提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討

張鵬飛

摘要：伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展和各類體制改革的開展與深化，各企事業(yè)單位的檔案數(shù)量不斷的增多，各企事業(yè)單位如果仍然采用原有的檔案管理手段將會導(dǎo)致檔案管理效率低下。因此，面對當(dāng)前各企事業(yè)單位管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)存在的問題，必須采用較高科學(xué)化水平的檔案管理方式進行檔案的管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；路徑選擇

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸深入到社會發(fā)展的各個領(lǐng)域，并起到重要的推動作用。各企事業(yè)單位的檔案作為重要的信息資源，一直以來都是各企事業(yè)單位發(fā)展的重中之重，為了適應(yīng)時代的發(fā)展提出了各企事業(yè)單位管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)的目標(biāo)，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化水平建設(shè)。所謂的單位管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)是指各企事業(yè)單位采用科學(xué)化水平的管理手段對自身的檔案進行管理，實現(xiàn)檔案資源的處置和利用。各企事業(yè)單位管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)作為當(dāng)前檔案管理的先進模式，相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式具有便捷、高效的特點，使檔案管理的工作流程進一步簡化，減輕了檔案管理者工作量，應(yīng)該得到各企事業(yè)單位檔案管理工作者的高度重視，采取積極措施促進各企事業(yè)單位管理檔案的科學(xué)化水平建設(shè)。

一、做好人員培訓(xùn)工作，全面提高工作人員的素質(zhì)和能力

對于檔案管理工作來說，其是一項“人”的工作，檔案管理工作人員是檔案管理工作的主要實施者和參與者，因此，在現(xiàn)階段之中，要想有效地提高檔案管理的科學(xué)化水平，就必須要做好人員的培訓(xùn)工作，全面提高工作人員的素質(zhì)和能力，只有這樣才能夠為檔案管理工作輸送高質(zhì)量的工作人員，才能夠有效地提高檔案管理工作的科學(xué)化水平。首先，要采取有效的措施提高工作人員的工作能力。伴隨著社會的發(fā)展，檔案和信息的數(shù)量也正在成幾何級增長，這樣的情況使檔案管理工作變得更加復(fù)雜，因此，必須要定期開展培訓(xùn)工作，革新工作人員的工作方法，全面貫徹落實現(xiàn)代化的檔案管理工作方法，只有這樣才能夠讓檔案管理工作者具備應(yīng)對現(xiàn)代檔案管理工作形式的工作能力。其次，要加強對管理意識的培養(yǎng)。檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展對檔案工作人員提出了更高的要求，不但要具有扎實過硬的管理技術(shù)，還要有貼合現(xiàn)代社會的管理意識。在這方面，相關(guān)的部門要有針對性的對管理人員展開培訓(xùn)，要以管理人員所從事的工作領(lǐng)域為基礎(chǔ)展開培訓(xùn)，要確保管理人員能夠熟知相關(guān)的法律和法規(guī)，并要牢記行業(yè)標(biāo)準，只有這樣才能夠更好地與現(xiàn)代社會接軌，實現(xiàn)提高科學(xué)化水平的目標(biāo)。

二、當(dāng)前提高檔案管理科學(xué)化水平建設(shè)中存在的問題

1.檔案管理科學(xué)化水平建設(shè)缺乏專業(yè)人才

優(yōu)秀的專業(yè)人才對促進各企事業(yè)單位管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)具有重要推動作用，但是目前我國各領(lǐng)域單位管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)的專業(yè)人才十分匱乏，而且存在的專業(yè)人才不是年齡偏大，就是沒有接受專業(yè)的知識培訓(xùn)，難以有效促進管理檔案的科學(xué)化水平建設(shè)。此外，部分工作者在進行檔案管理工作時，缺乏認真的態(tài)度和責(zé)任心難以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平建設(shè)中存在的問題，對管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)不夠重視。因此，有必要培養(yǎng)一批專業(yè)的管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)人才，促進檔案管理工作的開展。

2.領(lǐng)導(dǎo)者對管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)不夠重視

目前，各企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在提高管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)時，只是簡單的將專業(yè)人才引入，并沒有為其指定相關(guān)的研究工作和目標(biāo)，對管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)工作不夠重視。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)對管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)沒有進行全面的了解，沒有將管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)貫徹落實，只是將與管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)的有關(guān)工作轉(zhuǎn)交給下屬，導(dǎo)致管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)工作停滯不前，難以達到預(yù)期的目標(biāo)。

3.當(dāng)期管理檔案工作科學(xué)化水平程度低

雖然信息技術(shù)已經(jīng)得到廣泛的發(fā)展和普及，但是許多單位在進行檔案管理時，仍然采用落后的管理方式，將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理工作的科學(xué)化水平程度降低。此外，采用紙質(zhì)檔案存在許多弊端，其一，紙質(zhì)檔案容易受到外界環(huán)境的影響極易損壞，一旦發(fā)生損害將難以恢復(fù)；其二，在進行信息查找時，難以快速的從紙質(zhì)檔案中找到。

三、要想提高檔案管理的科學(xué)化水平，就必須要以革新理念為先導(dǎo)

眾所周知，人的思想會決定人的行動，而人的行動又會對思想產(chǎn)生一定的影響，正是因為這樣的情況，所以無論對什么樣的工作來說，其要想更好地進步和發(fā)展，就必須要加快思想革新的步伐。在新時代背景之下，要想進一步提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，就必須要以革新理念為先導(dǎo)，加快檔案管理思想的轉(zhuǎn)變，樹立起新的檔案管理管理理念。首先，從事檔案管理工作的工作人員必須要用新的眼光和新的思維去重新審視檔案管理工作，要拋棄陳舊過時的管理理念，全面貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，并要以此為指導(dǎo)改進檔案管理工作中的不足之處。其次，要全面樹立服務(wù)意識，將檔案管理工作看成是一項服務(wù)性工作，切實提高檔案管理工作的主動性和超前性。相關(guān)工作人員必須要加強對社會發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展的了解，全面掌握社會對信息的需求方向，只有這樣才能夠找準檔案管理工作的中心和重點，才能夠開展有針對性的檔案管理工作。第三，要貫徹落實檔案管理工作的安全意識，確保檔案的公開化和透明化不受到侵害，并要不斷地提高檔案和信息的安全性和完整性。

四、加快信息化建設(shè)的建設(shè)步伐

對于檔案管理工作來說，信息化是其實現(xiàn)科學(xué)化的必然條件之一，在某種角度上來說，要想更快更好地實現(xiàn)提高檔案管理的科學(xué)化水平的目標(biāo)，就必須要加快信息化建設(shè)的建設(shè)步伐。首先，要做好硬件設(shè)備的保障。對于檔案管理的信息化建設(shè)來說，如果沒有硬件保障，那么一切都只是空談，所以，在這方面，相關(guān)部門必須要加強對實際情況的掌握，要以實際情況為基礎(chǔ)合理的增加投入，完善并確保基礎(chǔ)設(shè)備的質(zhì)量，為加快信息化建設(shè)提供必須要的硬件支持。其次，檔案管理工作人員必須要以相關(guān)的軟件為支持，構(gòu)建起電子閱覽室，只有這樣才能夠在拓展檔案管理工作渠道的同時讓檔案管理更好地與社會發(fā)展接軌，才能夠推動信息化建設(shè)的實現(xiàn)。

五、要加快標(biāo)準化建設(shè)的步伐

根據(jù)標(biāo)準化建設(shè)的相關(guān)要求，工作人員必須要完善保管檔案的條件，要著力改變傳統(tǒng)檔案管理模式，拋棄過時陳舊的分散式檔案管理模式，加快綜合檔案室的構(gòu)建步伐，要通過綜合檔案室來對檔案和信息實行集中的統(tǒng)一式管理，要建立并完善日常管理制度，并要做到專人專責(zé)。其次，必須要做好各個類型的檔案的移交與審批工作。就目前檔案的類型來看，其既有傳統(tǒng)的文本型檔案，又有現(xiàn)代化的電子型檔案，無論是何種類型的檔案，在從事移交和審批工作的時候，都必須要按照相關(guān)的程序來辦理，并要遵守相關(guān)的規(guī)定，要杜絕越級操作等現(xiàn)象。需要注意的是，對于流動性和變更性較大的檔案，必須要定期開展匯編工作，只有這樣才能夠確保檔案管理不會出現(xiàn)質(zhì)量問題。

五、結(jié)束語

總而言之，在新的時代背景之下，我們要想加快檔案管理科學(xué)化水平的提高速度，就必須要做好人的工作，做好培訓(xùn)工作，加快管理觀念的革新，必要采取有效的措施完善檔案管理的信息化建設(shè)和標(biāo)準化建設(shè)。只有在這些工作的基礎(chǔ)上，不斷研究實際情況和社會的需求方向，才能夠有效地提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，才能夠做好檔案工作，推動社會的發(fā)展和進步。

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