高校綜合檔案館公共服務評價體系設計研究

吳彬 河北工業大學

高校檔案館負責高校檔案材料的收集、整理、保管、提供利用和開發利用，對高校師生在從事教學管理、教育活動具有十分重要的意義，例如，哈佛大學檔案館就圍繞用戶服務進行功能定位，構建豐富的人文檔案信息，和檢索工具，盡最大可能滿足使用者需求[1]。我國也先后下發了《普通高等學校檔案工作管理條例》等多部高校檔案管理的法規進一步規范高校檔案管理工作，同時相關學者也在高校檔案館公共服務綜合評價領域開展了積極探索[2][3]。本文基于“物理―事理―人理”WSR系統方法論構建起高校綜合檔案公共服務的理論框架和評價體系，并運用AHP層次分析法對指標體系的權重進行計算，進而對高校綜合檔案館公共服務管理進行綜合研究。

一、高校綜合檔案館公共服務評價體系構建

本文將影響高校綜合檔案館公共服務的主要因素概括為：開展檔案服務工作的載體情況、檔案服務工作的管理情況、從事檔案管理服務工作的人員情況等三個方面。這三個方面恰巧與WSR系統方法論中的“物理”、“事理”、“人理”三個方面相對應，其中：

A服務基礎（物理）：A1紙質檔案的量和質（A11檔案資料豐富程度、A12檔案資料完善程度）；A2數字化檔案的量和質（A21檔案的數字化數量、A22數字化信息的質量）。B服務條件、手段、途徑（事理）：B1軟硬件服務條件（B11硬件設施數量、B12硬件設施可利用程度、B13軟件檢索工具數量、B14軟件檢索工具效率）；B2 檔案管理水平（B21工作流程規范化程度、B22服務項目滿足需要程度、B23查閱環境舒適度、B24查詢智能化水平）；B3 網站、信息化建設水平（B31網站信息的豐富程度、B32網站建設的美觀程度、B33信息化建設、B34“遠程查詢、異地出證”服務程度）。C服務能力、水平（人理）：C1業務能力（C11檔案管理能力、C12檔案使用過程中的控制能力、C13檔案專用設備的技術運用能力，包括；運用計算機能力，包括：檔案管理系統、檔案數字化技術，計算機軟硬件能力、C14檔案庫房及庫存檔案的保護和管理能力）；C2 個人素質（C21應對突發事件的能力和水平、C22道德水準與遵紀守法情況、C23理解溝通能力、C24服務意識）。

二、基于AHP層次分析法評價體系權重測算

（一）AHP層次分析法相關理論內容

層次分析法（Analytic Hierarchy Process，簡稱AHP法）是一種定性與定量分析相結合的多目標決策分析方法，主要步驟如下：首先、構建判斷矩陣：依據Thomas L.Saaty提出的1～9 的比例標度，構建判斷矩陣。其次、設判斷矩陣為，計算判斷逆矩陣每一行元素的乘積。第三，進行一致性檢驗：對判斷矩陣進行一致性和隨機性檢驗，經過檢驗，C.R.值均小于0.1，說明指標矩陣具有相對一致性。第四，計算指標權重總排序，通過對所有結果進行集結，得到各級指標的總排序權重。

（二）指標權重測算

為了更加全面的多角度深入研究，邀請到16所高校的33位相關專家進行測評。

1.一級指標權重分析。影響高校綜合檔案公共服務評價的主要因素依次為：物理層面：檔案服務提供的基礎材料（權重為：0.3643）；人理層面：檔案人員能夠提供的管理服務的能力和水平（權重為：0.3633）；事理層面：檔案館能夠提供的服務條件、手段和途徑（權重為：0.2725）。

2.二級指標權重分析。影響程度依次為：“個人要素”（權重：0.1975）、“紙質檔案的量和質”（權重：0.1952）、“數字化檔案的量和質”（權重：0.169）、“業務能力”（權重：0.1657）、“檔案管理水平”（權重：0.1106）、“軟硬件服務條件”（權重：0.0825）、“網站、信息化建設水平”（權重：0.0794）。

3.三級指標權重分析。從全體指標的水平來看，依然是檔案資料的豐富程度、完善程度等檔案資料的水平對于綜合檔案館公共服務的影響最大，權重分別為：“檔案資料完善程度”（權重：0.113）、“數字化信息的質量”（權重：0.1119）、“檔案資料豐富程度”（權重：0.0815）。

三、對策建議

（一）豐富館藏資源，筑牢檔案服務基礎。從高校綜合檔案公共服務評價的“物理”層面來看，最為重要的就是要不斷豐富優化館藏資源，基礎性工作就是要有豐富的館藏資源，加大對各類資源的完整程度、豐富程度的建設。

（二）加強檔案管理，提供優質檔案服務。檔案管理工作是加強高校綜合檔案公共服務“事理”層面的工作內容，雖然管理工作在整個系統中排在第三位的位置，但卻是管理服務系統有效運行的重要保障。

（三）提升人員素質，提高服務能力。檔案管理人員的素質和能力是使高校綜合檔案館公共服務發揮作用最大化的關鍵，只有高校檔案工作者的職業素養和能力有了切實的提高，才能真正提高高校檔案公共服務的整體水平。