關于醫院基建檔案的重要性及有效管理研究

韓效婷

摘要：醫院基建檔案的重要作用是：作為審計審查的第一手資料、作為醫院今后建設發展的參考依據、作為建設平安醫院的重要憑證、作為其他同類建設項目的參考依據，但是在基建檔案管理的過程中，由于醫院基建檔案管理人才不足、基建資料編制不達標、基建檔案歸檔不及時、醫院硬件措施配置不到位等方面的原因，導致基建檔案管理工作質量不是很理想。所以，相關工作人員需要采取有效管理措施，提高醫院基建檔案管理工作質量。

關鍵詞：醫院；基建檔案；重要性；有效管理

前言

為了落實衛生規劃政策，各地政府對醫療單位的基本建設都加大了扶持力度，有效促進當地醫療單位的發展，解決人民群眾看病難看病貴的問題，很大程度上提高了當地醫療服務的水平。基建檔案作為醫院檔案管理的重要內容，對醫院基建項目的開展具有非常重要的意義和作用。由于新基建項目的增多和老建筑的修繕與擴建，使得基建檔案工作變得很重要，逐漸已經成為了醫院檔案管理的重要內容。

1醫院基建檔案的重要性

1.1可以作為審計審查的第一手資料

醫院基建檔案記錄了整個醫院建設過程中的資金使用和流動狀況。如醫院建設項目的投資預算、醫院建設項目的總決算、醫院投標時投標價格、醫院建設過程中的經濟簽證等內容都被記錄在醫院基建檔案中。在審計部門進行費用審查的過程中，所有被記錄的數據都會被當做審查依據。通過審計部門的嚴格審計工作，可以及時發現醫院在建設過程中的不良現象，并有根據地追查問題出現的原因，進而有效控制醫院在建設過程中建設質量。

1.2可以作為醫院今后建設發展的參考依據

醫院基建的檔案真實記錄了醫院投資決策階段產生的輪廓設想、醫院建設項目的選址、對醫院建設地區的地質勘探和水文勘探、對醫院建設項目的可行性和合理性分析研究報告等。當醫院在后期的發展過程中，需要進行改建、擴建或者修繕等工程時，可以以基建檔案中的資料作為依據進行相應的工作，進一步提高改建、擴建或者修繕等工程的整體質量。

1.3可以作為建設平安醫院的重要憑證

在醫院的基建檔案資料中，可以查到醫院的發展史和醫院建設過程中的所有細節。在進行平安醫院建設的過程中，相關工作人員可以通過查閱基建檔案，了解醫院科室和病房的布局，進而更好地優化醫院的消防報警系統和供氧設備系統，最大程度上提高醫院的安全性和可靠性。所以，基建檔案可以作為建設平安醫院的重要憑證，進而推動平安醫院的建設。

1.4可以作為其他同類建設項目的參考依據

在醫院的基建檔案建立后，可以通過資料共享讓各個醫院了解到彼此的基建檔案的建立過程、資金和數據記錄的方法，并以優秀的基建檔案作為其他同類建設項目的范本進行建設。這樣不僅可以降低醫院基建檔案的建設難度，提高基建檔案的整體質量，還可以相應減少醫院建立檔案時的總費用，為醫院創造更大的經濟效益。

2醫院基建檔案的管理中存在的問題

2.1醫院基建檔案管理人才不足

第一，由于醫院對基建檔案管理工作的認識不夠深刻，在安排或者招聘基建檔案管理人員時，不重視工作人員的專業水平和文化素養；第二，部分醫院為了減少基建檔案管理工作的投入費用，會簡單安排基建人員或者是臨時調用其他檔案管理人員進行相應的管理；第三，部分醫院并不注重基建檔案管理人員的業務素質的提高，導致基建檔案管理工作人員的管理經驗不足、總體業務素質不高、檔案查閱難度和管理不夠專業化等情況，嚴重影響了醫院的基建檔案管理工作的質量。

2.2基建資料編制不達標

第一，由于部分工作人員在測算方面存在很大的失誤或者是對測算工作重視程度不夠，在編制竣工圖時出現編制內容不完善、數據測算不準確、簽字手續不健全、圖紙提交不及時等情況，使得竣工圖圖紙的質量不夠高，甚至出現不達標的現象；第二，由于基建檔案編制人員的業務素質不夠，不具有豐富的編制檔案經驗，在進行檔案編制時出現了用詞不當、表達失誤、文件格式不統等情況，嚴重影響了基建檔案的編制質量和準確性。

2.3基建檔案歸檔不及時

進行建設的過程中部分醫院只重視建設的速度和質量，并未對基建檔案的編制和管理工作給予足夠的重視，導致基建檔案的編制和管理相關工作的遞交和歸檔不及時，影響著整個基建檔案的質量。另外，由于個別工作人員的失誤，導致部分文件未及時歸檔，導致檔案的遺漏和不完整，嚴重影響著基建檔案的使用和管理。

2.4醫院硬件措施配置不到位

由于部分醫院對基建檔案管理工作的重視度不夠，投入的資金也相對較少，致使醫院的基建檔案保存在施工現場的臨用房中，很容易會受到雨雪或者大風等惡劣天氣的影響。另外，醫院對基建檔案的監控、管理工作不到位，很可能會誘發被盜事故或者是損壞問題，嚴重影響著基建檔案管理的質量。

3提高醫院基建檔案管理工作的有效措施

3.1提高相關人員的基建檔案管理意識

第一，為了有效提高醫院基建檔案管理工作，醫院需要做好管理人員的思想教育工作，以提高其基建檔案管理意識，不斷提升醫院基建檔案管理水平；第二，醫院需要加強管理人員的基礎管理技能，利用醫院內部的傳播媒介進行檔案工作宣傳，并借助qq、微信等現代化交流平臺開展管理探討會，將基建檔案管理意識深入人心；第三，醫院高層管理者要認識到醫院基建檔案的重要性，并將其工作內容納入到醫院發展戰略中，從根本上提高醫院檔案管理的工作效率。

3.2優化檔案管理制制度

第一，為了提高基建檔案的真實性，保證檔案管理高效有序進行，相關工作人員需要采取分管檔案模式，并根據基建項目的實際情況，細化管理職責，進一步完善檔案收集、匯總、整理工作。同時，還需要注意對基建項目原始材料進行核查，發現書寫不規范或者是內容不清晰的情況，要退回；第二，管理人員要根據實際情況，編制竣工文件，并交給上級部門審閱批準。同時，每張竣工圖上要加蓋竣工圖章，保證基建檔案的所有手續需要完備；第三，醫院需要建立崗位責任制，并定期對檔案管理工作進行抽查考核，提高檔案部門工作員工積極性和上進心，保證檔案管理工作能高質量完成。

3.3引用先進管理技術

第一，在進行醫院基建檔案管理的過程中，相關的管理人員需要積極引入網絡技術和數字化技術等先進的管理技術，進而保證檔案整理的質量和檔案管理的工作效率，為各級部門隨時查詢檔案提供便利條件；第二，醫院需要與相關技術企業合作，創新檔案管理模式，將現代化管理技術應用到醫院基建檔案管理工作中；第三，在實際管理工作中要注重細節，一旦醫院基建檔案管理制度形成以后，必須嚴格按照規章制度執行；第四，按照檔案管理制度中相關規定，將基建檔案整理成冊，以便各個部門和科室閱讀參考；第五，醫院需要不斷激發管理人員的自覺性和積極性，以便提高醫院基建檔案管理工作的質量和效率，推進醫院基建檔案管理工作的快速發展。

結束語

總而言之，為了更好地保證醫院基建檔案的管理工作，相關工作人員需要充分重視基建檔案的重要性，并采取有效的管理手段，切實提高醫院基建檔案管理工作的質量和效率。同時，醫院的基建檔案管理人員需要不斷提升自己的業務水平，創新醫院的基建檔案管理工作。

參考文獻：

[1]梁承志.醫院基建檔案的重要性及有效管理分析[J].辦公室業務，2017，（01）：73.

[2]白鶴.醫院基建檔案的重要性及有效管理[J].綠色環保建材，2017，（01）：252.endprint