淺談檔案數字化信息的收集與利用

王瑩

摘 要：檔案收集與利用對社會的發展和人們的生活工作有著非常密切的聯系，近年來國家相關部門不斷加強對檔案管理的重視程度，并將一些優質的檔案管理理念和技術應用其中，以此來提升檔案事業整體的發展水平。數字化信息時代的到來在一定程度上促進著檔案事業的發展，還為檔案信息的收集與利用提供了便利條件，因此很多檔案管理單位逐漸加強了對數字化信息的重視，并對相關內容進行了深入的研究。本文就檔案數字化信息的收集與利用進行了簡單的論述，并提出了一些觀點，僅供參考。

關鍵詞：檔案數字化；信息；收集；利用

與過去相比，現如今的檔案信息收集和利用已經發生著巨大的改變，除了傳統老套的檔案信息收集方式和利用理念已經有所改進與完善，數字化、智能化的引用也在很大程度上促進著檔案事業的發展。檔案數字化信息的出現不僅給人們的生活提供諸多便利條件，還為社會可持續發展提供著有利的保障。因此國家以及相關數字化信息研究部門不斷提高對檔案收集與利用的重視并不斷深入研究檔案信息收集、利用和數字化之間的關系，以此來發揮兩者的最大價值。另外，有效的了解和掌握數字化技術和信息收集技術，還能在很大程度上為相關研究團隊提供可參考的信息，以便分析市場經濟的發展情況，從而更好的配置資源。

1 檔案數字化信息收集與利用存在的問題

檔案數字化檔案信息收集和利用工作中的第一項工作就是認識檔案信息的價值登記，檔案中很多信息記錄是由多種格式記錄的，有的采用辦公室軟件記載，有的采用圖片，或者加密的特殊文件保管。在這些不同種類的文件中分別出檔案的價值登記是一項較為困難的工作。特別是一些科技場所檔案的信息，檔案的形式眾多，同時記載大量的科研信息，關乎著相關企業的知識產權。所以在檔案的收集和利用中，要采用多種模式。但是這就造成了檔案讀取的困難，檔案的利用較為困難。

1.1 信息安全問題

如今，檔案信息管理、收集和利用的過程中，都會借助電子技術和數字化信息管理技術來進行相應的操作，這種方式不僅能有效的提高檔案收集管理工作的效率和質量，還能在一定程度上減輕工作人員的工作負擔和壓力，提升整體檔案管理工作的水平。但是檔案數字化信息收集和管理的過程中，會由于很多因素的影響而威脅到檔案信息的安全，主要體現在以下幾個方面：第一，檔案信息在收集和管理的過程中，會受到網絡病毒的影響而降低信息的安全指數，而且這些病毒很難被發現，如果處理不當，還會威脅到其他檔案信息的安全。第二，一些工作人員在對檔案信息進行收集或管理的過程中，會由于操作不當或者掌握程度不夠而出現問題，導致檔案信息丟失或損壞情況的出現，不僅影響著檔案信息收集工作的正常開展，還會提升檔案信息的安全問題。第三，有些電腦程序人員，能在別人沒有察覺的情況下改變信息文件數據，造成數據的利用錯誤，從而帶來無法預知的損失。

1.2 雙重管理機制

雖然數字化技術能為檔案管理工作的順利開展提供便利，但是在實際運作的過程中，還是會存在一些問題和不足之處。因此很多檔案管理部門會將傳統的管理方式和數字化管理方式進行科學合理的融合，從而形成新型的管理模式，技能保證檔案信息安全管理的可靠性，又能體現檔案信息管理的技術性。但是這種雙向管理模式其實也會存在一定的問題，如當相關檔案管理部門采用這種方式的時候，會增加工作人員的工作量，因為工作人員既要處理紙質檔案，又要處理電子檔案，同時還要對兩者之間的檔案信息進行準確的核對，費時費力。另外，這種方法的使用范圍有限，只能在一些特殊機構的檔案信息管理工作中發揮出真正的價值。所以這種管理方式還需要進行深入的研究和探討。

2 提高檔案數字化信息收集與利用的措施

2.1 提高檔案信息資源利用率

借閱、查詢和編輯出版檔案史等是傳統的館藏檔案的利用方式，容易造成大量信息資源埋沒，不能很好的得到利用。檔案信息數字化可以突破傳統檔案管理的局限，在數字設備的環境中生成電子文件，借助計算機存儲并且閱讀、處理、傳送這些文件，完成電子文件的歸檔管理，還可以使紙質檔案數字化，把文字、圖像等通過文本錄入和圖像錄入變成數字，方便文件的保存和利用。

2.2 建設檔案信息資源數據庫

檢索性數據和文件性數據是數據庫的兩種常見的類型，提示館藏內容，介紹檔案的開放范圍和目錄，提供上網檢索途徑等是檢索性數據的主要作用，使人們可以通過網絡而很好的獲得檔案信息。因此在利用數字化檔案信息資源的時候，建設檔案信息資源數據庫是十分有必要的。

2.3 實現檔案信息資源共享

目前很多的電子文檔管理文件出現在社會上，所有在選擇管理軟件時，一定要結合自己的檔案管理的特點和要求，選擇適合自己的檔案鬼案例軟件，使檔案信息資源可以很好地共享。

2.4 培養檔案信息管理人才

人才的培養始終是事業發展的關鍵，是一項長期的廣泛的工程。在數字化檔案信息資源的利用中，培養這方面的人才能夠提高數字化信息資源的利用率，為各項決策計劃的制定提供依據。

3 數字化檔案信息的利用

3.1 借閱

檔案信息最基本的利用方式就是借閱服務。數字化檔案可以準確的定位用戶所需的信息，利用網絡技術使異地檢索和獲取的困難得到解決，向用戶提供多種檢索方式和獲取方式。目錄查詢、縮略圖查詢、全文檢索是數字化檔案提供的三種檢索方式，使用戶方便快捷的檢索到所需要的信息。

3.2 參考咨詢

檔案館滿足利用者的一種經常性的重要的服務方式是參考咨詢服務。檔案數字化使這種參考查詢的服務不再是傳統的面對面的交談或者通過信函、電話的方式，而是可以直接利用網絡進行一對一的參考咨詢，使咨詢服務的對象更加廣泛，增加了咨詢的種類，方便又節省時間。

3.3 編研

編研服務是一項標志著檔案部門對社會需求預測水平的主動提供的服務。數字化檔案的編研讓我們更多的去思考如何提供有用的檔案信息，不受媒體出版發行的限制，快速的將信息傳播到出去。

結束語

雖然很多檔案管理部門在發展的過程中已經能很好的掌握數字化信息的使用方式和技巧，并能根據管理需要對管理模式和理念進行合理的調整與完善，以此來提檔案管理整體的發展水平。但是在實際檔案數字化信息的收集和利用中，相關管理團隊還是不能很好的掌握數字化信息技術，在檔案信息收集與利用方面還是需要得到進一步的提升。所以，這就需要檔案管理部門在日后的發展中能夠不斷提升對數字化信息的認知和掌握，同時還要提升相關工作人員收集檔案信息的能力，合理有效的利用檔案信息。這樣才能保障檔案管理工作的順利開展，為人們提供優質的服務。

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