文書檔案管理的辦公自動化應用

盧 燕

（北方銅業銅礦峪礦辦公室，山西 運城 043700）

一、推進辦公自動化帶來的好處

（一）解決了文書檔案存儲空間有限的問題

檔案管理中對于儲存空間一直是一個比較重要的問題，之前都是利用紙張進行管理儲存的，所以就會需要更多的儲存空間，但是使用辦公室自動化技術就可以解決儲存空間問題，可以利用電子化代替紙張，結合目前先進的計算機，可以有效地提升管理效率，而且提高了文書檔案的儲存數量，查詢相關的檔案信息更為便捷，給工作人員在進行管理中實現了查詢時間的節約。

（二）電子文件保存的穩定性更強

之前在進行管理的過程中通過紙張的利用進行檔案的管理，對此因為在使用中如果紙張的纖維素發生改變就會影響其耐久性，就會引起文件檔案的損失。對此可以結合利用電子文件進行檔案的保存工作，因為會更加穩定，而且也可以根據實際所需，進行電子載體的選擇，因為外界的環境因素造成的影響較小，對此就會更加穩定。

（三）提升工作人員的工作效率

正是考慮到計算機的眾多優勢，在進行管理檔案的工作中進行應用，可以更為合理地進行管理，利用記憶能力以及較強的儲存空間。之前的傳統管理模式中，都是在收集的過程中通過人力來完成，對此就會在管理的過程中出現各種問題，所以進行自動化技術的應用是形勢所需，而且也是非常必要的，結合自動化的使用，可以實現無紙化的管理，進行數據的信息處理，對此工作人員在管理的過程中更加高效，而且更加積極。

（四）推動文書檔案的標準化與規范化進程

文本歸檔利用自動化，主要進行：一是主要對紙質文檔進行管理，另外就是利用電子文書，在管理的過程中通過計算機，按照對應的標準以及要求，進一步地進行管理檔案以及文書的工作，對此在每一個環節中都要規范化管理。而且也要仔細地解釋具體管理權限的內容，由于在人員在進行操作的過程中會使用，可以進行參考使用，而且可以在管理的過程中進行使用。

二、文本檔案自動化的應用方法

（一）對文書檔案工作人員的整體素質有要求

管理人員在進行管理文書檔案的過程中起著不可缺失的作用。但是在之前的管理中，并沒有在專業管理方面提出更多的要求，而且也不需要更多的文化水平，綜合素質也沒有要求。但是在使用自動化技術的過程中會給人員提出更多的要求，不但在管理中對于使用的設備進行一定的掌握，而且在進行管理歸檔時也需要按照要求進行實現自動化，對此就會提出更多的要求。所以，對于管理人員來說，對于使用自動化設備應該積極地加強學習操作，一定要掌握使用方法，而且基于自動化的理論學習之后，也需要熟練地掌握計算機的使用操作，對此有利于整體的自動化管理，在招聘相關的人員方面加強對高素質以及專業能力高的人才的儲備，在工作的過程中，不斷地對經驗進行積累，對于使用的過程中遇到的問題進行及時地總結以及發現，可以及時地進行完善以及積極地改進。

（二）合理布局系統自動化內網與外網

文書檔案實現自動化管理的過程中，應該對安全這一因素進行考慮。主要就是實現網絡安全的考慮。主要是要有路由器的設置，然后進一步地過濾掉服務以及被屏蔽的IP，進一步地合理設計路由器，在文書的自動化管理系統中只允許可以進行的地址進行訪問，對此這一步工作非常重要也是必不可少的。同時利用防火墻，可以實現隔離，對于保密檔案起到一定的促進作用。

（三）技術處理電子檔案

文書檔案在管理的過程中，應該利用辦公自動化技術，可以實現電子檔案的建立，而且得到的數據更具有準確性，提高了工作效率。在使用的過程中結合先進的技術，逐漸地深入利用自動化技術，可以得到更多的有用的資料，這對于進行管理文書檔案工作非常重要。對此就要對相關的資源進行不斷地研究，而且利用技術對其進行處理，積極地做好接收檔案、處理以及存儲等工作，實現更為真實的資源資料，對此利用自動化就實現了只讀文件的形成，不能隨意進行修改，提升了原始信息的資料完整性，電子檔案的建立更為可靠，進一步地存儲在計算機上，就不會造成丟失，進一步地進行備份以及加密，確保不被盜取或者檔案丟失。

（四）強化檔案管理人員的綜合水平

為了實現發揮檔案管理有效實施，離不開文書檔案管理的人員影響，對此為了更加有效進行管理，就要在人員素質上加以重視。對此可以結合辦公自動化技術應用，實現人員管理中效率的提升，而且在專業技能方面進行一定的培訓工作。同時，應該投入更多的資金支持檔案管理，實現優化設備以及工作環境的目的，而且對于人員來說也可以更為熟練地對使用的設備進行掌握，對此在專業素質上得到進一步地增強。作為檔案管理人員應該認識到終身教育學習的重要性，對此就要加強教育學習，建立以及完善員工的獎懲機制，積極地促進員工可以投入到工作中，同時在員工的道德教育上也需要進行培訓，實現在工作的過程中做到更加謹慎以及認真的態度。應該借鑒有經驗而且比較先進的單位，可以利用有用的技術，積極地進行溝通交流，提升整體的檔案管理的影響力，并且結合實際情況，利用先進的網絡技術手段，全方位地提升工作效率，可以為以后的決策提供參考。

綜上所述，文書檔案在企業中是必不可少核對資源，所以企業中做好管理文書檔案非常重要，可以進行參考以及利用。由于可以作為歷史憑證，給工作提供參考，對此為了確保資料更為完整更為真實，就需要加強管理工作。可以在管理中，積極地運用自動化辦公技術，不僅提升了工作效率，而且整個服務更為周到，實現了安全傳輸資料的目的。