實務中完善公證程序的幾點思考

陳丹

摘 要：規范的公證程序是公證員在辦理公證業務時所必須遵守的規則和步驟，它可以在很大程度上保障公證的合法性、客觀性和公正性。《公證程序規則》的實施使公證執業活動更加規范化，但是在實務操作中還是會面臨一些難題，與此同時，規則的實施也需要我們去正確的解讀和細化，使其更具操作性。筆者將從公證程序的告知、審查入手重點闡述，同時簡要敘述公證程序的信息化和公證書應用的跟蹤制度，從而提出完善公證程序的幾點建議。

關鍵詞：公證程序；告知；審查；信息化

隨著近期批露的某些公證機構和公證員為一些虛假的公證申請人和不真實的公證事項辦理公證的事件，司法部出臺了《關于公證執業“五不準”的通知》，各地公證協會組織當地的公證機構的相關人員進行學習，進一步規范公證執業行為，遏制類似事件的再次發生，維護公證的社會公信力，穩固和提高公證的社會地位。但是，這遠遠不夠，在公證員對某些事實、行為等進行公證時，不可忽視的是對公證程序的貫徹執行。實體的公正需要程序的公正來維護，下面是筆者在公證執業中對公證程序的幾點思考：

1 關于告知的理解與運用

告知一般被認為是公證程序啟動后的前面的環節，但是，筆者認為告知應該貫穿于整個公證活動。《公證法》第二條規定，公證是公證機構根據自然人、法人或者其他組織的申請，依照法定程序對民事法律行為、有法律意義的事實和文書的真實性、合法性予以證明的活動。公證員早期有被稱為“達比倫（Tabelliones）①”，他們一般都被認為是具有較好的素質、熟練法律制度和相關信息的人。現在，有一些觀點質疑公證這一行業的存在性，我贊同公證員應負擔起專家責任②一說：即要求公證員負有高度的注意義務、忠實義務和提供正確信息的義務。公證員要信息全面，使其出具的公證書具有實用性，并廣泛告知和普及相關的知識和規則。要負擔起這個艱巨的任務，首當其沖地就得履行好告知的義務。

當事人詢問后，不管受理與否都應該把作為公證員應該告知的內容不厭其煩地和當事人陳述。受理后，告知更是貫穿公證程序的始終。在此，筆者認為告知可以作以下分類：第一，從告知的內容是否與法律有關，可以分為法律性告知和非法律性告知。此處的法律是廣義上的法律，指的是一切規范性文件，包括法律、有法律效力的解釋及其行政機關為執行法律而制定的規范性文件，比如說規章、政策等。因為雖然規章、政策等不作為出具公證書的依據，但是規章、政策等關乎公證書的適用性。公證書辦出來最終還是要拿來用的，只有提高公證書的適用性才能提高公證的地位，也是公證的應有之意。非法律性的告知就是一些社會經驗、辦事規則、公證程序和事務性等等方面的告知。就是將當事人所可能處的情境關乎公證書使用的情況告知當事人。比如說一些商事經驗或者辦事規則等；第二，從告知的方式上，可以分為口頭告知和書面告知。口頭告知，往往出現在咨詢階段，比如當事人的申請是否受理，受理需要哪些材料，哪些程序等等，還有一些習慣性的事情。公證員和當事人應該維持良好的關系，但是有些時候往往事與愿違，也許有糾紛的時候各執一詞，這時候，就需要書面告知來記錄當時的情況。書面告知往往要記錄當事人比較特殊的情況，或者經過告知后當事人仍然決定按原計劃執行的一些事情。書面告知也是有技巧的，比如有些公眾性的告知可以做成該項公證的通用告知，一些重要的突出的告知要用大字體體現出來等等；第三，從公證程序上分，可以分為咨詢階段的告知、審查階段的告知和證后告知。咨詢階段和審查階段的告知大家都比較知悉，或者或對證后告知存在爭議，其實完整的公證并不是在當事人領走公證書就算完結，往往后面還有一系列的事情，比如說對檔案的審查，如發現表達有誤，還是需要告知當事人，使當事人的損失最小化。

2 審核程序的完善——審查受主客觀制約

審查階段也是公證程序的重要一環，是公證員是否盡職履行自身職責的體現。筆者認為審查主要可以從以下幾個方面進行。

第一，申請人材料的核驗程序。申請人的材料，最為普遍的就是當事人的身份證、戶口簿、結婚證、離婚證、離婚協議、產權證等等，這幾個最為普遍的材料首先就需要審核其真偽，而且這是之后辦公證的基礎。但是隨著現在造假技術的提升，審核其真偽也需要很大的專業性。筆者認為有條件的公證處可以設立核實崗位，專門核實當事人材料的真偽，這樣就可以與公證員自己的審核結合起來，形成雙重審核，最大限地避免漏網之魚的存在。如果專門設立該崗位有困難也可以由這方面經驗較豐富的公證員或者公證機構的輔助人員輪崗來進行。再進一步講，定期進行這方面的專題培訓、購進一些輔助器材識別儀等也是非常有必要的，另外還需要與社會其他部門、行業如公安、民政、不動產管理部門等建立密切合作聯系及交流學習，以使公證機構核實材料更為迅速便利，創造公證業務良好的外部環境，使公證業務更加客觀真實和具有實用性。

第二，詢問程序的運用。審查經過材料的核驗，隨后進入詢問階段，通過詢問不僅可以獲得當事人辦公證的一些基本要求，也可以獲得一些陳述內容之外的側面信息，例如，當事人的精神狀況等行為能力如何，當事人是否出于自愿等等，這就需要對當事人進行單獨詢問并制作相應的記錄，在必要的情況下，可以進行專門的錄音錄像。

第三，核實、審批程序的運用。審查受主客觀的制約，有些情況往往不能當場作出評價，這就需要公證員進行核實，包括上面疑難證件的核實，也包括對當事人陳述的事情存疑的核實，這在繼承類公證中表現的尤為明顯。至于審批，普通、簡單的案件可由經辦公證員報上一級領導或指定公證員進行審批，而有些如涉外繼承、疑難案件、標的額大或程序復雜等類別的公證事項需要進行二級審批才可出證，特殊情況下，須經過處務會或專門業務委員會審批方可出證，這體現了公證的嚴肅性。人不是機器，會疲勞也會有疏忽，但是這并不是給公證員的出錯找借口，確是可以從源頭上盡可能避免錯證的出現，給公證員配備助理是必要的，把一些事務性工作的交給助理，公證員把握關鍵性的地方，可以節省不少精力以便負責更需要專業性的地方。同時更高級別或者同級別的公證員審批，對于一些重大公證事項進行雙重把關，提高公證質量，讓公證變成“鐵證”！

3 公證程序的信息化

隨著現在高科技的發展，計算機技術也逐步進入公證領域，這為我們繁瑣的公證事務理清了流程，電子化辦公，更是提升了公證的實用性和公證速度。現代的計算機技術的飛速發展，將公證程序融入到計算機管理系統，設計和完善一套實用性和安全性強的軟件已經不再是難事，這能使公證員更好地用公證程序辦事，使公證程序的取舍不再那么主觀，上一階段的進行是下一階段進行的先決條件。一套好的公證業務計算機輔助管理系統應當包括以下幾方面的主要功能：流程管理功能，角色控制功能，狀態記錄、查詢功能和業務數據的統計、查詢功能③。而且信息化要與實際結合，注意用戶體驗的反饋與改進維護，優化人機界面。

4 公證書應用的跟蹤制度

公證書應用的跟蹤制度是目前公證領域做得比較欠缺的一方面，證后跟蹤制度現在更多的還是體現為公證書應用單位向公證書出具機構的核實。公證機構主動去跟蹤公證書的應用現在幾乎是沒有的，執行起來力度也較大，耗時耗力，但是就辦公證而言，其實研究公證書的應用還是必要的，可以慢慢的有條件的先進行試點性的跟蹤并記錄下來，同時邀請一些相關部門進行公證書應用的探討，使公證書更好地為當事人辦事服務，讓公證書不再是書面上的文字游戲。

綜上，公證是一項神圣而偉大的職業，這需要公證員很高的職業素養和獲得各方面信息的能力，專業性要求也比較高。筆者佩服法國公證人的公證書，但是，國情和社會背景不一樣，比如說目前國內公證員欠缺的核實調查的權力等，但是我們可以在我們目前的已有條件下做到更好。公證是一種預防性活動，預防糾紛的發生，公證的公信力是其生命力，為了永葆公證青春，認真貫徹執行和完善公證程序勢在必行，公證程序不能僅僅是流于形式！

注釋

①Tabelliones一詞由羅馬字“tabellac”引申而來，指的是一種薄板，在其敷上蠟可以寫字或者畫畫，引申為所有紙張類或獸皮類文件的總稱.

②蔣國光.公證人的專家責任[J].中國公證，2003年第3期.

③吳鳳友，李麗丹.計算機進入公證程序管理時機已經到來[J].中國公證.