資產資金來源、類別和用途對資產進行計提折舊。

將該流程的環節劃分為驗收環節、入賬或結算環節、移交環節和計提折舊環節四個部分。然而，這些環節涉及到的常見風險及其后果大致如下：①驗收環節，驗收不及時會導致資產使用科室未能及時使用，影響醫療工作；②驗收不認真會導致質量資產質量、規格不符合要求，影響醫療工作；③未認真履行驗收手續，驗收報告未簽字蓋章等導致財務記賬依據不充分，從而導致違規。在入賬或結算環節過程中，入賬不及時會導致資產信息不準確；④入賬金額或者科目的錯誤，導致會計賬面資產信息不準確；⑤結算方式或者結算對象錯誤時，會導致工作效率的降低或者出現違規風險；⑥已付款但未蓋章或蓋“收訖”章，也可能會導致發票的多次報銷。

在移交環節中，不合理的移交主要包含：①未指定資產使用部門資產保管人，導致資產后續保管不當；②資產保管人對自身的職責和分工不明，導致資產后續保管維護不當。

在計提折舊的環節中，最常見的風險包括：①應計提折舊的資產未計提折舊，導致會計資產信息及醫療成本信息不準；②未根據資產資金來源、類別和用途選擇正確的折舊方法，導致醫療成本分攤不準。

在該流程中涉及到的關鍵崗位包括驗收崗、出納崗、資金會計崗和復核崗。

(1)驗收崗的風險包括：①由于未能熟練掌握資產驗收相關知識技能導致的風險產生；②由于職業道德感及責任心不強導致的風險發生。

(2)出納崗的風險包括：①未熟練掌握付款結算相關管理規定和技能；②責任心不強。

(3)資產會計崗的風險包括：①未能熟練掌握資產入賬、折舊相關會計規定和知識導致風險；②責任心不強導致風險的產生。

(4)復核環節中，復核崗出現的較為常見的風險多是由于責任心不強所導致。

1.4 固定資產維修保養或更新改造流程

該流程主要包括申請環節、批準環節、保養環節、驗收結算環節以及賬務處理5個環節。首先由資產部門根據資產的實際情況及使用需求，向資產管理部門提出維修或者更新改造申請，資產管理部門組織維護保養或更新改造論證，論證后形成報告，根據審批權限提請批準，批準完成后，相關資產部門組織實施維護保養或者更新改造，維護保養、更新改造完成后，資產管理部門牽頭組織驗收結算，最后由財務部門根據驗收報告，進行維護保養或者更新改造費用賬務處理。該流程的5個環節過程中涉及到的風險如下。

(1)申請環節。涉及到的風險包括：①由于年度預算不符，缺乏經費來源，導致無預算支出，引發風險；②更新改造未經論證或者論證不足，導致資金浪費或者經費來源不足造成風險。

(2)批準環節。批準程序不合規主要會造成兩方面風險：①造成維修保養經費開支隨意，容易存在違規；②操作時存在緊急或臨時維修保養未按照待定程序審批，導致維修保養不及時，易造成醫療不良事件。

(3)保養環節。主要風險來自于維護保養不合理，會影響設備正常使用，導致醫療不良事件發生，這種風險導致的后果相對嚴重。

(4)驗收結算環節。涉及到的風險相對較多，主要體現在：①驗收不認真，會影響設備的正常使用，導致醫療不良事件發生；②驗收報告不完整，導致款項支出無依據或者未達到預期的收益，資金使用效益得不到保障；③結算金額或者科目錯誤，則會導致會計賬面資產信息不準確；④結算支付方式或者對象(卡號、公司名稱、賬號、開戶行等)錯誤，會影響工作效率或者導致違規風險；⑤已經結算但發票漏蓋章，可能會導致發票的多次報銷。

(5)賬務處理環節。賬務處理的不正確導致的后果：①維修保養費用區分資本性支出和費用性支出不準確，導致資產信息和成本信息不準確；②維修保養費用賬務處理期間不正確，影響醫療成本分攤的準確性。

該過程中涉及到風險崗位主要有資產管理員和財務處的資產核算崗位。①資產管理員：資產管理員的崗位風險主要來源于兩個方面，一是未熟練掌握固定資產維護保養或更關心改造論證、驗收等規章制度和業務流程，二是資產管理員責任心不強導致工作中風險的產生；②財務處的資產核算崗位風險主要來源于兩個方面，一是未熟練掌握固定資產維護保養或更新改造結算費用賬務處理相關規定和操作，二是責任心不足導致工作不用心造成風險。

1.5 固定資產盤點核對流程

固定資產盤點核對的主要流程為：①由財務部門編制資產盤點計劃，召開任務布置會，對資產盤點參與部門(財務部門、管理部門、資產使用部門)職責任務、盤點時限、盤點資產范圍、盤點方式方法等予以明確；②組織實施盤點，根據盤點資產實物情況編制《固定資產盤點情況報告表》，報告表由財務、資產管理、資產使用部門分別簽字認可，根據《固定資產盤點情況報告表》與財務賬面、資產臺賬及盤盈資產進行評估，盤盈、盤虧資產查找原因并提出處理意見，形成資產盤點報告，根據相關審批權限報上級審批；③根據審批報告，填制《資產增(減)報告單》進行賬務處理，調整庫存臺賬及會計賬目。

該流程涉及到的環節包括盤點計劃環節、盤點環節、盤點差異報告環節以及盤點差異賬務處理4個環節。

(1)盤點計劃環節。涉及到的風險主要是由盤點計劃不科學引起：①盤點計劃未被所有參加盤點的人所周知，導致盤點工作的不順暢；②盤點計劃中，一些對盤點產生影響的特殊事項未被充分考慮并采取應對措施，導致盤點工作不順暢；③盤點工作只由保管資產的一個部門負責，容易產生舞弊風險。

(2)盤點環節。盤點錯誤只要涉及兩方面風險：①盤點資產范圍不廣，有的資產未納入盤點范圍，導致盤點資產結果不準確；②《固定資產盤點情況報告表》填寫錯誤或者未經多方參與復核，最終導致資產盤點的結果不準確。

(3)盤點差異報告環節。盤點差異報告錯誤主要會導致四方面風險：①盤點數據與賬面數據核對錯誤，導致資產信息不準確；②盤盈資產評估不準確，導致資產信息不準確；③盤虧資產原因查找不認真或未按照規定處理，導致醫院資產流失；④盤點報告未經審批，導致資產差異處理隨意，存在舞弊風險。

(4)盤點差異賬務處理環節。在該流程中涉及到的關鍵崗位包括：財務處監盤人員、管理科室資產核算崗位、使用科室資產管理員以及財務處資產核算崗位。這些崗位中容易導致行為風險出現的崗位風險包括：未熟練掌握資產盤點相關管理規定、未熟練掌握資產盤點相關業務流程及責任心不強。

1.6 固定資產處置流程

處置流程為：資產使用部門根據資產使用情況提交處置申請，資產管理部門組織技術鑒定并提出鑒定意見→按照資產處置規定的權限，將鑒定意見及處置申請向上報批→資產管理部門及資產使用部門按照批準的處置意見實施資產處置，填制《資產增(減)報告單》→財務部門根據處置結果及《資產增(減)報告單》進行賬務處理。

將流程概括為處置鑒定環節、處置批準環節、處置環節及處置賬務處理4個環節。各項環節中涉及到的風險包括在轉讓、置換或報廢資產時未組織資產評估，導致國有資產流失并存在舞弊風險。

(1)處置鑒定環節。若對資產的處置條件控制的松懈或有誤，則容易造成固定資產處置的盲目性和唯利性。

(2)處置審批環節。若處置意見為按照相關規定進行報批或者超越權限審批，則存在違規風險。

(3)處置環節。由于處置不合理造成的風險主要有：①處置的資產未納入處置計劃，導致資產流失或者違規；②轉讓、置換、報廢收益未由財務部門統一收繳，進而導致舞弊風險；③轉讓、置換、報廢收益按規定留用的部分未納入醫院預算統一安排，存在違規風險。

(4)處置賬務處理環節。當財務處理錯誤時，導致的風險包括：①賬務處理不及時進而導致資產信息不準確；②賬務處理錯誤導致資產信息不準確并存在違規風險。

該流程涉及到的崗位主要包括管理科室資產處置崗位和財務處資產審核崗位。管理科室資產處置崗位主要涉及崗位風險包括：①未熟練掌握資產處置的相關規定；②責任心或者職業道德感不強。財務處資產核算崗位存在的風險除了未熟練掌握資產處置賬務處理相關規定、責任心不強外，還包括未能熟練掌握財務處理軟件相關操作造成的風險。

2 醫院固定資產管理風險控制

風險控制是指企業根據風險識別和風險分析的結果，結合自身的風險承受度和風險偏好，確定風險管理策略，制定風險解決方案，進而把風險控制在風險承受度之內。風險應對策略的方式主要包括完全風險規避、風險轉移和降低風險。從固定資產的管理角度分析，風險應對的具體措施主要包括以下3種。

2.1 建立健全資產內部管理制度

無論是資產還是固定資產，其管理制度均應該明確幾個方面的內容：①按照“誰使用、誰保管、誰負責”的原則明確資產的使用和保管責任；②明確資產的配置、使用及處置的工作流程；③明確對外投資的管理需要及對資產管理的動態需求、檢查責任等；④建議結合內部控制流程梳理情況，對于現有制度規定與實際不符的相關規定進一步溝通研討，并根據研討意見修訂完善其他相關制度[3—5]。

2.2 合理設置崗位提高對崗位人員的要求

資產業務在設置工作崗位時，應該在保證遵循內部控制原則的基礎上，對各崗位工作人員的綜合素質應提出更高的要求，明確各崗位的職能權限，合理設置資產管理崗位，確保不相容崗位的相互分離。其中，固定資產涉及到的不相容崗位包括資產的配置和使用，資產的使用和資產處置的決策、執行、監督等[6-8]。

2.3 資產信息化系統應及時跟進

信息化的建設是實現內部控制工作流程化、常態化的良好條件，建議醫院信息化系統建設要跟進，該建議不僅局限于固定資產管理的層面上，信息化建設要全面開展。信息化建設的優勢體現在內部控制信息化固化了業務流程，“機控”的精準程度要遠遠高于“人控”，減少了人為因素的影響，提高了經濟活動信息的準確性、及時性和相關性，同時為單位創造了信息交互共享的平臺，“陽光是最好的防腐劑”，內部信息的公開是最有效的控制方法。

信息化下的完善需要歸口部門的配合，醫院應該至少從開發、運行維護及安全管理三方面來完善單位信息系統的管理，同時加強信息系統建設的統籌規劃，設置信息化系統的相關崗位，負責日常的信息系統開發、運行和維護等工作，完善相關崗位人員的配備[9-11]。

3 結語

資產是行政事業單位正常履行職能和開展業務活動的物質基礎，如何管理好區域內醫院的固定資產，充分利用現有資產，調劑合理使用和再利用現有閑置資產，提高固定資產使用的利用率，合理規避風險，應對風險是公立醫院在內部控制的大環境下應該思考的問題。崗位風險是產生行為風險的主體，所以在分析崗位風險時，應從流程入手，從各流程中的各個環節進行梳理，然后分析其中的行為風險，最后將這些行為風險歸結為崗位風險。識別崗位風險后，應采取相應的應對辦法，如制定崗職，明確分工等，將固定資產管理的內部控制工作切實的落地，是控制固定資產管理風險的合理途徑[12—15]。