高校后勤檔案管理存在的問題及對策

蘇洋

摘要：高校后勤檔案是高校檔案的重要組成部分，它不僅能客觀真實的反映高校后勤改革和發展的歷史進程，也能為高校未來的發展起到重要的參謀借鑒作用。基于此，文章首先對高校后勤檔案管理的重要性進行了簡單的介紹，分析了高校后勤檔案管理工作中存在的問題，并提出了加強高校后勤檔案管理的對策。

關鍵詞：高校后勤檔案管理；重要性；問題；對策

引言

高校后勤檔案是高校后勤進行項目建設、管理的直接信息來源，在高校后勤管理工作中具有十分重要的作用。隨著近些年來高校后勤社會化改革的不斷深入發展，我國的高校后勤檔案管理工作中出現了一些新的問題，如高校對后勤檔案管理工作的重視程度不足、管理手段落后以及檔案管理人員素質不高等，這些問題的存在嚴重阻礙了高校后勤檔案管理工作的有效進行。因此，文章對開展對高校后勤檔案管理存在的問題及對策的研究就顯得十分重要。

1高校后勤檔案管理的重要性

對于高校后勤部門來說，其在日常管理活動中會形成大量的且種類繁多的檔案，尤其是基建與設備檔案，高校后勤檔案對保證學校正常運轉具有十分重要的意義。首先，后勤檔案是后勤管理和決策的基石。高校后勤檔案是在后勤部門日常管理中形成的，它是整個后勤工作歷史面貌的寫照。高校后勤檔案的有效管理不但可以確保各項工作的順利實施，還可以為領導的決策提供一定的幫助；其次，后勤檔案是規劃建設和維修的指南。近年來，教育事業不斷發展，高校的各種設施、設備以及樓房建筑也隨之增多，同時電力電纜、給排水、水暖、通訊工程等的布線也愈加復雜，必須要以檔案為依據，才能正確規劃、建設，避免不必要的浪費和損失；最后，后勤檔案是對職工和學生進行素質教育的好教材。

2高校后勤檔案管理工作中存在的問題

2.1高校對后勤檔案管理工作的重視程度不足

高校后勤檔案管理工作是一項長期性的工作，不能產生直接的社會效益和經濟效益，對高校辦學水平的提升難以取得立竿見影的效果，因此也很難得到高校領導的重視，這直接導致了高校后勤管理工作中出現了諸多問題。首先，高校后勤檔案管理人員兼職人員比較多，且大多數檔案管理人員的專業素質水平有限，再加上崗位不夠固定，調動性比較大，這就會對檔案管理與交接工作產生直接的影響；其次，后勤檔案管理人員缺乏一定的服務意識，在實際的工作過程中，無法做到對各種繁雜的檔案管理到位。

2.2管理手段落后

隨著數字信息技術突飛猛進的發展，對后勤檔案進行數宇化管理已是檔案管理工作的整體趨勢，然而現階段我國大多數高校的后勤檔案管理卻仍然停留在對紙質檔案的分類、保存、整理的操作階段。一方面，紙質檔案不易保管，容易引發檔案損毀、丟失等情況。另外，對于部分較為珍貴的檔案資料，也經常會由于保存時間較長且保存方法不當而導致霉變，進而造成巨大的損失，對檔案的可用性造成極大的影響；另一方面，對于高校后勤檔案來說，其覆蓋面比較廣且種類繁多，如果單純的采用手工操作的方式進行管理，就會使得后勤檔案整體種類劃分工作的難度極大，這就極易導致檔案存放無序、檔案資料不完整的現象發生。

2.3檔案管理人員素質不高

檔案管理人員素質較低，影響了檔案管理質量。合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養，懂得黨和國家關于檔案管理方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法，具備一定的工作能力和文字表達能力。隨著校園網建設與信息化的高速發展，高校檔案管理隊伍中還需要一批精通信息管理技術的人才，但是，從目前高校檔案管理現狀來看，檔案管理人員還無法達到上述要求。另外，由于多種因素的影響，大量檔案管理專業人員流失現象較為嚴重，這就會進一步降低高校檔案管理人員的素質水平。

3加強高校后勤檔案管理的對策

3.1提高檔案管理人員的綜合素質

檔案工作是一門管理科學，檔案人員除了具備良好的政治素養外還應有很強的業務能力素質。首先，要培養他們無私奉獻的工作精神和認真、嚴謹的工作態度，使他們樹立起高度的事業心與責任感；其次，定期對后勤檔案管理人員開展專業培訓，加強他們對檔案管理專業知識的學習，不斷豐富其專業知識，提高其業務能力。另外，相關檔案管理人員還要掌握檔案管理的新技術與新辦法，在檔案管理的過程中積極采用新技術與新方法，為后勤檔案管理水平的有效提升奠定基礎。

3.2完善后勤檔案管理制度

檔案管理制度一般有文件的整理立卷制度、外借制度、檔案利用制度、保密制度等。制度的制定是為了加強檔案的管理服務，是為了有效地保護和利用檔案。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，對不同的審批手續進行合理的規定，確保利用工作有章可循。另外，在檔案利用工作開展的過程中，還要保證檔案不失密、不泄密，確保檔案完好無損。對于各項檔案來說，要對其利用規章制度的條文進行明確，使其嚴密而簡明，方便執行。

3.3強化對檔案管理的重要性認識

為了解決高校后勤檔案管理中存在的問題，就要增強相關人員對檔案管理工作的重視程度。首先，加大檔案工作的宣傳力度。根據具體情況，在校內開展專題講座等活動，以增強領導與文秘人員的檔案意識，讓相關人員能夠充分認識到檔案的價值與意義；其次，做到“三納入”，即將檔案工作納入到單位工作計劃，納入到領導工作議事日程，納入到單位職工崗位責任制中。要求他們以對學校發展負責的態度，認真做好檔案工作。

結束語

總的來說，高校后勤檔案對高校各校工作的有效開展具有十分重要的作用，因此，做好高校后勤檔案管理工作尤為重要。在今后的工作中，相關人員應針對高校后勤檔案管理中存在的問題，進行認真的分析，并采取有效的措施，促進高校后勤檔案管理工作水平的有效提升。

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