檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用探討

李新成

在醫(yī)院經營管理過程中，其檔案承載著醫(yī)院一直以來的寶貴醫(yī)療資料，涵括了各種疾病的臨床診斷與治療經驗，既可為醫(yī)學研究提供理論依據，也可以為疫情防治或者病源追蹤提供參考，甚至可以為醫(yī)院醫(yī)療水平的提升而提供有效指導。而在醫(yī)院檔案管理模式改革的背景下，醫(yī)院檔案的管理與利用獲得了極大的發(fā)展空間，改革后的醫(yī)院檔案管理將發(fā)揮出更大的作用。

1 醫(yī)院檔案管理模式改革的必然性

在醫(yī)院檔案管理領域，其管理模式改革勢在必行，而其必然性則主要可以體現在以下兩大方面：

1.1 醫(yī)院檔案管理在信息時代下的改革需要

醫(yī)院檔案一般可包括人事檔案、病歷檔案以及文書檔案，在開展檔案管理時，需對全部檔案資料進行全面的整理與妥善保存[1]。尤其是在信息時代下，檔案管理人員更要對檔案資料進行數據分析，并且要實現檔案管理的信息化，將傳統(tǒng)以人工操作為主的管理模式轉變?yōu)橛嬎銠C操作為主的管理模式，才能迎合新時代的發(fā)展需要，促進醫(yī)院檔案的有效利用，并提高醫(yī)院檔案管理水平[2]。

1.2 醫(yī)院檔案管理的自身發(fā)展需要

如今醫(yī)院正處于快速發(fā)展的時期，其業(yè)務活動愈發(fā)頻繁，未來還可能會出現更多的合作單位，使其檔案資料不斷增加[3]。例如，若醫(yī)院與醫(yī)學類院校合作發(fā)展，就必然會產生醫(yī)學類教學檔案；若醫(yī)院與法律部門共同合作，那么也會產生相應的法律案件檔案[4]。因此，隨著醫(yī)院業(yè)務的不斷擴展，為了提高自身的效益，并且為醫(yī)院患者提供更優(yōu)質的醫(yī)療服務，就必須迎合改革潮流，對醫(yī)院檔案管理模式進行改革。

2 醫(yī)院檔案管理模式改革在實際檔案管理中的應用

2.1 以科學的檔案管理方式實現檔案資源的整合

醫(yī)院可以結合國家相關法律法規(guī)來對自身的檔案管理方式進行整合，實現檔案管理整個流程的規(guī)范化和程序化[5]。同時，醫(yī)院檔案管理部門需明確各員工崗位的相應責任，在各司其職的情況下推進檔案管理有序化開展。而整合檔案資源是檔案管理人員的重要職責，在檔案管理模式改革背景下，要求管理人員以科學的方式整合醫(yī)院檔案資源[6]。在這個方面，可依托于數字化平臺，改進現有的檔案信息系統(tǒng)，讓檔案信息化建設歸納到醫(yī)院的整個信息化規(guī)劃體系中，實現檔案信息建設的項目化，獲得醫(yī)院更多的財政支持[7]。此外，醫(yī)院檔案管理部門可構建全文信息系統(tǒng)，對各種檔案信息資源進行全面的整合，為推進檔案信息資源整合的工作進程而提供有力支持。

2.2 在新醫(yī)改背景下完善醫(yī)院檔案管理制度

在醫(yī)院檔案管理模式改革過程中，應該遵循新醫(yī)改的要求完善檔案管理制度，包括檔案保管與利用制度、醫(yī)院檔案管理實施細則等[8]。醫(yī)院檔案管理部門可在日常管理考核體系中納入相關規(guī)定與制度，促進其具體的貫徹與落實，調動檔案管理人員的工作積極性，并保證醫(yī)院其他科室人員的工作配合。在完善檔案管理制度時，應該注重廣泛征求醫(yī)院各科室的有效建議，使其可以充分結合實際需求，讓檔案管理制度既科學合理，又切實可行[9]。

2.3 實現醫(yī)院檔案管理的計算機現代化管理

醫(yī)院檔案管理模式改革是順應時代發(fā)展的必然道路，而電子計算機技術與醫(yī)院檔案現代化管理更是一種不可逆轉的發(fā)展趨勢[10]。因此，醫(yī)院檔案管理部門應該注重將計算機管理作為當前的一種關鍵管理手段。在醫(yī)院檔案的計算機管理過程中，可將檔案內容分門別類地錄入計算機，簡化檔案信息資料的檢索工作，提高檢索效率，并提高檔案管理工作質量[11]。同時，檔案管理部門需引進檔案掃描系統(tǒng)，取代以往的人工錄入方式，提高檔案管理的科學性與先進性，提升工作效率[12]。此外，檔案管理部門可構建檔案工作網絡。未來的醫(yī)院檔案數量會越來越多，可設置檔案的專門接收員，如醫(yī)學類教學檔案的負責接收人、案件檔案的負責接收人等。這些接收員可對檔案文件進行整理處理后，掃描錄入到計算機系統(tǒng)中，由檔案管理部門通過檔案工作網絡對相關檔案資料進行更新。檔案部門相關人員都應該對各類檔案信息及管理內容投入更多的關注，增加自身的檔案管理經驗，推進檔案管理工作的現代化與規(guī)范化發(fā)展。

3 結束語

醫(yī)院檔案管理模式改革既是檔案管理工作在全面信息時代背景下的必然要求，也是檔案管理自身的發(fā)展需要。醫(yī)院檔案管理部門應該推進這一改革進程，使其在醫(yī)院檔案管理實踐過程中發(fā)揮出不可替代的促進作用。因此，醫(yī)院檔案管理部門不但要以科學的檔案管理方式進行檔案資源的有效整合，在新醫(yī)改背景下完善醫(yī)院檔案管理制度，通過計算機管理手段實現醫(yī)院檔案的現代化管理，還需要做到以下幾點：首先，加強醫(yī)院硬件建設，提高檔案管理技術水平。比如醫(yī)院需做好基礎設施與辦公設備的引進工作，對陳舊的硬件設施進行更新換代?？山Y合檔案管理建設的規(guī)范標準與檔案集中管理的實際需要，配備相關檔案室、辦公室和庫房等，增加檔案保護工作中所需的消防設備、除塵設備、安全監(jiān)控設備等，以有效實現醫(yī)院檔案目標管理。其次，擴大檔案服務范圍，提高檔案信息資源利用率。因此，檔案管理部門可推進各項網絡檔案信息服務，擴大其服務范圍，將更多的檔案資料納入到信息共享服務范圍中。最后，要提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質。檔案管理人員必須跟隨時代的步伐提高自身的素質水平與管理能力，既增強自身的檔案質量保護意識，又要樹立起多元化思想意識，自主展開新知識的學習，提高自身的鉆研能力，讓自己成為復合型的檔案管理人才。