淺談儀器設備檔案管理

陳小藝

（安溪縣疾病預防控制中心，福建 安溪 362400）

在以前的檢測工作中，我們對儀器設備的相關資料收集不及時、不完整，在儀器購置階段對原始資料的收集和保存不夠重視。在后期用到的時候經常無法追溯，對設備的正常使用和檢驗工作的開展造成了嚴重影響。但在后期使用中會產生諸多數據信息，此時就需要第一時間對設備的運行狀況、使用信息、維護保養、鑒定報告等進行歸檔。因為使用的不定期，有諸多數據信息產生，容易造成不能及時整理設備中期產生的數據，導致檔案資料的缺失。由此可以看出，儀器設備檔案信息缺乏全面性會造成不能真實反映出儀器使用狀況，不能為之后設備的使用提供依據。儀器設備關系著檢測數據的真實性、可靠性，應該引起我們足夠的重視。

1 儀器檔案中的重要內容

第一，儀器履歷表，表的前半部分體現儀器設備的一些主要信息，如購置日期、價格、生產廠家、儀器型號、出廠編號、技術參數及啟用日期等。后半部分記錄儀器設備從購置到申請報廢過程中的一些主要事項，如計量儀器檢定、購置申請書、期間核查、作業指導書、驗收證明、大型儀器的采購合同及招投標相關文件、修正曲線、儀器使用登記表和維護保養記錄、儀器報廢申請等。第二，計量儀器檢定證書，包括修正值的校準曲線，檢定儀器年度期間核查。檢定周期1年的可為半年，2年和5年的可為1～2年。第三，購置申請書，涵蓋大型儀器設備的政府采購合同和招投標書等相關文件，可在采購過程中收集。第四，儀器驗收證明，應在儀器設備到位時及時檢查各零配件是否完備，填寫儀器設備臺賬，檢查相關操作手冊、光盤，核對儀器編號、型號規格、出廠合格證明及其他零配件是否齊全。第五，作業指導書，中大型儀器的簡易操作規程。第六，儀器使用登記表，儀器日常使用登記，對檢測工作進行記錄歸檔。第七，儀器維護記錄，對儀器的日常維護、檢修記錄，對儀器的日常故障排查。第八，儀器報廢申請，對儀器的報廢實行申請報批，粘貼停用標識。

2 管理現狀和存在的問題

（1）相關儀器設備資料的整理及留存不夠及時完整。標準儀器設備檔案涉及范圍很廣，從儀器設備的訂購、驗收、使用、保養、修繕到報廢都包含在其中。合理使用儀器設備有利于促進實驗室運行效率，可以將實驗結果客觀的反映出來，訂購和驗收等環節是儀器設備的前提，生活中有諸多單位在購買設備后沒有第一時間將設備的購買、升級改造和報廢等相關文件資料保持好，造成之后儀器設備不能順利進行升級和維修，甚至丟失了儀器內的相關資料，阻礙了儀器設備的正常運行。

（2）儀器設備檔案管理不健全。在當前的儀器設備檔案管理制度中，盡管明確規定了儀器設備保管范圍和使用年限，但是并未細化部分制度條款，如沒有具體規定該由哪些部門出具報廢范圍和驗收報告、儀器設備具體由哪些部門管理，導致儀器設備管理人員收集材料概念不明確，仍留存了屬于報廢的儀器；儀器設備檔案提倡管理中沒有將對交接登記手續予以辦理，只是通過口頭通知的方式，一旦問題出現便相互推卸責任，使儀器設備的經濟價值和使用價值受到了極大影響。

（3）缺乏現代化的管理手段。儀器設備有著諸多的數量，設備從國外來，有著極多的規格型號。不斷發展的科學技術，促使了諸多儀器設備的快速更新。要進行設備的進出管理，將相關情況掌握到，并進行分析和決策，諸多的資料毫無規律的堆在一起，仍然借助傳統的手工管理方式是無法獲得理想的效率的。盡管已經運用了計算機管理檔案，但是管理水平仍然較低，如只是進行輸入報表、打字和做簡單的檢索工作，尚未形成完整的網絡管理系統，這對儀器設備信息的開放共享極為不利。

（4）老舊儀器設備沒有及時停用、報廢。一些儀器設備已經使用了很長一段時間，元器件損壞、老化；由于種種原因損毀了儀器設備，不能使實驗的要求得到滿足；老舊的或部分國產的儀器設備在技術上已和實驗項目進展的要求不符等。這些儀器設備長時間沒有使用，長期沒有使用和維護保養記錄。立足于儀器設備管理規定，針對這一類型的儀器設備，實驗人員要根據相應的呈現第一時間申報停用或申請報廢，并通知相關部門處理。這樣長時間擱置在實驗室中，不僅擠占實驗室的空間，又不能很好的保養儀器，長此以往容易導致部件破損老壞，直到報廢，導致極大的浪費。

（5）設備檔案管理員業務素養不高。儀器設備檔案管理人員很少接受相關培訓，極為缺乏業務知識，儀器設備的檔案人員的業務素質對儀器設備的管理水平造成了直接影響。儀器設備檔案管理人員缺乏相關專業知識，當前的管理方式和經驗缺乏先進性，通常是立足于參考其他工作人員的工作經驗和個人觀念相結合，將工作中出現的問題有效解決。儀器設備管理人員缺乏管理經驗和理論知識，同時因為尚未充分認識到儀器設備檔案管理的重要性，不能和現代制度化、標準化、信息化相適應。

3 儀器檔案管理的優化對策

（1）建立健全儀器設備的各項規章制度。對儀器設備檔案驗收記錄予以建立。如不管運用哪一種經費采購的儀器設備，在到貨30天之內，必須嚴格進行技術驗收。通過驗收后，對入庫手續予以辦理。由設備處和單位一同驗收大批量儀器設備、貴重和精密儀器設備。在進行驗收的時候，如發現技術指標和要求不符、質量不合格、破損等情況，由采購單位負責和供貨商協商，對補、換、退和賠償手續進行處理。要嚴格根據規程進行儀器設備使用和維修記錄，并把運行記錄做好，對檔案予以建立。儀器設備要將完整的技術檔案建立起來，提供資料查詢工作。技術資料的內容主要有產品出廠的裝箱單，技術資料、檢修履歷單、安裝說明、操作規程、線路圖、圖紙、維修使用說明書、合同復印件、驗收單等。

（2）加強設備檔案的信息化、現代化管理。條件允許的單位要將現代化信息系統建立起來，實行檔案的科學管理，將資源共享順利實現。信息化管理是檔案管理的大勢所趨。檔案信息化指的就是充分利用計算機技術和網絡技術，對設備管理部門信息管理平臺予以建立，管理員借助賬號密碼登錄，更新和錄入設備的檔案資料，設備使用者借助信息共享平臺可以第一時間快速將所需要的設備信息查找到，便于使用。應將檔案信息化管理的相關標準制定出來，對檔案管理平臺軟件予以運用，把電子文件和電子檔案的管理以及所有一切檔案信息的保管、積累和錄入做好，確保電子檔案、電子文件的有效、完整和齊全。同時，將規范的檔案信息共享平臺建立起來，科室實驗人員若是要對儀器設備資料進行查閱，只需要借助賬號登錄設備科信息管理用戶平臺，就能將最新的儀器設備檔案資料查閱到了。

（3）嚴格檔案的借閱制度。為了確保儀器設備檔案資料的完好性，應將嚴格的檔案交接、借用、歸還等制度予以建立，以免其丟失。積極運用儀器設備的操作手冊等隨機技術文件，將歸檔手續辦理好后，可以把相關資料復印好發放給使用部門；若是復印難度較大，可以在使用部門將檔案借閱等手續辦理好后，把相關資料長時間保存在使用部門，由使用各部門安排專門的人進行保管。將安全保衛工作做好，確保檔案環境的整潔干凈，在固定的時間對檔案進行檢查，做好防蛀、防潮、防火方法。

（4）儀器設備報廢處理的檔案管理。就已經使用了很長時間，維修多次都不能修好，已經不具備使用價值的儀器設備，必須由專門的維修人員進行鑒定，判斷沒有使用和維修價值的便可申請報廢。這申請需要儀器設備使用科室做，經過主管領導、設備科負責人批準后便可對報廢手續予以辦理，由財務科和倉庫管理一起進行出賬，檔案資料造冊也需要獲得主管領導的同意后，才可以報廢處理儀器設備和檔案資料。

（5）規范隊伍建設，加大管理人員的培訓力度。對儀器設備檔案管理隊伍的建設予以規范，第一應把人才擺在第一位，將聚才意識、育人意識與人才競爭意識樹立起來，在最短的時間內把設備檔案管理不適應教學科研發展的現狀改變。各部門領導應對管理隊伍的建設予以高度重視，選擇一批會管理、懂業務的人才，使管理隊伍得到充實。第二必須加大設備檔案管理人員業務培訓的力度，并將其愛崗敬業精神樹立起來，加強其遵紀守法的制度觀念，尤其是設備檔案管理人員需要調到其它崗位的時候，要把交接工作做好，不能私自將有價值的圖文資料帶走，避免設備檔案管理無連續性、脫節等問題的出現。

4 結語

總而言之，科學規范的檔案管理要和時代保持同步，這樣才能和新時期的需要相適應。為保證檔案信息資源的完整性，要對檔案管理制度予以完善，有了規章制度的約束和規范，才能使檔案工作的開展更為規范，才能提高檢驗檢測工作的質量。