淺析檔案管理工作效率提升途徑

馬勝紅

摘要：檔案管理工作的效率對于單位管理起到了重要作用。尤其是在信息社會中，必須充分利用現代信息科技，進一步提高檔案管理工作的效率。因此，在總結目前檔案管理工作效率問題的基礎上，分析了這些問題產生的原因，進而提出了相關的改進策略，以更好地促進檔案管理工作效率的提升。

關鍵詞：檔案管理；工作效率；提升途經

0.引言

21世紀是科技快速發展的信息時代，面對新的社會發展環境，企事業單位辦公環境也發生了很大變化，尤其是單位的各項管理活動，各個部門、科室之間的職責越來越細化。作為企事業單位管理活動中的一項重要工作，檔案管理工作在新時代背景下逐漸由手工管理狀態進入到自動化管理狀態。當前，在辦公室檔案管理工作中仍然存在一系列問題，嚴重阻礙了該項工作的順利開展。

1、檔案管理工作的重要性

1.1要適應時代發展對辦公室工作的要求，就要提高檔案管理的工作效率。

檔案是單位的一種重要的信息。實施辦公室檔案管理工作，主要目的是為了方便工作人員查詢信息，進而提高辦公室工作的效率。隨著信息時代的不斷發展，檔案管理也逐漸發揮出了更重要的作用。不斷完善檔案管理工作，提高辦公室工作的效率，以適應時代發展對辦公室工作的要求進而更好地為單位服務。

1.2完善檔案管理工作可以促進檔案事業的可持續發展。

檔案管理工作本身具有連續性、連貫性的特點，鑒于檔案管理工作的幾個特點，我們有必要重視檔案管理工作。此外，我們還要充分結合檔案管理工作的實際情況，然后采取針對性的應對措施，通過完善檔案管理工作來促進檔案管理的可持續發展。檔案的形成是一個長期的過程，具有歷史性和時間性的特點，全面系統地管理紙質檔案，有助于促進檔案管理工作的可持續發展。

2 檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理工作缺乏信息風險意識

新時代，檔案管理工作的環境在信息化社會呈現出更加開放的特性，而且在管理理念上也實現了一定性的突破。但是，隨著網絡技術的不斷發展，黑客攻擊等惡意行為給檔案管理工作帶來信息風險。由于檔案管理涉及到單位各個部門的重要文件，一旦受到網絡或者黑客惡意攻擊，會直接導致檔案文件信息出現安全隱患，尤其是對于涉及到一些機密性文件的單位來說，這種文件一旦泄密將會給企事業單位帶來巨大的不可挽回的損失。但是，當前很多檔案管理工作人員并沒有強烈的信息安全意識，再加上檔案管理工作內容較為繁雜，因此導致檔案管理信息泄露的事件時有發生。

2.2 管理人員的管理方式與單位的發展進程不相符

社會的創新與發展，使各行業的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內容也都呈現著多元化的發展態勢。為了迎合社會發展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合部門的實際發展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經常發生丟失現象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現人工操作失誤、管理難度增大現象。

2.3 檔案管理工作的基礎設施不到位

檔案管理工作是一種系統性的、規模較大且耗時較長的工作，需要一定時間進行系統整理和長期摸索式的開展，同時需要一定的基礎設施輔助。但是，當前很多檔案管理工作條件十分有限，部分辦公室由于沒有一定的投入，而缺乏設施，最終使得檔案管理工作嚴重不到位，經常出現檔案文件缺損或者丟失等情況，而這就嚴重影響了檔案管理工作的有效開展。

3提升檔案管理工作的效率方法

3.1改進檔案管理的思想觀念。

第一，單位的領導人員要將檔案管理置于工作的重要位置，加強單位的檔案綜合管理，在謀劃階段和實施階段都要做好檔案管理工作。第二，完善檔案管理工作人員的業務考核制度、獎懲制度，增強對檔案管理工作的重視，提高工作人員的工作效率，同時還要加強對檔案管理工作的監督，激發管理工作人員的工作積極性，開展檔案管理教育和培訓。

3.2培養檔案管理專業人才。

當前，企、事業單位；部門中的檔案管理工作人員能力和素質不統一，互相之間缺乏良好的配合，團隊缺乏協作力，嚴重影響了工作效率。因此，第一要加強對高素質人才的引進和對專業人員的訓練，完善各單位檔案管理工作的人力資源力量。第二，定期開展檔案管理工作人員的教育培訓，通過參加國家檔案管理綜合管理部門的調訓，獲取檔案管理資格，提升自身的管理能力。

3.3無紙化辦公技術。

隨著信息化建設步伐的加快，為進一步提高文件轉辦效率，降低辦公成本，發揮OA自動化辦公的最大功能，向著現代化辦公又邁出重要一步。無紙化辦公的推行和使用，極大地提高了辦公效率，節省了因傳遞過程中重復復印所花費的大量時間和紙張，使轉辦工作效率、特別是急件的處置工作及時率得到很大提高。

4 結束語

隨著社會科學技術的飛速發展，檔案管理工作的水平必然會得到更高程度的提升，在現代社會不斷進步的大背景下，檔案管理工作也面臨著更高的工作要求，承擔著更加繁重的工作壓力，我們必須要緊緊追隨時代前進的腳步，緊跟社會發展的形勢，在檔案管理中不斷進行深化與調整，進一步提高檔案管理科學化水平。

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