采購物資的質量控制與管理

方俊宇，余海東

（衢州華友鈷新材料有限公司，浙江 衢州 324000）

1 背景

在市場競爭激烈的當下，如何平衡采購物資成本與質量的關系，在有效降低成本的同時又保證生產經營正常有序穩定進行，顯得格外重要。企業物資采購過程中的質量問題主要有供應商本身的原因、我方自身的原因及其他外部的原因，具體歸納起來主要包括六個問題：一是供應商丟棄誠信，違反采購合同與技術協議條款，包括工藝、制造、包裝、交貨期問題；二是供應商存在欺詐，不具備技術、制造能力；三某些采購人員與設備專工缺乏責任心、專業素養，簽訂的合同或技術協議存在漏洞；四是專業工程師選型草率；五是物流環節造成的破損、丟失；六是供應商遭遇的運營難題，造成物資供應鏈條斷裂。

上述各種問題如果出現，就會造成采購方的經濟損失。在現實采購的環節中，質量和成本存在一定的沖突性因素，采購的一方想要在滿足質量規定的基礎上，盡量的減少采購的成本費用。采購成本假如一直減少就必然會使得原材料質量不高。怎樣在采購過程中保證質量與成本費用的均衡性，怎樣確保采購物資的質量是目前采購企業面臨的重要難題。

2 過程管控方法

為了降低與避免企業在采購環境中出現的不良問題，采購方應該從完善企業采購管控系統、創建優良的供應商管控系統、健全內在質量管控系統三方面采用改進對策，強化物資采購的管控方法。

2.1 創建完善的企業采購管控系統

（1）創建崗位清晰的組織結構。當前，有很多大規模的公司將供應商開發與供應商管理功能進行分開處理，分別創建了獨立的資源開發以及資源管控機構，并且安排專門的人員對供應商產品質量進行把關；供應商質量管控包含和供應商績效有關的原材料質量、成本費用、交貨時間以及服務內容等各項指標的管控；確定分工明確的職責規定；供應商研發工程師負責對供應商的產品科學性以及技術水平做出科學的評判；供應商質量工程師要在生產的過程中使用各種各樣的系統性工具對供應商的質量效益做出科學的管控以及定時的評價。這樣構造了高效的管控并且預防了風險的出現。

（2）提升采購人員的專業技能、道德素質。高素質的購買團隊能夠提高供應管理的效率與質量，并且可以在降低成本支出的過程中，科學的評判與防范采購的風險；高水平的溝通能力、對物資市場的熟悉性以及市場的觀察能力直接決定了物資采購人員是不是高效的管控風險的產生；一些采購人員為了減少成本支出，并沒有對成本進行研究，采用降低供應商價格的全部辦法，常常使得供應商選擇不合格的便宜的材料開展生產，或者是降低生產過程中的質量管控要求，最終造成質量不合格，這就讓采購方出現更大的成本支出。所以，培養與提升采購人員自身的專業素質，創建高水平的采購隊伍十分的關鍵。

（3）制定完善的物資采購合同，加強技術類文件管控。市場經濟的實施增加了采購工作的不確定因素，所以要嚴格管理采購文件，防止出現管理缺陷。在和分承包方創建良好穩定關系的同時，需要在全部的采購資料中將每一項技術規定用文字的方式在訂貨合同中顯示出來，包含執行的標準或者是技術規定，質量檢驗要求，抽樣檢驗方式以及選定基礎，以及檢驗不合格產品的處理方法，質量問題的責任承擔方，質量的管控，以及產品出現質量問題的索賠與判定，產品的標志以及包裝、運輸等。全部采購資料都需要經過嚴格的審批流程。

（4）強化采購物資倉庫管理強度。在物資倉庫管控步驟中需要確定生產部門負責物資入庫、存儲以及出庫業務的管控工作。各個庫房要設置待檢驗區域一隔離區域；物資在沒有驗收以前要放在等待檢驗的區域。對于不合格的物資要放置在隔離區域，在最短時間內辦理貨物退貨以及維修手續，嚴格杜絕檢驗不合格的產品進入到倉庫；并且要定時的組織采購物資盤點，同時檢查質量狀況，并做出有效處理。目前，倉儲管理的難點是庫房面積小、無備件專用存放點、當天配件材料基本當天入庫出庫，按上述要求執行存在困難。

2.2 創建穩定的供應商管控系統

（1）選擇最佳的供應商。最合理的供應商應該具有多方面的條件，能夠提供高品質、大量的物資并且迅速的交貨，科學合理的價格還有熱情周到的服務。為了更好的選擇供應商，遵循以下的步驟：成立評選小組，對合格供應商各項資格或條件進行分析審議，包括經營狀況、制造能力、技術能力、管理能力之績效、品質能力等；對合格供應商分類別分等級，預防供應主次不分。

（2）實施清楚的供應商認可步驟。對潛存的供應商開展認真細致的審查與認可是全方位了解掌控供應商水平的最佳方法；運用供應商開展認真的審查和認可是全方位了解供應商能力的最好方法；經過供應商的現場審查與核實，采購方面能夠全方位掌控供應商的生產經營情況、技術能力、研究能力、管控系統，為規避采購風險的產生奠定堅實的基礎；審查與核實的內容包含：質量認證系統、設施和工藝水平、研發水平、生產步驟以及過程管控、生產能力以及生產飽和度、經濟情況、訂單管控、客戶管控以及客戶服務、資料管控、員工整體素質以及環境保護對策等。

（3）監督供應商的質量保障水平，幫助供應商提高產品的整體質量。采購方應該設定清楚的質量管理要求，并且及時的傳遞到供應商上。企業在和供應商合作的時候，為了保證供應商產品的質量，預防供應商的產品下降，企業要對供應商的質量保障水平開展科學的管控；并且企業在供應商遭遇到質量方面以及技術方面的困難的時候，應該和供應商一同找到質量提高的入腳點，從而創造更高的價值；在大部分環境下，采購方要選派質量管控或者是技術方面的人員和供應商一同討論提高產品質量的渠道，能夠極大的提高產品的質量。

（4）確保供應商進行科學競爭。傳統購買管控常常傾向于一種物料有多家供應商，這樣有一個良好的保障；然而現代管控的走向是縮減供應商數量，并且創建相互信任、相互獲利、從而有長期穩定的合作關系；這樣的優勢就是：化簡采購步驟以及調配方案；能夠構成經濟采購批量化，獲得更高的利潤；降低供應方的專用工藝花費；科學化運輸管控；縮小庫存總量，進而有助于管控產品質量，減少費用；對供應商進行動態的選取、比較與淘汰制度，能夠從根本上提升整個供應鏈條的水平，提高供應鏈的競爭實力。

（5）創建和戰略供應商的合作關系。購買管理的公司，并不是減少采購商品的價格，最關鍵的是能夠讓公司和戰略供應商之間創建合作關系，從而減少新產品研發的成本費用以及耗時；企業的競爭從企業彼此間的競爭，逐步轉變到了供應鏈條之間的競爭，這就需要企業開展高效的供應商管控，與供應商之間持續長期穩定的合作關系，開展一定程度的調整，構成“虛擬企業聯盟”，讓企業獲得穩定的物資供應以及迅速的反饋市場的信息，這是企業在進行物資采購時的最佳方式。

2.3 完善內部質量管理體系

（1）不斷完善內部質量驗收管理制度。建立內部質量管理制度有利于規范驗收工作，使驗收人員有章可循，也有利于科學規范驗收人員的職業道德；同時企業內部質量驗收管理制度建立有利于驗收人員獨立行使監督職能，并按國家有關技術標準和有關合同、技術協議對產品質量進行嚴格檢驗，保證對供應商的公平公正；內部管理制度有效執行，才能保證裝置長周期穩定生產。

（2）建立一支具備專業素養、職業道德、吃苦耐勞的驗收隊伍。驗收工作“實打實”，工作量大辛苦，而且經常奔波在現場，加上庫房小的原因，大多數物資需當天入庫出庫，需要隨叫隨到、著力為公司排憂解難，所以驗收人員必須具備責任、奉獻的意識；要想把設備質量檢驗工作搞好，還需有一支懂機械設備性能、基礎知識的驗收人員，否則提高質量檢驗水平無疑紙上談兵。

（3）不斷提高驗收檢測技術水平、升級配置硬件工具。質量管理中談到理念更新、制度更新，而質量檢驗中檢驗方法和檢驗設備更新更具實際意義，立桿見影；傳統檢驗方法檢驗某一指標可能費時費精力，結果有可能還欠理想，一旦更新方法、設備，檢驗起來方法簡便、快捷和可靠，對于質量檢驗十分有利，可極大提高工作效率。

（4）要重視驗收人員的培訓和技術交流。專業知識的培訓是提升驗收人員能力的一種有效途徑；產品在不斷更新，技術水平也應不斷提高，驗收人員的素質也要不斷提高才能勝任日新月異的檢驗工作；通過培訓，可接觸到新知識、技能；在培訓過程中質量管理人員也應加強與設備科、車間交流，理論聯系實際，不僅可以擴大驗收人員的視野，還有助于解決一些實際問題和加強質量文化建設。

3 結語

采購件的質量直接決定了公司生產產品的整體質量以及所花費的費用，會直接影響公司的社會形象，對企業的發展以及提升起到了十分關鍵的意義。所以，企業有關部門需要尤其注重采購件的質量管控工作，實施必要地質量控制方法，并且對企業供應商開展合理、科學的動態管控，保證采購質量有高水平的管控，為公司跨越式發展打下堅實的基礎。