淺析檔案管理工作在信息化背景下的改革建設(shè)

金微

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步發(fā)展，我國(guó)逐步邁入信息化社會(huì)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，不僅給我們的生活帶來(lái)了便捷，而且也使得社會(huì)的發(fā)展模式發(fā)生巨大改變。在信息化背景下，檔案管理的建設(shè)具有眾多的優(yōu)勢(shì)，但目前的檔案管理中存在較多的問(wèn)題，因此，本文針對(duì)目前信息化背景下檔案管理工作的問(wèn)題，對(duì)其改革建設(shè)提供合理化建議，望推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的改革建設(shè)。

關(guān)鍵字：檔案管理工作；信息化；改革建設(shè)

引言

現(xiàn)階段，我國(guó)已經(jīng)邁入信息化的社會(huì)。隨著時(shí)間的累積，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足未來(lái)的發(fā)展的需要。因此，在此大背景下，將檔案管理工作與信息化技術(shù)相結(jié)合，能夠有效提高檔案管理工作的效率，并進(jìn)一步為管理工作進(jìn)入新階段提供一個(gè)有力的平臺(tái)。

1信息化檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)分析

1.1實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全性與持久性

傳統(tǒng)的檔案信息是存入書(shū)頁(yè)本子中，在存放、查找的過(guò)程中，難免會(huì)遇到丟失、損壞等情況。不同的天氣情況對(duì)紙質(zhì)檔案的存放影響較大，天氣陰雨潮濕時(shí)，紙質(zhì)已發(fā)霉變質(zhì)、天氣干燥時(shí)易發(fā)生火災(zāi)。且紙質(zhì)的檔案信息一經(jīng)損壞，幾乎沒(méi)有復(fù)原的可能，檔案信息的安全性與持久性時(shí)常出現(xiàn)隱患。若將檔案信息管理與信息化技術(shù)相結(jié)合，則直接可將大量的檔案信息儲(chǔ)存成電子檔，進(jìn)行備份，這樣檔案信息不僅不會(huì)再受到天氣的影響，而且能夠長(zhǎng)久的進(jìn)行保存，提高了檔案信息保存的安全性與持久性。

1.2提高信息的查詢與共享效率

由于傳統(tǒng)的檔案信息是儲(chǔ)存在紙張上，只有相關(guān)的檔案館才能進(jìn)行檔案信息查詢，這給用戶帶來(lái)了極大的不便。且在一個(gè)本子中會(huì)記錄很多的信息，多個(gè)用戶同時(shí)舉行查詢時(shí)，效率低下。而在信息化的檔案管理中，用戶或相關(guān)工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行查詢時(shí)，只需要輸入檔案人員的信息和查詢的密碼即可，查詢效率具有巨大的提高。同時(shí)，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，使得信息可在不同的地方進(jìn)行復(fù)制、儲(chǔ)存，能夠較為便捷的實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

1.3有效更改并更新檔案信息

傳統(tǒng)的檔案信息是存放在檔案館中，并不是人人都能夠查閱，在檔案信息建立之后，會(huì)讓相關(guān)人員進(jìn)行信息核對(duì)。對(duì)于不正確或者遺漏的信息，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行更新。這個(gè)工作較為繁瑣、且易出錯(cuò)。而現(xiàn)在的信息化檔案管理只需要獲得授權(quán)便可進(jìn)入內(nèi)部對(duì)資料進(jìn)行下載、更新，給下一階段提供了有利的條件。

2檔案管理工作在信息化背景下存在的問(wèn)題

2.1規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

目前，由于沒(méi)有檔案管理的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致一些系統(tǒng)與數(shù)據(jù)格式出現(xiàn)異構(gòu)問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)關(guān)于檔案信息化管理工作盡快的給予一些規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，我國(guó)信息化檔案管理建設(shè)過(guò)程中，存在著管理軟件的適用性與通用性嚴(yán)重不足的問(wèn)題。計(jì)算機(jī)的內(nèi)部設(shè)備與外部設(shè)備的型號(hào)不匹配、質(zhì)量等級(jí)不同，且對(duì)于硬件設(shè)備沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案編碼、檔案分類也沒(méi)有相同的規(guī)范，限制了我國(guó)信息化檔案管理的建設(shè)發(fā)展。

2.2數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題

由于上邊提到的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不完善、不詳細(xì)，導(dǎo)致前期的信息采集工作出現(xiàn)不規(guī)范、不全面、不準(zhǔn)去的問(wèn)題，達(dá)不到所需要的智能查詢、精確搜索等功能。

2.3相關(guān)人員思想問(wèn)題

人力資源是任何一門(mén)職業(yè)和單位最為寶貴的資源，是工作的核心，無(wú)論擁有多么先進(jìn)的管理方法與管理技術(shù)，缺少人才的投入，都是沒(méi)有用的。目前，我國(guó)檔案管理信息化改革建設(shè)中最為突出的就是缺乏精通檔案管理和計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才。目前，檔案管理單位的需要操作型的工作人員，能夠?qū)崿F(xiàn)簡(jiǎn)單的信息導(dǎo)航、程序運(yùn)營(yíng)維護(hù)服務(wù)一級(jí)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的高科技人才。在檔案管理軟件出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，大部分的檔案管理單位只能向運(yùn)營(yíng)商尋求幫助，這嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)的速度與進(jìn)程。

2.4工作效率問(wèn)題

檔案管理由于其工作本身的復(fù)雜性，且目前仍存在利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的單位，因此，在進(jìn)行歸類分檔、校訂更新檔案時(shí)，需要大量的人進(jìn)行合作才能完成，而且工作的性質(zhì)決定著工作的質(zhì)量不能完全保證，嚴(yán)重的損耗人力、財(cái)力，工作效率低下。

2.5檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施差

據(jù)相關(guān)資料調(diào)查顯示，我國(guó)12萬(wàn)多的檔案管理單位中，有一半的單位沒(méi)有專用庫(kù)房。配有庫(kù)房的單位中有百分之十的庫(kù)房中沒(méi)有配備空調(diào)和去濕器。縣一級(jí)有一半以上的單位還沒(méi)有計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代裝置設(shè)備。這些情況雖然隨著時(shí)間的推移不斷的完善，但據(jù)調(diào)查，有些較高級(jí)的單位，如高等院校等，人事檔案部門(mén)沒(méi)有空調(diào)和去濕器等設(shè)備，大多是人工操作，條件較為艱苦。

3檔案管理工作在信息化背景下的改革建議

3.1完善檔案管理機(jī)制，制定規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)

近年來(lái)，許多具有檔案管理的高校、人事處等機(jī)構(gòu)都提出了要構(gòu)建檔案管理信息化的目標(biāo)，然而在運(yùn)行的過(guò)程中，很少形成完備的準(zhǔn)則，導(dǎo)致構(gòu)建工作的成效不理想。尤其是在硬件軟件的挑選、技能準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)標(biāo)桿式管理等過(guò)程，由于缺少監(jiān)督、監(jiān)控，導(dǎo)致檔案管理工作較為懶散。因此，在今后的檔案管理相關(guān)結(jié)構(gòu)中，必須落實(shí)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合多方面因素，構(gòu)建統(tǒng)一全面的標(biāo)準(zhǔn)。另外，為了發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，各個(gè)檔案管理相關(guān)部門(mén)必須嚴(yán)格按照管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)施，確保信息化體系建設(shè)的科學(xué)合理與切實(shí)可行性。

3.2優(yōu)化檔案管理模式

納入管理模式、非納入管理模式是目前檔案管理單位常用的兩種檔案信息管理模式。納入模式是檔案館管理各個(gè)部門(mén)所用的資料，實(shí)行檔案業(yè)務(wù)管理；非納入式檔案管理是相對(duì)于納入式管理模式而言的，表現(xiàn)形式不一，不同的檔案管理部門(mén)和單位不一樣。針對(duì)此兩種檔案管理模式，筆者認(rèn)為非納入式的檔案管理模式能夠充分發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)施的功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，投入的人力物力也相對(duì)較少，而納入式管理模式對(duì)于檔案管理前期搜集過(guò)程中存在的問(wèn)題以及檔案查找的方式補(bǔ)充等較為方便。

3.3檔案信息數(shù)字化endprint

針對(duì)檔案單位的自身特點(diǎn)，相關(guān)管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思路，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，推動(dòng)檔案信息化檔案管理的數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化在前期需要投入較多的人力、物力和財(cái)力，需要獲得多方面的支持。在數(shù)字化過(guò)程中，考慮到有些單位資料量巨大，且不同的信息具有的重要度不同，因此，在處理過(guò)程中對(duì)于價(jià)值較高的資料可以優(yōu)先錄入，對(duì)于不重要的信息可以選擇不錄入，這樣就可以有效的提高檔案信息的數(shù)字化效率。總而言之，檔案信息的數(shù)字化要重視成本，減少浪費(fèi)，提高效益。

3.4依照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理

當(dāng)相關(guān)的檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)建立之后，要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，以保障檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的準(zhǔn)確性、安全性以及運(yùn)行的暢通性。此外，在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代之前，對(duì)于檔案信息的錄入、代碼符號(hào)的編制以及轉(zhuǎn)換的原則進(jìn)行制定，為檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)打下堅(jiān)固的基礎(chǔ)。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性管理規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個(gè)內(nèi)容。相關(guān)制定澤謠綜合全面考慮各種因素對(duì)其進(jìn)行制定，并在實(shí)行過(guò)程中不斷改進(jìn)。

3.5提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的整體素質(zhì)與檔案管理工作的進(jìn)程、效果息息相關(guān)。由于檔案管理員在信息使用者與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間充當(dāng)著橋接的作用，且在我國(guó)全面推行工作資訊化發(fā)展的背景下，檔案管理員的工作尤為重要。在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，檔案管理員需要保持持續(xù)學(xué)習(xí)的態(tài)度，掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，尤其是對(duì)各種管理軟件或者系統(tǒng)的基礎(chǔ)應(yīng)用技巧，以便滿足現(xiàn)代不斷發(fā)展的社會(huì)的需求。此外，檔案管理機(jī)構(gòu)還可通過(guò)引進(jìn)人才，來(lái)提升整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。信息化的檔案管理工作對(duì)管理人員提出了新要求，對(duì)于新引進(jìn)的人才，不但需要其具有扎實(shí)的檔案學(xué)管理知識(shí)，而且對(duì)于計(jì)算機(jī)也要掌握，以便于在實(shí)際的操作過(guò)程中能夠快速的適應(yīng)檔案信息化管理工作，并且成為檔案信息化管理的人才。

4總結(jié)與展望

未來(lái)是信息化的時(shí)代，檔案管理在此背景下必然會(huì)迎來(lái)改革建設(shè)。通過(guò)完善檔案管理機(jī)制，制定規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)、將檔案信息數(shù)字化、依照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理、提升檔案管理人員素質(zhì)等措施，能夠使我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)的步伐更快、更穩(wěn)，使得檔案管理更加適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

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