電力客戶檔案管理信息系統的應用

田睿+程林+剛毅+李強+程志艷+王春顏

摘 要：隨著經濟和科技的發展，各項工作也逐漸趨于現代化和信息化。近年來，人們越來越多的認識到檔案信息的重要性，檔案文件是人類活動的重要記錄，作為一種重要的信息，需要利用信息技術來管理和高效利用集合。客戶檔案信息是電力營銷的基礎信息，電力客戶檔案管理信息系統的應用，對電力企業平穩有序發展產生了很大的影響。

關鍵詞：客戶檔案；檔案管理；信息系統

1 客戶檔案的重要性

客戶檔案管理是電力營銷管理工作中一項極為重要的工作。保障客戶檔案信息的完整性和準確性直接影響著營銷工作中許多重要環節的進行。我們通常所說的客戶檔案，不僅包括客戶的基本信息，客戶的戶名、戶號、聯系電話，還包括供電合同信息、用戶用電設備信息等十分機密的信息。客戶檔案管理工作，可以說是電力企業開展各項營銷業務的基礎。一旦客戶檔案產生差錯或被泄露，就極有可能對用戶正常生活產生影響，甚至造成法律糾紛。

2 傳統檔案管理中存在的問題

2.1 檔案實體管理問題

檔案實體管理問題，也就是檔案的存在形式管理問題問題。傳統檔案模式管理非常復雜，種類繁多。從各個方面對檔案進行管理、分類、保存并不是一件容易的事。

實現檔案實體有序的管理，不僅需要大量的時間來對檔案進行分類，還要耗費大量的人力來對檔案進行整理，檔案的分類存放也需要利用極大的空間，還要時刻保證檔案信息的安全。這一系列問題堆積在一起，就對檔案信息管理產生了極大的難度。

2.2 信息管理問題

也就是對檔案存在的信息進行組織和集中。電力客戶的檔案往往分為許多不同種類，例如普通檔案和專門檔案等。因為檔案的儲存方法和媒介不同，將檔案所存在的信息進行組織集中是一個很大的難題。不僅要對有信息進行整理，還要及時清除無用的信息，將有用的信息篩選保留。

2.3 檔案的真實性無從確認

紙質文件與電子文件不同，其保管過程更為復雜困難，很容易被第三方修改。如果紙質文件被人私自修改，那么，檔案的真實性將無從確認，極有可能對電力企業和用戶產生巨大損失。

2.4 需要監管人員進行管理

檔案安全是檔案管理中一個極為重要的部分。為了確保檔案內容的真實性和準確性，保證檔案可以得到有效持久的保管，電力企業往往需要配備專門的監管人員，來避免檔案信息被泄露或者被修改。電力企業還需要設置專門的檔案室，作為儲存紙質檔案的空間。有時還需要安裝專門的監控系統來監測檔案室人員進出。這就造成了人力資源和發展空間不必要的浪費。

3 電力客戶檔案信息管理系統的概述

電力客戶檔案信息管理系統，就是由計算機等系統完成對電力客戶信息的收集、存儲、處理和使用，通過電力客戶檔案信息管理系統，電力企業能夠對客戶信息、用電情況等基本信息進行掌握，并通過該系統實現對有數據的統計和評估，完善電力企業的各項服務，以便推進電力企業更好更快發展，為電力用戶提供更為便捷的服務。

4 電力客戶檔案管理信息系統的應用

4.1 客戶檔案的智能化管理

電力客戶檔案管理信息系統可以將客戶的檔案信息快速、精準的錄入計算機，生成電子檔案。通過檔案整理流程，將紙質檔案掃描上傳，進行可視化處理，既可實現客戶只知道按可視化。電子檔案以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐漸取代了紙質文件。電力企業的各業務部門，在使用檔案時，可以更為快速地對檔案進行檢索。通過電子文檔的使用，對客戶檔案的查詢，修改變得更加快捷方便。信息系統相對于傳統管理方式具有更為旺盛的生命力，節約了成本，提升了便捷性。

自動歸檔處理是電力客戶檔案管理信息系統中，一向極為重要的功能。信息系統可以依照規定制定。根據工作目標，隨時設立和調整類目，不僅有助于幫助檔案管理人員處理用戶所提交的信息，還有助于信息的審查、信息的分類、信息的收取、以及信息的清除。相對于傳統檔案管理方式來講，歸檔處理在檔案管理過程中，更貼近管理的需要，更為便捷、精準、科學、規范，可以有效節省電力企業不必要的人力和物力浪費。

電力客戶檔案管理信息系統在一定程度上更新了檔案的歸檔存儲方式。電子檔案實行一戶一檔管理，實現了檔案的快速查詢，大大簡化了紙質檔案收集的工作量，提升了客戶檔案的標準化管理水平。

4.2 業務流程的過程化監控

電力客戶檔案管理信息系統的使用，促進了電力企業業務流程的監控。一方面保證了檔案的質量，根據不同的流程類別，可以自動生成檔案目錄。通過對檔案中的關鍵點，對整個流程實時監控，以便進一步保證電力客戶電子檔案和紙質檔案的質量和安全。另一方面保證了流程時限。系統可以對超時生成的紙質檔案做電子化處理，自動進行歸檔。以便督促業務人員及時完成紙質檔案的電子化工作，其具備的提醒功能為實現崗位人員和管理人員及時掌控業務流程情況提供了一個可視化的平臺。最后，電力客戶檔案信息管理系統還能自動跟蹤用電合同是否有效，對簽定合同的日期、到期日期進行檢索，及時提醒用戶續簽合同，避免對用戶造成損失，確保合同長期真實有效。

5 電力客戶檔案管理信息系統的作用

5.1 提升了電力企業的服務質量

檔案系統避免了業務資料的人工傳遞，優化了電力行業的管理模式，大大減輕了檔案維護的工作量。不僅為檔案的管理創造了條件，使崗位人員的工作一目了然；還實現了工作人員效率的最優化，可以更好地促進崗位人員的責任心和工作積極性。

5.2 提高了檔案歸檔的質量

檔案管理系統真正的實現了從人員管理到計算機管理的轉變。智能電力客戶檔案管理系統對客戶檔案形成了自動生成、自動提醒、自動催辦的，智能化服務，將紙質檔案統一歸入檔案室，查閱時僅需查閱電力客戶檔案管理信息系統中的電子檔案，收入指定指令，就可以輕松查閱。不僅優化了工作流程，提高了工作效率，而且節約了員工服務成本。同時，也在一定程度上，避免了紙質檔案卷面質量差、易于破損、難于保存的問題。

5.3 檔案的集約化水平得以提升

信息系統有效避免了檔案管理的重復投資，節省了人力物力成本，節約了運營費用。電力企業無需在配件標準化的檔案室，增加了更多的可利用空間。

6 總結

時代的變遷，技術的更替，人們認識的刷新，有的以事件管理為特征的傳統業務模式已經不能滿足發展的需求。電力客戶檔案管理信息系統的出現是隨著時代的發展應運而生的，有助于營銷業務實施全過程監控，建立統一規范標準的客戶檔案管理體系，提升客戶檔案管理的效率，通過對檔案的管理實現對營銷業務的全過程監控，以便推進客戶服務工作的規范化和標準化，推動電力企業的服務更好更快的發展。

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