淺談工程項目管理中使用臺賬的作用

陳洪兵 江蘇省核工業二七二地質大隊

一、臺賬的建立

（一）合同臺賬

在項目建設方招標施工單位中標后，施工單位建立一個項目部，然后就應當逐步將這個項目全部已簽訂的合同建立臺賬。主要是為總括反映該項目全部合同情況，建立臺賬的要素包括臺賬名稱“合同臺賬”，建設單位名稱，施工單位名稱。具體建立這些欄次：序號、合同編號、合同名稱、合同金額、已方支付工程款、尚未支付工程、備注等，要能達到可以一目了然的看出這個項目全部合同及進度款收款概況，以能將其與工程進度進行對比，大體反映出工程進度情況、收款是否及時，能加快項目資金周轉，減少施工風險，提高經濟效益。

（二）施工圖臺賬

在工程項目的施工中會預先出各種施工圖，建立施工圖臺賬就是要按施工圖先做出總的工程成本概況，用以指導實際施工，該臺賬主要反映按施工圖計劃的合同工作量及合同金額，便于編制項目總的預算計劃成本。建立該臺賬的要素包括臺賬名稱“施工圖臺賬”，發包單位名稱，分包單位名稱，合同名稱，合同單價，合同編號，結算金額，時間等。具體建立這些欄次：序號、子項名稱、工作內容、計量單位、合同工作量、合同單價、申報金額、備注等

（三）工作量臺賬

工程施工中該臺賬主要按月反映分包方的實際臺班、工作量情況，便于及時掌握工程進度及應付工程款，為向分包方按進度支付工程款提供依據。建立該臺賬的要素包括臺賬名稱“工作量臺賬”，發包單位名稱，分包單位名稱，合同名稱，合同單價，合同編號，結算金額，時間等。具體建立這些欄次：序號、子項名稱、工作內容、計量單位、所屬月、實際工作量、單價、金額、備注等。

（四）工程簽證臺賬

由于工程施工的復雜性，在實際施工往往有許多超出合同內的工作內容，這就需要工程施工與工程造價人員及時就該事項取得建設方書面簽字同意的簽證，以便在事后進行工程結算與決算增加到合同金額中，該臺賬主要及時全面反映施工中的簽證情況，為向建設分索取工程款提供依據。建立該臺賬的要素包括臺賬名稱“工程簽證臺賬”，發包單位名稱，分包單位名稱，合同名稱，合同單價，合同編號，結算金額，時間等。具體建立這些欄次：序號、子項名稱、簽證工作內容、計量單位、所屬月、簽證工作量、單價、簽證金額、備注等。

（五）工程進度款支付臺賬

工程施工中用以反映每筆進度款支付的時間及金額，累計支付情況，還有多少進度款未支付以及分包方發票提供情況，應在每月支付完成時及時登記。如是預付款要在備注中寫明。建立該臺賬的要素包括臺賬名稱“工程進度款支付臺賬”，發包單位名稱，分包單位名稱，合同名稱，合同單價，合同編號，結算金額，時間等。具體建立這些欄次：序號、年月、款項用途、計量單位、本次審核量、單價、進度款審核金額、扣質保金、應付進度款金額、扣款項目、扣款后應付金額、實付金額、剩余金額、累計剩余金額、累計實付金額、提供發票金額、備注等。扣款主要有代發的勞保用品、其他物料以及油料等，為詳細反映可以單獨建立欄次，也可以在備注中寫明。

二、在日常的工程管理中應用臺賬的作用

1.便于工程項目的管理，各級管理人員可以通過臺賬方便了解項目總括情況，互相協助，提高工作效率。

2.便于及時的提供工程數據，更加方便的計量，高效編制施工計劃，合理控制工程造價，詳細反映工程各方面情況。

3.有利于在工程中進行及時的成本控制，通過臺賬的匯總，項目經理及各級管理人員能對項目施工情況及資金使用情況充分地掌握，進行及時的成本控制，科學施工，提高經濟和社會效益。

4.有利于編制工程結算與決算。

由于工程往往跨度時間很長，有的會有幾年時間，這樣從合同簽后建立合同臺賬、項目動工后建立施工圖臺賬，在工程施工過程中建立工作量臺賬、工作簽證臺賬與工程進度款支付臺賬。這樣不但可以在項目施工過程中及時全面完整的反映各項工程進度，完成的工作量，進度款支付情況，以及分包方提供發票情況，方便及時進行賬務處理，提供及時完整的財務核算資料，而且等工程完工時，還可以輕松的做好各項結算與決算工作。工程造價人員可以利用臺賬平時進行詳細記錄各項簽證情況，以防止事后遺忘。我們在工作中就有過這樣的教訓，在施工過程中沒有及時做好簽證的記錄歸檔建立臺賬工作，幾年后工程結算時甲方通過工程造價審計機構審核時，審計機構以沒有實際簽證的工程資料為理由，拒絕增加簽證變更的工作量，說只能按合同審核認可合同內的工作量，給單位造成不少損失。

隨著現代化的計算機技術的不斷完備，如果要更加詳細全面的反映工程項目的內容，可以通過掃描項目施工管理過程中的各項合同、發票、支付清單、圖片及簽證報告等，鏈接在臺賬中，就可以擴充臺賬內容，使本來起輔助作用的臺賬變得更加豐富圓滿，以達到更好的管理效果。

結語：綜上所述，建立施工圖臺賬、工作量臺賬及進度款支付臺賬在實際的工程管理中可以起到非常重要的作用，有利于參與工程施工與管理的各部門相互核對工作情況，商務部門可以看到付款情況，了解進度款支付是否及時；財務部門可以看到工作量情況，防止超額支付進度款；能為工程造價人員提供更加詳細的工程造價資料，審計部門可以方便審核支付依據，查錯防弊；工程管理人員可以及時掌握項目施工進度及成本效益情況，以及時作出各項決策。